Acrescentar a data escolhida ao seu calendário

Uma sondagem de disponibilidade acaba num anticlímax silencioso. A tabela diz sábado, 15 de novembro, ninguém contesta, e depois não acontece nada: a data fica a viver num separador do navegador, num link que a maioria dos participantes não vai abrir uma segunda vez.

Duas semanas mais tarde alguém pergunta se era no dia 15 ou no dia 22. A resposta está na sondagem, e é exatamente esse o problema. Uma tabela de resultados regista uma decisão; não volta para lhe lembrar dela. Um calendário é o único sítio que lhe empurra uma data na manhã em que ela conta.

Assim, o último passo de marcar uma data em grupo não é escolher a data. É tirar a data da tabela e pô-la nos calendários, e isso é um clique na página de resultados: «Adicionar ao seu calendário», na linha que ganhou.

Aqui conta mais do que em qualquer outro sítio, porque o Pollendar não tem data de fecho, não tem lembrete automático e não tem notificação de que se chegou a uma decisão. Nada expira e nada dá um toque a ninguém. A exportação é o que substitui as três coisas.

Não são todas. O botão fica nas linhas para as quais a tabela aponta: a verde, em que todos os votantes marcaram que estavam disponíveis, e a amarela que vem atrás dela. As linhas ordenam-se pelo maior número de «sim» e depois pelo menor número de «não», por isso uma data a que falta um «talvez» passa à frente de uma data a que falta um «não». Uma data a que ninguém disse que estava disponível nunca tem o botão.

A restrição é deliberada. Um botão de exportação nas quinze linhas de uma sondagem é um convite a marcar a data que pessoalmente preferia, que é como um grupo acaba com uma sexta-feira confirmada a que três pessoas não podem ir. Se tem dúvidas sobre como se decidem os dois realces, vale a pena dedicar dois minutos às regras de leitura da tabela antes de exportar o que for.

Há um caso-limite que vale a pena conhecer. Quando a cor cobriria a tabela inteira, é retirada, porque um quadro realçado de ponta a ponta não diz nada. Mas as linhas que teriam o botão continuam a tê-lo. E com um só votante nada é realçado, ao mesmo tempo que uma data marcada por essa única pessoa continua a poder ser exportada. A cor responde a «onde devo olhar»; o botão responde a «o que posso marcar», e não são exatamente a mesma pergunta.

O botão abre um menu curto com três entradas. Produzem o mesmo evento; o que difere é onde ele aterra.

Se só se lembrar de um dos três, lembre-se do ficheiro .ics. É o formato em que todas as aplicações de calendário estão de acordo há vinte anos, e é também o que se pode reencaminhar: anexe-o a uma mensagem e quem a receber acrescenta o evento sozinho, use o que usar. Os outros dois apenas saltam o descarregamento e a importação, o que já vale algo quando o grupo todo vive no mesmo sítio.

• O título da sondagem passa a ser o título do evento. Se a sua sondagem se chama «Sondagem 3», mude-lhe o nome antes de exportar, ou mude o nome ao evento depois: é a linha que todos vão ver no seu próprio calendário durante o mês seguinte.
• O dia escolhido, tirado da linha em que clicou. Uma sondagem «Data» dá um dia; uma sondagem «Horário» dá as horas exatas que foram votadas; uma sondagem «Período» dá os vários dias consecutivos.
• O seu fuso horário, já aplicado. O Pollendar mostra cada data e cada hora convertidas para o fuso em que lê: o do seu navegador por defeito, ou outro que tenha escolhido no menu de definições, indicado ao lado da tabela. A exportação leva esse fuso consigo, por isso o evento fica certo para quem o abrir e ninguém faz contas.

Este último ponto é o benefício discreto de exportar em vez de reescrever. Uma data copiada à mão para um convite é uma data que alguém vai converter mal; um evento que leva o seu próprio fuso horário não pode ser lido uma hora mais cedo em Lisboa e uma hora mais tarde em Berlim. O mesmo raciocínio vale para a própria sondagem, que é o tema de marcar uma reunião entre vários fusos horários e merece uma leitura quando o seu grupo está espalhado por três países.

Há duas maneiras honestas de terminar, e a escolha foi em parte feita quando criou a sondagem.

Se marcou «Pedir o email aos participantes para os adicionar ao seu evento de calendário», o evento exportado pode convidar as pessoas que disseram que estavam disponíveis. Recebem o convite do seu calendário, a data aterra no delas, e consegue ver quem aceitou no sítio onde já olha. É o caminho mais curto entre uma tabela de resultados e uma sala cheia de gente.

Essa opção tem um custo, no entanto, e são os participantes que o pagam: responder passa a ser dar um nome e um email em vez de apenas um nome. Para um conselho ou uma equipa, ninguém se importa. Para um jantar com onze amigos, um endereço é mais uma razão para fechar o separador. Com a opção desligada, um nome próprio basta, e a sondagem continua a ser uma coisa que se responde em dez segundos.

Sem emails, cabe-lhe anunciar a data: uma mensagem com o dia, a hora e o local, e o link da sondagem em baixo. Todas as pessoas que votaram veem o mesmo botão na mesma linha realçada, por isso cada uma exporta o evento para o seu próprio calendário, no seu próprio formato. É um clique a mais para elas e nenhum endereço entregue, o que para um encontro privado é muitas vezes a melhor troca.

1. 1

   Escolha a linha, não a cor

   Verde, se houver uma linha verde. Amarelo quando ninguém reuniu a unanimidade. Nesse caso, veja quem falta antes de marcar, porque a tabela está a dizer-lhe que a melhor opção não é uma opção perfeita.

2. 2

   Exporte-a uma vez

   iCalendar se tiver dúvidas ou quiser algo para reencaminhar, Google Calendar ou Outlook Web se for aí que a sua semana já vive. Confirme o título enquanto o evento ainda está aberto.

3. 3

   Convide ou anuncie

   Convide quem disse que estava disponível a partir do evento de calendário, se recolheu os emails. Caso contrário, envie uma mensagem com a data, a hora e o local, e deixe lá o link da sondagem.

4. 4

   Dê depois a sondagem por terminada

   Deixe o link de pé para os atrasados: não há nada para fechar, e um voto tardio já não muda nada. A data existe num calendário, que era o único sítio onde tinha de estar.

Uma sondagem não é um convite. Até alguém criar o evento, uma data fixada é apenas uma linha colorida em que cinco pessoas já deixaram de pensar. O clique que a prende leva dois segundos, e é o passo que as pessoas saltam.