Ninguém responde à sua sondagem

Criou a sondagem, colou o link, e depois nada. Dois votos na primeira noite, um terceiro na manhã seguinte, e silêncio. A conversa de grupo já passou a outro assunto, e fica a pensar se deve enviar o link outra vez, escolher uma data por si, ou desistir de tudo.

O silêncio numa sondagem de grupo quase nunca quer dizer recusa. Quer dizer que a pergunta não chegou às pessoas, ou chegou num momento em que custava mais de dez segundos responder. As cinco razões abaixo cobrem praticamente todas as sondagens caladas, e cada uma tem uma correção que cabe numa mensagem.

Ajuda saber como é o normal. Numa sondagem enviada a um grupo que já sabe do evento, cerca de metade dos votos cai nas primeiras horas e o resto vai chegando a conta-gotas ao longo de dois ou três dias. As últimas duas ou três pessoas precisam quase sempre de uma segunda mensagem. Por isso uma sondagem com vinte e quatro horas e um terço das respostas não é uma sondagem falhada: é uma sondagem à espera da sua insistência.

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   O link nunca chegou mesmo

   Publicado num tópico que continuou a rolar, enterrado debaixo de outras quatro mensagens, ou enviado uma vez às 23:00. Metade das pessoas por quem espera simplesmente nunca o viu. Envie-o outra vez como mensagem autónoma, sem mais nada dentro.

2. 2

   Ninguém sabe quando fecha

   Uma sondagem sem data de fim nunca é urgente hoje. Nada a fecha por si, por isso o prazo tem de viver na sua mensagem: «reservo domingo à noite com o que tiver.» Só essa frase já move a maior parte dos votos.

3. 3

   Há datas demasiadas

   Doze opções transformam uma tarefa de dez segundos num trabalho de casa, e as pessoas adiam. Três a cinco datas respondem-se logo, e pode sempre acrescentar uma mais tarde se nenhuma funcionar.

4. 4

   A sondagem pede algo que preferiam não dar

   Se marcou a opção de recolher os emails dos participantes e não precisa dela de facto, acrescentou uma razão para fechar o separador. Sem ela, um nome próprio é tudo o que alguém tem de escrever.

5. 5

   O grupo não pode mesmo

   Às vezes as datas estão erradas para todos e ninguém quer ser a pessoa que o diz. Isso não é silêncio, é uma resposta: proponha duas datas noutra semana e veja as mesmas pessoas votarem em minutos.

Insistir por respostas funciona quando a mensagem faz o trabalho pelo leitor. Um «então?» a seco obriga-o a rolar para cima e a ir procurar o link. Quatro elementos, uma mensagem, sem pedir desculpa:

• O link outra vez, por inteiro. Não «ver acima». O mesmo link da primeira vez: os votos já dados continuam lá, e ninguém tem de começar de novo.
• Para que é, numa linha. «Jantar do aniversário da Inês, quatro sábados em março.» As pessoas respondem a uma pergunta que entendem, não a um endereço.
• O dia e a hora em que vai decidir. «Quinta-feira à noite.» Escolha um dia perto o suficiente para ser real e longe o suficiente para que a resposta seja possível.
• Quem ainda falta, pelo nome. Não para envergonhar ninguém, mas porque uma lista de nomes torna o pedido pessoal: «ainda faltam o Tomás, a Ana e o Simão.»

Para onde a envia conta tanto como o que diz. Um link que morreu numa conversa de grupo costuma morrer lá duas vezes; uma mensagem direta, ou um convite por email enviado a partir da própria sondagem, aterra num sítio que a pessoa lê de facto. O Pollendar envia vinte endereços de cada vez, o que é uma boa razão para limitar a lista às pessoas cuja resposta muda a data.

Uma tabela de resultados meio preenchida é mais informativa do que parece. Eis o que seis convites e três votos mostram de facto:

O realce amarelo não é uma mensagem de falha. Assinala a linha que lidera quando ninguém reuniu ainda uma data unânime: a que tem mais «sim» e, entre iguais, menos «não». Leia-o como «é esta a melhor opção na tabela, ainda falta alguém». O verde só aparece quando todos os votantes disseram que estavam disponíveis para a mesma linha.

Os círculos vazios também contam. São as pessoas que não votaram, e não contam nem como um sim nem como um não. Uma data que ninguém marcou nunca é realçada, o que é a tabela a recusar-se a recomendar algo com provas fracas. Se o domingo ficar vermelho para as três pessoas que responderam, já pode riscá-lo e deixar de esperar por ele.

Esta surpreende quase todas as pessoas. Vota, recarrega a sondagem, e nenhuma linha está colorida. Não está nada avariado: com um só votante, a tabela não realça nada de propósito. Uma pessoa a dizer que está disponível para cinco datas não é um acordo, é uma preferência, e colori-la seria fingir que há uma resposta.

A mesma salvaguarda se aplica do outro lado. Se o realce acabasse por cobrir todas as linhas da tabela, é retirado: um quadro colorido de cima a baixo não lhe diz nada sobre onde olhar. As duas regras existem para que a cor continue a querer dizer algo quando aparece. Espere pelo segundo e pelo terceiro voto, e a tabela começa a apontar.

Há outra coisa a verificar antes de culpar a sondagem: se as pessoas por quem espera estão sequer na tabela. Cada participante escreve um nome quando vota, e um nome que não reconhece é normalmente alguém que respondeu em nome de duas pessoas. Se alguém votou duas vezes, ou se um colega já não pertence ao grupo, pode «Remover um votante» da tabela, e o realce é recalculado sobre os votantes que ficam.

A partir de certo ponto, insistir passa a ser o custo maior. A jogada certa depende de quantas respostas lhe faltam e de quem são.

O terceiro cartão é o fim honesto da maioria das sondagens caladas. Esperar por uma décima segunda resposta custa-lhe o espaço, a mesa que queria reservar e uma semana das suas próprias noites. Dois ou três dias depois da insistência, a linha amarela é tão boa quanto a informação vai ficar, e escolhê-la vale mais do que deixar uma sondagem aberta quinze dias. Anuncie a data, acrescente-a ao seu calendário a partir da linha realçada (ficheiro iCalendar, Google Calendar ou Outlook Web), e as pessoas que nunca votaram dir-lhe-ão depressa se não lhes servir.

Uma sondagem calada tem normalmente uma causa a montante do link. Estes são os erros que vale a pena corrigir antes de montar a próxima, e são os mesmos hábitos descritos no método em quatro tempos para fixar a data.

• Perguntar com demasiada antecedência. Poucas pessoas conhecem o seu calendário além de dois meses. Um «sim» para a primavera seguinte vale pouco, e a maioria não responde nada em vez de arriscar um palpite.
• Usar o tipo de sondagem errado. Uma reunião votada em dias inteiros recebe respostas que não resolvem nada. O tipo «Horário» pergunta por horas precisas, e o tipo «Período» por vários dias consecutivos.
• Fazer a trinta pessoas uma pergunta destinada a seis. Encontre a data com o punhado de pessoas que a decidem de facto e anuncie-a depois a todas as outras. Marcar datas em grupo escala mal de propósito.
• Preocupar-se com fusos horários que já estão resolvidos. Cada pessoa vê as datas e as horas no seu próprio fuso horário, convertidas para ela e identificadas ao lado da tabela. Ninguém tem de fazer contas, por isso essa nunca é a razão por que não votaram.

E um limite honesto para tudo isto: um «sim» numa sondagem de disponibilidade não é uma confirmação. Diz-lhe quem pode vir, não quem virá. A sondagem existe para que deixe de escolher às cegas; é o convite que envia depois que compromete as pessoas de verdade.