Uma sondagem de grupo sem conta e sem email

Trinta pessoas, um link. Algumas são colegas, outras são amigos de amigos, e outras nunca as viu. Metade delas vai abri-lo no telemóvel, de pé numa fila, com cerca de dez segundos de paciência.

Seja o que for que esse link pede, é em seu nome que o pede. Se abre numa página de registo, acabou de pedir a trinta pessoas uma palavra-passe que vão reutilizar mal e uma caixa de correio que não ofereceram. A maioria vai fechar o separador e dizer-lhe as datas na conversa de grupo, o que o devolve ao ponto de partida: a contar mensagens à mão.

A pergunta útil não é, portanto, se marcar datas em grupo precisa de conta. É exatamente o que uma sondagem pede a cada pessoa, e do que é que desiste quando ela não pede nada.

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   Um título e, pelo menos, uma data

   É esse o requisito todo. Três a cinco datas funcionam melhor do que uma, mas nada o obriga a passar de uma. O tipo que escolher («Data», «Horário» ou «Período») muda o que as pessoas marcam, não o que lhes é pedido.

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   O seu email, só se quiser ser avisado

   O campo é opcional. Passa a obrigatório apenas se marcar a caixa para «Receber um email quando alguém votar», porque é para isso que serve: enviar-lhe os seus links do Pollendar. Nunca é partilhado com terceiros.

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   Uma decisão sobre os seus participantes

   Ao criar existe uma opção: «Pedir o email aos participantes para os adicionar ao seu evento de calendário.» Deixe-a desligada e um nome é tudo o que alguém tem de escrever. Ligue-a e leia primeiro as duas secções seguintes.

Sem conta, sem palavra-passe, sem plano pago para recusar. A sondagem existe assim que a cria, e o que recebe de volta é um link. Esse link é a sondagem: cola-o numa conversa de grupo, num tópico, num email, ou envia convites por email a partir da própria sondagem, vinte endereços de cada vez.

Alguém abre o seu link. Vê as suas datas e, se outras pessoas já responderam, a tabela a encher-se. Acontecem três coisas, e só três.

É essa a transação toda. Ninguém se regista, ninguém escolhe uma palavra-passe, ninguém instala nada. Um participante que chega num telemóvel emprestado consegue responder e devolvê-lo. Se quiser a versão mais longa de como as respostas se vão somando, a apresentação da tabela de resultados cobre isso.

Não pedir nada é a configuração que traz respostas de trinta pessoas. Não é gratuita, no entanto, e vale a pena conhecer as duas coisas que lhe custa antes de escolher.

• Ganha as pessoas que hesitam. Um campo de email à frente de uma pergunta casual de sim ou não filtra exatamente os participantes de quem estava menos seguro: os que estão na margem do grupo, os que têm pressa, os que são cuidadosos com o seu endereço. Com trinta convidados, é a diferença entre vinte e duas respostas e doze.
• Perde o convite. Todos continuam a poder acrescentar a data escolhida ao seu próprio calendário a partir das linhas realçadas, como ficheiro iCalendar, no Google Calendar ou no Outlook Web. O que não pode é fazer com que o evento de calendário convide as pessoas que disseram que estavam disponíveis, porque não tem endereço nenhum para as convidar. Em vez disso, envia uma mensagem com a data.
• Perde a capacidade de distinguir duas pessoas. Os nomes são escritos à mão, por isso num grupo de trinta dois «Tomás» são quase certos e não vai saber que coluna pertence a qual. Peça um nome próprio e uma inicial na mensagem que envia com o link; não custa nada e salva a tabela.

Existe um caminho do meio, e normalmente é o certo. Faça a sondagem sem pedir nada, deixe as datas assentar e recolha depois os endereços apenas das pessoas de que precisa de facto no evento de calendário, o que, para um jantar ou um jogo de futebol entre amigos, é ninguém.

Não, e não deve ser. A tabela só funciona porque cada coluna tem um nome em cima: precisa de ver que a Clara disse que não ao dia 12 e que o Simão ainda não se decidiu sobre o dia 19. Um quadro de colunas sem nome dá-lhe uma pontuação e nada sobre que possa agir.

Trate então os nomes como públicos para o grupo. São escritos pelos próprios participantes, o que significa que alguém pode responder como «um colega do segundo andar» se quiser. Mas depois não lhe pode ir pedir as datas que deixou em branco, e essa foi a troca que essa pessoa fez, não a que lhe tinha proposto.

Qualquer pessoa que tenha o link. Não há lista de convidados para manter, não há convite para aceitar, não há autenticação entre um estranho e as suas datas, que é exatamente a razão por que as trinta pessoas respondem, e exatamente o que tem de ter em conta. O link é a permissão. Uma sondagem não é um segredo.

Na prática, é a mesma disciplina de um documento partilhado: sem problema numa conversa de grupo, sem problema num email para uma turma ou uma equipa, merece um segundo pensamento antes de uma publicação pública. Se aparecer na tabela alguém que não devia estar lá, pode «Remover um votante» e as pontuações das linhas são recalculadas sem essa pessoa.

A mesma lógica cobre o insistir com as pessoas. Não há lembrete automático nem data de fecho para definir, por isso o toque é manual e fica melhor assim: anuncie quando pretende decidir ao mesmo tempo que envia o link, e volte a publicar o link no dia anterior. Duas mensagens, e fica a saber quem está simplesmente inacessível e não apenas indeciso.

Uma coisa: reencontrar as suas próprias sondagens a partir de outro dispositivo. Cria no portátil, abre a lista no telemóvel, e estão lá. É essa a funcionalidade toda, e é estritamente opcional: as sondagens criadas sem isso comportam-se de forma idêntica, recolhem respostas de forma idêntica e mostram a mesma tabela.

Dispense-o e a sua sondagem vive no seu link, por isso guarde esse link num sítio onde o volte a encontrar: uma mensagem fixada, uma nota, o tópico onde o partilhou. Marcar a caixa que pede o seu email cobre o mesmo terreno pelo outro lado, já que esse endereço serve precisamente para lhe reenviar os seus links.