Tudo depende de uma casa que ficou vazia
Reserva-se um local, confirma-se um serviço de catering, enviam-se os convites. Nenhuma destas três coisas se mexe enquanto a data estiver no ar — e a data depende de pessoas que não falam entre si.
Daí a tentação de decidir sozinho e de recolher as desculpas uma a uma depois. Perguntar custa menos. Basta perguntar de uma maneira a que se possa responder em dez segundos.
O método, em quatro tempos
- 1
Definir o enquadramento antes de perguntar
Um intervalo («um sábado de março»), uma duração, um número aproximado de pessoas. Sem enquadramento, cada um responde a uma pergunta um pouco diferente, e as respostas não se somam.
- 2
Propor de três a cinco opções
Suficientes para que alguém possa dizer sim, poucas o bastante para que se responda logo. Acima disso, a sondagem transforma-se num trabalho de casa e as respostas dispersam-se.
- 3
Anunciar um prazo
«Fecho isto domingo à noite.» Uma sondagem sem data de fim fica aberta para sempre, e as últimas pessoas nunca chegam a responder.
- 4
Decidir e anunciar uma só vez
A data escolhida, o local, a hora, numa única mensagem. Os participantes podem acrescentar a data diretamente ao seu próprio calendário a partir da tabela de resultados.
Porque quinze datas valem menos do que quatro
Oferecer uma escolha ampla parece generoso. Na prática, cada opção a mais é uma decisão a mais para cada convidado, e as respostas espalham-se: quinze datas marcadas ao acaso por dez pessoas não indicam nenhum vencedor claro.
De três a cinco opções bem escolhidas fazem o contrário. Respondem-se num relance, e a tabela resolve a questão por si.
Quando é a hora que conta
Uma reunião não se marca num dia, mas a uma hora. O tipo «Horário» propõe horas precisas, várias por dia se for preciso, e a tabela lê-se exatamente da mesma maneira.
| Lia | Tomás | Ana | Samuel | |
|---|---|---|---|---|
| ter., 7 de abr.9:00 – 10:00 | ✓ | ✕ | ✓ | ✓ |
| ter., 7 de abr.14:00 – 15:00 | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| qui., 9 de abr.11:00 – 12:00 | ✓ | ✓ | ? | ✓ |
Uma vez fixada a data
- Cada pessoa põe a data no seu próprio calendário a partir da tabela de resultados, no Google Calendar, no Outlook ou num ficheiro para importar.
- O convite pode ser enviado por si se pediu os emails ao criar a sondagem: os participantes entram diretamente no seu evento de calendário.
- Nada está gravado na pedra. Acrescentar uma data reabre simplesmente a votação, sem nova sondagem para criar nem novo link para enviar.