Organizar una reunión entre varios husos horarios

Salió una invitación para las 9:00. Tres personas se conectaron a las 9:00, una se conectó a las 10:00 y otra llevaba despierta desde las 3:00 de la mañana para nada. Nadie lo leyó mal: el mensaje nunca dijo a qué 9:00 se refería.

En eso consiste toda la dificultad de organizar una reunión entre varios husos horarios. La pregunta en sí es sencilla; lo que pasa es que se formula en una unidad que cambia de valor según quién la lea. Pregunte a seis colegas de cuatro países cuándo tienen disponibilidad y cada respuesta llegará en una moneda distinta, y acabará convirtiéndolas usted mismo, tarde, en una hoja de cálculo y dos veces.

Una encuesta de disponibilidad saca la conversión de la conversación. Usted propone las horas una vez; cada participante las lee en su propio reloj y marca lo que le sirve. Las cuentas están hechas antes de que se le pregunte nada a nadie.

El instinto servicial es etiquetarlo todo a mano: una encuesta titulada «Kick-off 9:00 CET», o etiquetas de fecha que dicen «14:00 CET / 8:00 ET». No lo haga. Es la única maniobra que se rompe sin falta.

Todos los lectores ven ya las horas propuestas convertidas a su propio huso horario: el del navegador por defecto, u otro elegido en el menú de preferencias. El huso que se está usando aparece junto a la tabla, así que nadie tiene que fiarse de una suposición, y cambiarlo redibuja la tabla al instante con los mismos votos dentro. Las horas se muestran en formato de 12 o de 24 horas según la configuración regional del lector, que es una cosa más que no tiene que decidir por nadie.

Un huso escrito en el título es peor que redundante. También es:

• Falso dos veces al año. CET se convierte en CEST a finales de marzo, y ET se convierte en EDT dos semanas antes. Una etiqueta congelada en un texto no sigue el cambio; la hora convertida sí.
• Ambiguo para casi todo el mundo. «ET» cubre dos desfases distintos según el mes, y no significa absolutamente nada para quien lee desde Bangalore o São Paulo.
• Contradicho por la fila que tiene debajo. El título afirma 9:00 CET, la tabla muestra las 13:30 a quien lee desde la India. Uno de los dos está mal, y nunca es la tabla.

Escriba el título con palabras normales, «Planificación del Q4, una hora», y deje que las horas respondan por sí solas.

Antes de proponer ninguna hora, calcule la franja. Esa es la verdadera decisión, y se resuelve en cinco minutos con un reloj mundial.

Superponga las jornadas laborales locales, digamos de 9:00 a 18:00 en cada grupo. Europa occidental y la costa este de Estados Unidos se cruzan en unas tres horas, al final de la tarde europea. Cambie Estados Unidos por la India y la franja se ensancha a cuatro o cinco horas, esta vez a primera hora de la mañana europea. Pida las tres en una misma hora y no queda nada en absoluto: Bangalore se ha ido a casa antes de que Boston se siente.

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   Cuente los husos, no las personas

   Seis colegas en dos países son un problema de dos husos. Una sola persona de viaje lo convierte en tres, así que pregunte dónde va a estar cada cual esa semana, no dónde vive.

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   Encuentre el solapamiento una vez, en un solo sitio

   Conserve solo lo que se cruza y acepte la cifra que salga. Tres horas entre dos continentes es lo normal, y un tercer continente a menudo no deja ninguna hora; ni una cosa ni la otra significa que lo haya hecho mal.

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   Proponga de tres a cinco horarios dentro de ella

   Repartidos en dos o tres días distintos en lugar de apilados en una sola tarde. Un martes cargado no debería descartar a todo el mundo de golpe.

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   Diga cuánto dura la reunión

   Una hora dentro de una franja de dos deja casi nada de margen. Ponga la duración en el título para que nadie vote un horario que en realidad no puede mantener.

El tipo se elige al crear la encuesta, y cambia lo que se les pide a los participantes. Entre husos horarios solo hay una respuesta sensata, pero conviene saber por qué las otras dos no lo son.

No tiene nada de especial, y eso es justamente lo bueno. Los horarios se mantienen en orden de calendario, cada votante es una columna, y cada respuesta es «Estoy disponible», «Quizás esté disponible» o «No estoy disponible»: una marca verde, un signo de interrogación ámbar, una cruz roja.

El verde marca un horario al que han dicho que sí absolutamente todos los votantes. El ámbar marca el siguiente mejor, o el que va en cabeza cuando nadie ha logrado la unanimidad, que es la manera que tiene la tabla de decir «esto es lo más cerca que hemos llegado». Un horario al que nadie ha dicho que sí no se resalta nunca, y con un solo votante no se resalta nada.

Lea esa misma tabla desde Bangalore y las tres etiquetas dirán 13:30, 18:30 y 21:30. La misma encuesta, las mismas marcas, otra columna de horas. Nadie ha convertido nada.

«Añadir a su calendario» aparece entonces en las filas resaltadas, en tres formatos: iCalendar (.ics), Google Calendar y Outlook Web. El huso horario viaja con el evento, así que cae a la hora correcta en todos los calendarios que lo reciben, sea cual sea el reloj de quien lo recibe. Si pidió el email de los participantes al crear la encuesta, el evento de calendario puede invitar a quienes dijeron que sí. Hay más sobre esto en añadir la fecha elegida a su calendario.

El cambio de hora es lo que pilla a quienes han hecho bien todo lo demás. Europa y Norteamérica no cambian el reloj la misma fecha: hay un tramo de unas dos semanas en primavera, y otro en otoño, en los que la diferencia habitual entre París y Boston es una hora distinta del resto del año.

Para una reunión suelta esto no es nada. La encuesta convierte la hora real en la fecha real, sea cual sea el desfase de esa semana. Donde muerde es cuando usted convierte a mano un horario elegido en una reunión fija: un martes a las 15:00 de París que era las 9:00 de Boston pasa a ser las 10:00 en Boston durante quince días, y alguien se pierde calladamente los primeros quince minutos.

• Vote sobre la fecha en que va a ocurrir, no sobre «la hora de siempre». Una encuesta lanzada en octubre responde por octubre, y lo hace correctamente.
• Relance la encuesta para el trimestre siguiente. No hay encuesta recurrente, y eso cuesta menos de lo que parece: un enlace nuevo, los mismos cuatro horarios, dos minutos. La disponibilidad se ha movido de todas formas.
• Vigile las semanas bisagra. Finales de marzo y finales de octubre en Europa, y las dos semanas a cada lado en Norteamérica. Si una serie cruza una de ellas, dígalo en el mensaje en lugar de confiar en la suerte.
• El hemisferio sur va al revés. Un colega en Sídney o en Santiago mueve su reloj mientras Europa no se mueve en absoluto, así que la diferencia se cierra en lugar de abrirse.

Una franja de dos horas significa que alguien atiende la llamada con la cena enfriándose. Etiquetar el horario como «18:00» y dejarlo ahí no cambia nada; solo significa que la persona a quien le cuesta se entera por su cuenta.

Dígalo en el título o en el mensaje que lleva el enlace: «17:00-19:00 hora de París, o sea noche cerrada en Bangalore: lo siento, y díganme si es imposible.» La gente acepta una hora incómoda sobre la que se le ha preguntado mucho más fácilmente que una que le han impuesto. Y un «quizás esté disponible» en un horario tardío suele querer decir «puedo, pero no todas las semanas», lo que merece una pregunta directa en lugar de una suposición.