Añadir la fecha elegida a su calendario

Una encuesta de disponibilidad acaba en un anticlímax tranquilo. La tabla dice sábado 15 de noviembre, nadie protesta, y después no pasa nada: la fecha vive en una pestaña del navegador, en un enlace que la mayoría de los participantes no volverá a abrir.

Dos semanas más tarde alguien pregunta si era el 15 o el 22. La respuesta está en la encuesta, que es exactamente el problema. Una tabla de resultados registra una decisión; no vuelve para recordársela. Un calendario es el único sitio que le empuja una fecha la mañana en que importa.

Así que el último paso de organizar un grupo no es elegir la fecha. Es sacar la fecha de la tabla y meterla en los calendarios, y eso es un solo clic en la página de resultados: «Añadir a su calendario», en la fila que ganó.

Aquí importa más que en otros sitios, porque Pollendar no tiene fecha de cierre, ni recordatorio automático, ni aviso de que se ha tomado una decisión. Nada caduca y nada da un toque a nadie. La exportación es lo que sustituye a las tres cosas.

No todas. El botón aparece en las filas que señala la tabla: la verde, en la que han dicho que sí absolutamente todos los votantes, y la ámbar que va detrás. Las filas se ordenan por el mayor número de síes y después por el menor número de noes, así que una fecha a la que le falta un «quizá» va por delante de una a la que le falta un «no». Una fecha a la que nadie ha dicho que sí no lleva nunca el botón.

La restricción es deliberada. Un botón de exportación en las quince filas de una encuesta es una invitación a reservar la fecha que usted prefería, que es la manera de que un grupo acabe con un viernes confirmado al que tres personas no pueden ir. Si no tiene claro cómo se deciden los dos resaltados, las reglas para leer la tabla merecen dos minutos antes de exportar nada.

Hay un caso límite que conviene conocer. Cuando el color cubriría toda la tabla, se descarta, porque una tabla resaltada de punta a punta no dice nada. Pero las filas que habrían llevado el botón lo siguen llevando. Y con un solo votante no se resalta nada, mientras que una fecha que una sola persona ha marcado se puede exportar igualmente. El color responde a «dónde tengo que mirar»; el botón responde a «qué podría reservar», y no son exactamente la misma pregunta.

El botón abre un menú corto con tres entradas. Producen el mismo evento; lo que cambia es dónde acaba.

Si solo se queda con uno de los tres, quédese con el archivo .ics. Es el formato en el que todas las aplicaciones de calendario se han puesto de acuerdo durante veinte años, y es además el que se puede reenviar: adjúntelo a un mensaje y quienes lo reciban añadirán el evento por su cuenta, con lo que usen. Los otros dos simplemente se saltan la descarga y la importación, lo que vale algo cuando todo el grupo ya vive en el mismo sitio.

• El título de la encuesta se convierte en el título del evento. Si su encuesta se llama «Encuesta 3», renómbrela antes de exportar, o renombre el evento después: es la línea que todo el mundo verá en su propia agenda durante el mes que viene.
• El día elegido, tomado de la fila en la que hizo clic. Una encuesta «Fecha» da un día; una encuesta «Horario» da las horas exactas que se votaron; una encuesta «Periodo» da los varios días consecutivos.
• Su huso horario, ya aplicado. Pollendar muestra todas las fechas y horas convertidas al huso en el que usted lee: el del navegador por defecto, u otro que haya elegido en el menú de preferencias, indicado junto a la tabla. La exportación lleva ese huso consigo, así que el evento es correcto para quien lo abra y nadie hace cuentas.

Ese último punto es la ventaja discreta de exportar en lugar de teclear. Una fecha copiada a mano en una invitación es una fecha que alguien convertirá mal; un evento que lleva su propio huso horario no puede leerse una hora antes en Lisboa y una hora después en Berlín. El mismo razonamiento rige la encuesta en sí, que es el tema de organizar una reunión entre varios husos horarios y merece una lectura cuando su grupo está repartido por tres países.

Hay dos maneras honestas de terminar, y la elección se hizo en parte al crear la encuesta.

Si marcó «Pedir el email de los participantes para añadirlos al evento de su calendario», el evento exportado puede invitar a quienes dijeron que sí. Reciben la invitación desde su calendario, la fecha cae en el suyo, y usted puede ver quién ha aceptado en el sitio donde ya mira. Es el camino más corto de una tabla de resultados a una sala llena de gente.

Esa opción tiene un coste, eso sí, y lo pagan los participantes: contestar significa ahora dar un nombre y un email en lugar de solo un nombre. Para un consejo o un equipo, a nadie le importa. Para una cena con once amigos, una dirección es un motivo más para cerrar la pestaña. Con la opción desactivada, basta un nombre de pila, y la encuesta sigue siendo algo que se contesta en diez segundos.

Sin emails, la fecha la anuncia usted: un mensaje con el día, la hora y el lugar, y el enlace de la encuesta debajo. Todos los que votaron ven el mismo botón en la misma fila resaltada, así que cada cual exporta el evento a su propio calendario, en su propio formato. Es un clic más para ellos y ninguna dirección entregada, lo que para una reunión privada suele ser el mejor trato.

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   Elija la fila, no el color

   Verde si hay una fila verde. Ámbar cuando nadie ha logrado la unanimidad. En ese caso, mire quién falta antes de reservar, porque la tabla le está diciendo que la mejor opción no es una opción perfecta.

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   Expórtela una vez

   iCalendar si duda o si quiere algo que reenviar; Google Calendar u Outlook Web si ahí es donde ya vive su semana. Compruebe el título mientras el evento sigue abierto.

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   Invite o anuncie

   Invite a los síes desde el evento de calendario si recogió los emails. Si no, envíe un mensaje con la fecha, la hora y el lugar, y deje dentro el enlace de la encuesta.

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   Y entonces dé la encuesta por terminada

   Deje el enlace en pie para los rezagados: no hay nada que cerrar, y un voto tardío ya no cambia nada. La fecha existe en un calendario, que es el único sitio donde tenía que estar.

Una encuesta no es una invitación. Hasta que alguien crea el evento, una fecha cerrada es solo una fila de color en la que cinco personas han dejado de pensar. El clic que lo arregla tarda dos segundos, y es el paso que la gente se salta.