Encontrar la fecha para la defensa de una tesis

Una reunión de equipo necesita cuatro personas y una hora. La defensa de una tesis necesita de cuatro a seis, al menos una de ellas externa y a menudo en otro país, para una franja de dos o tres horas en lugar de un día. Añada una sala con capacidad para el público y una escuela de doctorado cuyos formularios hay que presentar semanas antes.

Por eso falla el método habitual. Preguntar por correo «¿qué tardes tiene libres en junio?» produce cinco respuestas en cinco formatos, la mitad condicionales y ninguna comparable. La restricción es demasiado estrecha para la prosa. Hace falta un conjunto cerrado de horarios que cada miembro del tribunal pueda marcar en menos de un minuto, y una sola tabla donde se vea el solapamiento.

La franja va primero. Si envía una encuesta antes de conocer los límites exteriores, recogerá síes para fechas que la escuela de doctorado no puede aceptar, lo que es peor que no recoger nada.

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   Localice las dos fechas inamovibles

   La fecha de depósito y la fecha más temprana en que el reglamento permite defender después del depósito, a menudo un plazo de cuatro a ocho semanas. Todo lo que proponga cae entre las dos.

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   Cuente hacia atrás el tiempo de lectura

   Un miembro externo necesita la memoria bastante antes de la defensa. Si la recibió el 2 de marzo, nada anterior a mediados de abril es una propuesta seria, por mucho que el reglamento lo permita.

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   Decida la duración de la sesión

   Exposición, preguntas, deliberación y lectura del fallo: de dos horas y media a tres, no noventa minutos. Proponga el bloque completo, o los miembros aceptarán un horario del que después tendrán que marcharse antes.

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   Preseleccione de seis a ocho horarios

   Repartidos en dos o tres semanas, como máximo dos por día. Con menos de cinco no se solapa nada; con más de ocho el tribunal contesta al azar.

No todos los miembros del tribunal condicionan la fecha por igual. Preguntarles a todos a la vez trata a un catedrático que viene en avión del extranjero igual que a un colega que está dos pasillos más allá, y la encuesta acaba optimizando para la persona equivocada.

Así que la preselección ya está filtrada cuando alguien vota. La encuesta se lanza entonces una sola vez, con todos los miembros del tribunal dentro, incluidos los dos que dieron forma a la franja, porque un informal «junio me va bien» no es una respuesta sobre un jueves por la tarde concreto.

Horas. Una defensa no se celebra un día, se celebra de 14:00 a 17:00, y un miembro libre el jueves por la mañana no está libre el jueves por la tarde. Cree la encuesta con el tipo «Horario», que pide horas precisas y le deja poner dos bloques el mismo día. El tipo «Fecha», que propone días enteros, solo desplaza la ambigüedad un paso más abajo.

Dé a cada horario su duración real. Dos horarios al día como máximo, y etiquételos con el bloque completo que piensa ocupar, para que nadie acepte la mitad.

Cada miembro responde «Estoy disponible», «Quizás esté disponible» o «No estoy disponible»: la marca verde, el signo de interrogación ámbar y la cruz roja de la tabla. El verde señala una fila a la que han dicho que sí absolutamente todos los votantes; el ámbar señala la mejor fila después de esa. Los horarios se mantienen en orden de calendario, así que no pierde las referencias mientras llegan las respuestas.

Aquí es donde suele romperse la planificación hecha a mano. Usted escribe «14:00» pensando en su propio reloj, el miembro que está en Montreal lo lee como el suyo, y el error aparece una semana antes de la defensa.

• Cada cual vota con su propio reloj. Todos los lectores ven los horarios convertidos a su propio huso horario (el del navegador por defecto, u otro elegido en el menú de preferencias), con el huso horario indicado junto a la tabla. Cambie la preferencia y la tabla se redibuja al instante.
• Nadie hace cuentas. Las horas aparecen en formato de 12 o de 24 horas según la configuración regional de cada lector, así que a ningún miembro del tribunal se le pide restar seis horas de cabeza antes de marcar una casilla.
• Sin cuenta, nada que instalar. Un miembro del tribunal abre el enlace, marca y ya está. Crear la encuesta tampoco necesita cuenta; «Iniciar sesión con Google» es opcional y solo sirve para volver a encontrar sus encuestas desde otro dispositivo.

Hay una cortesía que sigue siendo suya y no del programa: no proponga un bloque que caiga a las 07:00 o a las 22:00 del miembro externo, aunque técnicamente pudiera asistir. Las reglas para organizar entre husos horarios se aplican a una defensa igual que a cualquier otra reunión, con menos margen para equivocarse.

La sala es un recurso, no un participante, y es la parte que casi todos los doctorandos dejan para el final. Hay dos maneras de resolverlo, y la elección depende de quién controle la reserva.

Si las salas escasean, pregunte primero a quien las gestiona y añádalo a la encuesta como a cualquier otro votante: marcará los horarios en los que hay una sala adecuada libre. Una columna más, y la preselección se reduce antes de que la vea el tribunal. Si reservar es sencillo, lance la encuesta del tribunal por su cuenta y reserve para el horario ganador el mismo día en que la tabla se cierre: en horas, no la semana que viene, porque la fila que el lunes convenía a todos es una fila que otra persona reserva el martes.

Con cinco o seis miembros, este es el resultado normal y no la excepción. Ninguna fila está verde, y una fila está en ámbar: la que va en cabeza, ordenada por el mayor número de síes y después por el menor número de noes. Aquí el ámbar quiere decir «esto es lo mejor que tenemos, todavía falta alguien».

Esa fila le nombra el problema. Mire quién la bloquea: una cruz roja, o un signo de interrogación ámbar de alguien que todavía no lo ha comprobado. Después pregunte directamente a esa única persona: un solo mensaje sobre un solo horario, que es muchísimo más fácil de contestar que una pregunta abierta sobre junio. Un «quizás esté disponible» se convierte a menudo en un sí cuando la fecha está casi cerrada y la alternativa es un mes de retraso.

Si la respuesta es un no rotundo, añada dos o tres horarios más a la misma encuesta en lugar de empezar de nuevo. El enlace sigue siendo el mismo, los votos existentes se quedan donde están y el tribunal solo tiene que contestar por las filas nuevas.

• ¿No hay nada resaltado? Con un solo votante, o en una tabla en la que ninguna fila tiene un sí, todavía no hay nada que señalar. Persiga los votos antes de leer el resultado.
• ¿Han sustituido a un miembro? El organizador puede eliminar a un votante de la tabla, así que un miembro que se retira deja de bloquear una fila a la que no va a asistir.
• ¿Horario acordado? «Añadir a su calendario» aparece en las filas resaltadas y ofrece iCalendar (.ics), Google Calendar y Outlook Web. Si pidió al tribunal su email al crear la encuesta, el evento de calendario puede invitar a quienes dijeron que sí.