Cómo fijar la fecha de un consejo de administración al que todos puedan asistir

Un consejo de administración tiene dos listas de asistentes, y confundirlas es lo que vuelve imposible encontrar la fecha. La primera lista son las personas cuya presencia hace válida la reunión: los consejeros, los patronos, los miembros del comité que designan los estatutos. La segunda son todos los demás: el auditor, el asesor contable, el director general, quien levanta el acta, un invitado llamado para un solo punto del orden del día.

Solo la primera lista entra en la encuesta de disponibilidad como una restricción. Si pregunta a las dos, recoge catorce respuestas donde necesitaba ocho, y la fecha que sale conviene a los observadores antes que a quienes votan.

• Los miembros con voto. Cuéntelos y nómbrelos antes de escribir nada. Esa es la lista para la que existe la encuesta, y su tamaño es la cifra con la que se compara cada fila de la tabla de resultados.
• Quienes hacen falta para un solo punto. Un tesorero que presenta las cuentas, un abogado para un único acuerdo. Pregúnteles su disponibilidad aparte y después coloque su punto dentro del horario que haya elegido el consejo.
• Los observadores. A ellos se les comunica la fecha, no se les consulta. Enviarles el enlace de la encuesta es la forma más rápida de que una decisión de ocho personas parezca una negociación de veinte.

El quórum es el número mínimo de miembros con voto que deben estar presentes para que la reunión pueda tomar decisiones. Sus estatutos dan la cifra: la mitad más uno, dos tercios, o un número fijo como cuatro. Léala antes de redactar la encuesta, porque es la cifra que realmente intenta alcanzar.

Un consejo de nueve miembros con un quórum de cinco no necesita nueve síes. Necesita cinco, de miembros que cuenten para el quórum. Perseguir la unanimidad cuando bastaban cinco es la razón por la que la fecha de un comité se desliza de mediados de noviembre a diciembre: los dos consejeros que nunca contestan tienen secuestrado a todo el consejo.

Así que apunte el quórum junto a la encuesta y lea cada fila de la tabla frente a esa cifra, no frente a la lista completa. Una fila con seis síes en un consejo de nueve es una reunión que puede celebrarse. Una fila con nueve síes es un regalo, no un requisito.

La mayoría de los estatutos exigen que la convocatoria salga un número fijo de días antes de la reunión: siete, diez, quince, a veces veintiuno. Ese plazo tiene una consecuencia que se descubre demasiado tarde. La encuesta tiene que cerrarse antes de que salga la convocatoria, y la convocatoria tiene que salir antes de la primera fecha propuesta. Lo que significa que la primera fecha que proponga no puede ser el martes que viene.

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   Busque el plazo de convocatoria en los estatutos

   Suele ser una línea en el artículo dedicado a las reuniones del consejo. Digamos que son quince días, contados desde el día en que se envía la convocatoria.

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   Cuente hacia atrás desde la primera fecha que quiera proponer

   Quince días antes de esa fecha es el día en que su convocatoria debe salir. Nada de lo que proponga puede quedar más cerca que eso.

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   Dé a la encuesta tres o cuatro días laborables propios

   Los consejeros contestan entre dos cosas más. Un fin de semana por medio vale medio día, no más: pregunte un lunes y tendrá respuestas el jueves.

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   Anuncie la fecha de cierre al compartir el enlace

   Pollendar no tiene ninguna función para cerrar una encuesta, así que el plazo lo pone usted: póngalo en el título de la encuesta o en el mensaje que lleva el enlace, y deje de contar a partir de ahí.

Sume las tres cifras y la aritmética es honesta: cuatro días de encuesta más quince de convocatoria significan que el consejo más temprano que puede convocar hoy queda a unas tres semanas. Proponer fechas dentro de esa ventana solo produce una fecha que después no podrá convocar.

Un consejo de administración dura noventa minutos, no una tarde entera. Preguntar a un consejero si está libre el 12 de noviembre le da un sí que se evapora en cuanto anuncia las 9:00. Proponga las horas, no los días, y las respuestas querrán decir algo.

Tres días candidatos con dos horarios cada uno (uno a primera hora de la mañana y otro a primera de la tarde) dan seis filas y piden muy poco a nadie. También saca a la luz la división sobre la que discutiría una semana: los consejeros que tienen un trabajo marcan las tardes, los jubilados marcan las mañanas, y la tabla le enseña entre qué mitad del consejo está eligiendo.

En todo consejo hay uno. Contesta el correo desde el móvil, el fin de semana, y no va a registrarse en ningún sitio para decirle que está libre un jueves. Es una restricción real, y descarta casi todo lo que se propone en las reuniones.

• Nadie se registra para votar. Un participante abre el enlace, pone un nombre, marca las filas y cierra la pestaña. Solo se le pide una dirección de email si usted activó la opción de recogerla al crear la encuesta.
• Usted tampoco necesita cuenta. «Iniciar sesión con Google» es opcional y sirve para una sola cosa: volver a encontrar sus propias encuestas desde otro dispositivo. Si conserva su enlace de administración, puede saltárselo.
• Un enlace, lo envíe como quiera. Péguelo en el correo que ya estaba escribiendo, o envíe las invitaciones desde la propia encuesta. Las dos vías acaban en la misma tabla de resultados.
• Los consejeros en el extranjero ven su propio reloj. Las horas se convierten para cada lector, así que un miembro en Montreal vota las 18:00 de París sin hacer ninguna resta. Más sobre esto en organizar una reunión entre varios husos horarios.

Las filas se mantienen en orden de calendario, así no se pierden las referencias. Lo que señala es el resaltado: el verde marca un horario al que han dicho que sí absolutamente todos los votantes, el ámbar el siguiente mejor, o la fila que va en cabeza cuando ningún horario es unánime. En un consejo, ese segundo caso es el normal.

Aquí no hay nada unánime, y la encuesta está igualmente terminada. El horario del jueves tiene cinco síes de seis, así que supera un quórum de cuatro con uno de margen: exactamente el margen al que hay que apuntar. El horario del martes tiene cuatro síes y un quizá, que es la misma reunión apoyada en que una persona lea bien su agenda. Un «quizá» no cuenta ni como un sí ni como un no, y tampoco cuenta un consejero que no ha contestado: no lea una casilla vacía como una objeción, pero tampoco como un consentimiento.

«Añadir a su calendario» aparece en las filas resaltadas, en formato iCalendar (.ics), Google Calendar u Outlook Web. Si pidió el email de los participantes al crear la encuesta, el evento de calendario puede invitar a los miembros que dijeron que sí, lo que le ahorra teclear seis direcciones.

La encuesta hizo su trabajo en el momento en que una fila se puso ámbar. Todo lo que da peso jurídico a la reunión viene después, y conviene hacerlo de una sola vez en lugar de en seis respuestas a un hilo.

• Envíe la convocatoria una sola vez. Fecha, hora, lugar o enlace de la reunión, y el orden del día con los acuerdos que se someten a votación. Este es el documento que compromete a la gente, y el que se cita si más adelante alguien impugna una decisión.
• Diga qué hace con quienes dijeron que no. Basta una línea: si espera una delegación de voto, un voto por escrito, o simplemente su ausencia. El silencio es lo que produce sorpresas el día señalado.
• Guarde el enlace de la encuesta en el expediente. Es un registro fechado de a quién se preguntó y qué contestó cada uno, lo que responde a la pregunta «por qué esta fecha y no otra» sin rebuscar en el buzón de nadie.
• Registre la asistencia por separado. El quórum se cuenta en la sala, con la hoja de firmas o el registro de conexiones. El acta nombra a quien estuvo presente; la encuesta solo nombró a quien creía que iba a estar.