Como marcar uma reunião do conselho de administração com todos presentes

Uma reunião do conselho tem duas listas de convidados, e confundi-las é o que torna a data impossível de encontrar. A primeira é a das pessoas cuja presença torna a reunião válida: os administradores, os membros da direção, os vogais designados nos estatutos. A segunda é todas as outras: o auditor, o contabilista, o diretor-geral, quem lavra a ata, um convidado chamado para um único ponto da ordem de trabalhos.

Só a primeira lista entra na sondagem de disponibilidade como restrição. Pergunte às duas e recolhe catorze respostas onde bastavam oito, e a data que sai serve aos observadores e não a quem vota.

• Os membros com direito de voto. Conte-os e nomeie-os antes de escrever o que for. É para esta lista que a sondagem existe, e o seu tamanho é o número com que cada linha da tabela de resultados vai ser comparada.
• As pessoas necessárias para um só ponto. Um tesoureiro que apresenta as contas, um advogado para uma única deliberação. Pergunte-lhes a disponibilidade em separado e encaixe depois o ponto deles dentro do horário que o conselho escolheu.
• Os observadores. A data comunica-se-lhes, não se lhes pergunta. Enviar-lhes o link da sondagem é a maneira mais rápida de transformar uma decisão de oito pessoas numa negociação de vinte.

O quórum é o número mínimo de membros com direito de voto que têm de estar presentes para a reunião poder deliberar. Os estatutos dão o número: metade mais um, dois terços, ou um valor fixo como quatro. Leia-o antes de escrever a sondagem, porque é esse o número que está realmente a tentar atingir.

Um conselho de nove com um quórum de cinco não precisa de nove «sim». Precisa de cinco, de membros que contem para o quórum. Perseguir a unanimidade quando cinco bastavam é como a data de uma reunião escorrega de meados de novembro para dezembro: os dois administradores que nunca respondem ficam com o conselho todo na mão.

Escreva então o quórum ao lado da sondagem e leia cada linha da tabela em função dele, e não em função da lista completa. Uma linha com seis «sim» num conselho de nove é uma reunião que se pode realizar. Uma linha com nove «sim» é um bónus, não um requisito.

A maioria dos estatutos exige que a convocatória saia um número fixo de dias antes da reunião: sete, dez, quinze, às vezes vinte e um. Esse prazo tem uma consequência que as pessoas descobrem demasiado tarde. A sondagem tem de fechar antes de a convocatória sair, e a convocatória tem de sair antes da data mais próxima proposta na sondagem. O que significa que a primeira data que propõe não pode ser na próxima terça-feira.

1. 1

   Encontrar o prazo de convocatória nos estatutos

   É normalmente uma linha no artigo sobre as reuniões do conselho. Digamos que são quinze dias, contados a partir do dia em que a convocatória é enviada.

2. 2

   Contar para trás a partir da data mais próxima que quer propor

   Quinze dias antes dessa data é o dia em que a convocatória tem de sair. Nada do que propõe pode ficar mais perto do que isso.

3. 3

   Dar à sondagem três ou quatro dias úteis só para ela

   Os membros do conselho respondem entre duas outras coisas. Um fim de semana pelo meio vale meio dia, não mais: pergunte a uma segunda-feira e tem respostas na quinta.

4. 4

   Anunciar a data de fecho quando partilhar o link

   O Pollendar não tem função de fecho, por isso o prazo é seu para anunciar: ponha-o no título da sondagem ou na mensagem que leva o link, e deixe de contar a partir daí.

Junte os três números e a aritmética é honesta: quatro dias de sondagem mais quinze dias de convocatória significam que a reunião do conselho mais próxima que pode marcar hoje fica a cerca de três semanas. Propor datas dentro dessa janela só produz uma data que depois não consegue convocar.

Uma reunião do conselho dura noventa minutos, não uma tarde. Perguntar a um administrador se está livre a 12 de novembro dá-lhe um «sim» que se evapora no momento em que anuncia as 09:00. Proponha as horas e não os dias, e as respostas passam a querer dizer algo.

Três dias candidatos com dois horários cada (um de manhã cedo e um ao início da noite) dão seis linhas e pedem muito pouco a cada pessoa. Expõem também a divisão sobre a qual discutiria uma semana inteira: os administradores que têm outro emprego marcam as noites, os membros já aposentados marcam as manhãs, e a tabela mostra-lhe entre que metades do conselho está a escolher.

Todos os conselhos têm um. Respondem ao email do telemóvel, ao fim de semana, e não se vão registar em sítio nenhum para lhe dizer que estão livres numa quinta-feira. É uma restrição real, e exclui a maior parte do que se propõe nas reuniões.

• Ninguém se regista para votar. Um participante abre o link, escreve um nome, marca as linhas e fecha o separador. O email só lhe é pedido se tiver ativado a opção de o recolher ao criar a sondagem.
• Também não precisa de conta. «Iniciar sessão com Google» é opcional e faz uma coisa: permite-lhe reencontrar as suas próprias sondagens a partir de outro dispositivo. Guarde o seu link de administração e pode dispensá-lo.
• Um só link, envie-o como quiser. Cole-o no email que já estava a escrever, ou envie os convites a partir da própria sondagem. Ambos acabam na mesma tabela de resultados.
• Os administradores no estrangeiro veem o seu próprio relógio. As horas são convertidas para cada leitor, por isso um membro em Montreal vota nas 18:00 de Lisboa sem fazer a subtração. Mais sobre isso em marcar uma reunião entre vários fusos horários.

As linhas mantêm-se na ordem do calendário, para não perder as referências. O que indica é o realce: o verde assinala um horário que todos os votantes marcaram como disponível, o amarelo o melhor seguinte, ou a linha que lidera quando nenhum horário reúne a unanimidade. Num conselho, é este segundo caso o normal.

Aqui nada é unânime, e a sondagem está terminada ainda assim. O horário de quinta-feira tem cinco «sim» em seis, portanto cumpre um quórum de quatro com uma pessoa de margem: exatamente a margem a que se deve apontar. O horário de terça-feira tem quatro «sim» e um «talvez», o que é a mesma reunião a assentar numa pessoa a ler bem o calendário. Um «talvez» não conta nem como um sim nem como um não, e quem não respondeu também não: não leia uma célula vazia como uma objeção, nem a leia como um acordo.

O «Adicionar ao seu calendário» fica nas linhas realçadas, em iCalendar (.ics), Google Calendar ou Outlook Web. Se pediu o email aos participantes ao criar a sondagem, o evento de calendário pode convidar os membros que disseram que estavam disponíveis, o que lhe poupa reescrever seis endereços.

A sondagem fez o seu trabalho no momento em que a linha ficou amarela. Tudo o que dá peso legal à reunião vem depois, e vale a pena fazê-lo de uma só vez em vez de em seis respostas a um tópico.

• Envie a convocatória uma só vez. Data, hora, local ou link da reunião, e a ordem de trabalhos com as deliberações a votar. É este o documento que compromete as pessoas, e o que será citado se uma decisão for contestada mais tarde.
• Diga o que vai fazer quanto a quem respondeu que não. Uma linha basta: se espera uma procuração, um voto escrito, ou simplesmente a ausência. É o silêncio que produz uma surpresa no dia.
• Guarde o link da sondagem no processo. É um registo datado de quem foi consultado e do que cada pessoa respondeu, o que responde à pergunta «porque esta data e não outra» sem procurar na caixa de correio de ninguém.
• Registe as presenças em separado. O quórum conta-se na sala, pela folha de presenças ou pelo registo de ligações. A ata nomeia quem esteve presente; a sondagem nunca nomeou mais do que quem pensava que ia estar.