Alternativas ao Doodle: o que uma sondagem de grupo gratuita lhe dá mesmo

Em geral não há nada de errado com a ferramenta que estava a usar. Simplesmente alguma coisa nela deixou de servir: uma página de autenticação à frente de uma sondagem que queria enviar em dois minutos, um limite que atingiu à quarta sondagem do mês, ou um campo a pedir o endereço de email a trinta pessoas antes de poderem marcar uma caixa.

Essa pequena lista de queixas é também a única base sólida para uma comparação. As listas de funcionalidades e os preços mudam todos os anos, e qualquer página que os cite fica desatualizada em poucos meses. O que uma ferramenta lhe pede antes de funcionar, e o que o impede de fazer depois de funcionar, muda muito mais lentamente. É isso que esta página compara: quatro ferramentas que as pessoas usam de facto para encontrar uma data em grupo, avaliadas pelo custo de entrada e não pelo comprimento do folheto.

Antes de ler qualquer comparação, incluindo esta, decida o que está realmente a comprar com a sua atenção. Três perguntas cobrem quase todos os casos.

A quarta pergunta só importa a alguns leitores, e a esses importa enormemente: para onde vão as respostas, e o que o serviço faz com os endereços das pessoas que responderam.

Quatro ferramentas, primeiro descritas com simplicidade e depois pelo que custam em troca. Nenhuma delas é má; cada uma protege uma coisa diferente.

• O Doodle é o que a maioria das pessoas quer dizer com «uma sondagem de datas»: o organizador lista as opções, os participantes marcam uma grelha e as respostas juntam-se num só sítio. Tem planos pagos ao lado do plano gratuito, e que funcionalidades ficam de que lado já mudou mais de uma vez ao longo dos anos. É isso que há a verificar em vez de ler sobre: se criar e responder a uma sondagem ainda funcionam como se lembra, e se o plano gratuito ainda cobre o número de participantes de que precisa.
• O When2meet faz o contrário. Em vez de uma lista curta de opções, os participantes pintam a sua disponibilidade sobre uma grelha contínua de dias e horas, e lê-se a sobreposição como um mapa de calor. Nada para instalar, nada para registar. O custo está nessa mesma grelha: é o melhor instrumento quando a pergunta é «a qualquer hora na próxima semana», e dá mais trabalho do que seria necessário quando a pergunta são quatro sábados concretos, porque o que sai é uma imagem para interpretar em vez de uma linha sobre a qual agir.
• Um formulário do Google não é uma ferramenta de agendamento, e é precisamente por isso que as pessoas o usam: uma única pergunta de escolha múltipla a listar as datas, dentro de um serviço a que já confiam o resto dos seus documentos. O organizador precisa de uma conta Google; se os respondentes precisam depende de como o formulário é partilhado, por isso confirme isso antes de o enviar para fora da sua organização. O que recebe de volta é uma folha de cálculo com as respostas, o que significa que a contagem, a ordenação e o desempate ficam para si. Serve para oito pessoas, é penoso para trinta.
• O Pollendar é a ferramenta por trás deste blog, por isso leia a descrição e verifique-a em vez de confiar no entusiasmo. É uma sondagem de disponibilidade gratuita: sem conta para criar uma, sem conta para responder a uma, e o email do organizador é opcional: pedido apenas se marcar a caixa para «Receber um email quando alguém votar», usado apenas para lhe enviar os seus próprios links, e nunca partilhado com terceiros. Um participante escreve um nome, e um email apenas se o tiver pedido ao criar a sondagem. Três tipos cobrem os casos habituais: «Data» para dias inteiros, «Horário» para horas precisas, «Período» para vários dias consecutivos. Não existe plano pago, e isso é toda a resposta à pergunta sobre o que o plano gratuito limita. O que pede a um organizador e a trinta participantes está explicado em mais detalhe na sua própria página.

É aqui que as ferramentas mais diferem, e onde é mais fácil fazer a comparação por si: passe as mesmas quatro datas por duas delas e veja o que cada uma lhe devolve. Uma sondagem do Pollendar devolve uma tabela, com as datas mantidas na ordem do calendário para que nunca perca as referências.

Cada participante responde «Estou disponível», «Talvez esteja disponível» ou «Não estou disponível», o que a tabela mostra como um visto verde, um ponto de interrogação amarelo e uma cruz vermelha. O verde assinala uma linha que todos os votantes marcaram como disponível. O amarelo assinala a melhor linha seguinte, ou a linha que lidera quando ninguém reuniu uma data unânime: uma forma de dizer «é o melhor que tem até agora». As linhas ordenam-se pelo maior número de «sim» e depois pelo menor número de «não». Uma linha a que ninguém disse que estava disponível nunca é realçada, e com um só votante nada é realçado.

Dois detalhes contam quando o grupo está espalhado. As datas e as horas são convertidas para o fuso horário de cada leitor (o do navegador por defeito, ou outro escolhido no menu de definições, com o «Fuso horário» em uso indicado ao lado da tabela), para que ninguém esteja a fazer aritmética ao telemóvel à meia-noite. E as linhas realçadas têm um botão «Adicionar ao seu calendário», em formato iCalendar (.ics), Google Calendar ou Outlook Web; se recolheu os emails dos participantes, o evento de calendário pode convidar as pessoas que disseram que estavam disponíveis.

Uma comparação em que a linha do próprio autor não tem fraquezas é um anúncio. Eis as quatro coisas que as pessoas mais pedem e que não vão encontrar.

• Sem lembrete automático. Nada vai dar um toque às duas pessoas que não responderam. Insistir é uma mensagem que parte de si, o que até costuma ser mais rápido: um nome escrito na conversa de grupo funciona melhor do que uma notificação que ninguém lê.
• Sem prazo e sem fecho. Uma sondagem fica aberta até que decida. Ponha a hora de fecho na mensagem que envia com o link, «decido domingo à noite», e depois decida domingo à noite.
• Sem sondagem recorrente. Nada se repete sozinho. Um ritual semanal significa criar uma sondagem nova todas as semanas, o que o torna pouco adequado para uma reunião fixa.
• Sem integrações, sem fio de comentários, sem anexos. Não há aplicação para o Slack nem para o Teams. O link viaja no canal que o seu grupo já lê, e a discussão fica onde o grupo está.

Um link simples ganha quando as pessoas que respondem não têm razão nenhuma para investir o que seja na sua reunião: um clube, uma família, uma escala de voluntários, trinta pais que nunca vão criar uma conta por causa de uma data em março. Aí a ferramenta mais leve não é um compromisso, é o ponto todo.

Mudar um grupo para outra ferramenta custa uma mensagem, desde que essa mensagem não peça a ninguém para aprender nada.

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   Proponha de três a cinco opções, não quinze

   Qualquer que seja a ferramenta, uma lista longa espalha as respostas e nenhuma linha se destaca. Uma lista curta responde-se num relance, e é essa a razão por que as respostas chegam.

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   Envie um só link para onde o grupo já está

   A conversa de grupo, o tópico, a newsletter. Também pode enviar convites por email a partir da própria sondagem, vinte endereços por envio.

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   Anuncie o seu próprio prazo

   Nenhuma sondagem gratuita merece confiança para se fechar sozinha, e esta não tenta. Diga o dia em que vai decidir, na mesma mensagem que leva o link.

4. 4

   Decida uma vez e deixe as pessoas acrescentar a data

   Anuncie a data escolhida numa mensagem em vez de três. Os participantes acrescentam-na ao seu próprio calendário a partir da linha realçada, no formato que o calendário deles fala.

Se quer a versão mais curta possível do que a ferramenta faz antes de lhe entregar um grupo, a apresentação do Pollendar cobre os três tipos de sondagem e a tabela de resultados em cerca de dois minutos de leitura.