Marcar uma reunião entre vários fusos horários

Saiu um convite para as 9:00. Três pessoas entraram às 9:00, uma entrou às 10:00, e outra estava acordada desde as 3:00 da manhã para nada. Ninguém leu mal: a mensagem nunca disse de que 9:00 estava a falar.

É essa a dificuldade toda de marcar uma reunião entre vários fusos horários. A pergunta em si é simples: só é feita numa unidade que muda de valor conforme quem a lê. Pergunte a seis colegas em quatro países quando estão livres e cada resposta chega numa moeda diferente, e acaba a convertê-las por sua conta, tarde, numa folha de cálculo, e duas vezes.

Uma sondagem de disponibilidade tira a conversão da conversa. Propõe as horas uma vez; cada participante lê-as no seu próprio relógio e marca o que lhe serve. As contas estão feitas antes de se pedir algo a alguém.

O instinto prestável é identificar tudo à mão: uma sondagem chamada «Arranque 9:00 CET», ou datas com a etiqueta «14:00 CET / 8:00 ET». Não o faça. É a única jogada que falha de forma garantida.

Cada leitor já vê as horas propostas convertidas para o seu próprio fuso horário: o do navegador por defeito, ou outro escolhido no menu de definições. O fuso em uso está indicado ao lado da tabela, para que ninguém tenha de confiar num palpite, e mudá-lo redesenha a tabela imediatamente com os mesmos votos dentro. As horas aparecem em formato de 12 ou de 24 horas conforme a região do leitor, mais uma coisa que não tem de decidir por ninguém.

Um fuso escrito no título é pior do que redundante. É também:

• Errado duas vezes por ano. O CET passa a CEST no fim de março, e o ET passa a EDT duas semanas antes. Uma etiqueta congelada em texto não acompanha; a hora convertida acompanha.
• Ambíguo para a maior parte do mundo. «ET» cobre dois desvios diferentes conforme o mês, e não quer dizer absolutamente nada para quem lê em Bangalore ou em São Paulo.
• Contradito pela linha logo abaixo. O título diz 9:00 CET, a tabela mostra 13:30 a quem lê na Índia. Uma das duas está errada, e nunca é a tabela.

Escreva o título em palavras simples, «Planeamento do 4.º trimestre, uma hora», e deixe as horas responderem por si.

Antes de propor qualquer hora, calcule a janela. É essa a verdadeira decisão, e leva cinco minutos com um relógio mundial.

Sobreponha os dias de trabalho locais, digamos das 9:00 às 18:00 para cada grupo. A Europa Ocidental e a costa leste dos Estados Unidos cruzam-se em cerca de três horas, no fim da tarde europeia. Troque os Estados Unidos pela Índia e a janela alarga-se para quatro ou cinco horas, mas de manhã cedo na Europa. Peça as três regiões à mesma hora e não sobra nada: Bangalore já foi para casa antes de Boston se sentar.

1. 1

   Conte os fusos, não as pessoas

   Seis colegas em dois países são um problema de dois fusos. Uma pessoa em viagem fá-lo passar a três, por isso pergunte onde cada um vai estar nessa semana, não onde vive.

2. 2

   Encontre a sobreposição uma vez, num só sítio

   Guarde apenas o que se cruza e aceite o número que lhe sair. Três horas entre dois continentes é o normal, e um terceiro continente muitas vezes não deixa hora nenhuma; nem uma coisa nem a outra querem dizer que fez mal as contas.

3. 3

   Proponha três a cinco horários dentro dela

   Distribuídos por dois ou três dias diferentes em vez de empilhados numa tarde. Uma única terça-feira ocupada não deve excluir todos de uma vez.

4. 4

   Diga quanto tempo dura a reunião

   Uma hora dentro de uma janela de duas deixa quase nenhuma margem. Ponha a duração no título para que ninguém vote num horário que não consegue cumprir.

O tipo escolhe-se ao criar a sondagem, e muda o que é pedido aos participantes. Entre fusos horários só há uma resposta sensata, mas vale a pena saber porque é que as outras duas não são.

Nada de especial, e é esse o ponto. Os horários mantêm-se na ordem do calendário, cada votante é uma coluna, e cada resposta é «Estou disponível», «Talvez esteja disponível» ou «Não estou disponível»: um visto verde, um ponto de interrogação amarelo, uma cruz vermelha.

O verde assinala um horário que todos os votantes marcaram como disponível. O amarelo assinala o melhor seguinte, ou o que lidera quando ninguém reuniu a unanimidade, que é a maneira que a tabela tem de dizer «foi o mais perto que chegámos». Um horário a que ninguém disse que estava disponível nunca é realçado, e com um só votante nada é.

Leia o mesmo quadro a partir de Bangalore e as três etiquetas dizem 14:30, 19:30 e 22:30. A mesma sondagem, as mesmas marcas, outra coluna de horas. Ninguém converteu nada.

O «Adicionar ao seu calendário» fica depois nas linhas realçadas, em três formatos: iCalendar (.ics), Google Calendar e Outlook Web. O fuso horário viaja com o evento, por isso ele cai à hora certa em todos os calendários que o recebem, qualquer que seja o relógio de quem o recebe. Se pediu o email aos participantes ao criar a sondagem, o evento de calendário pode convidar as pessoas que disseram que estavam disponíveis. Há mais sobre isso em acrescentar a data escolhida ao seu calendário.

A mudança da hora é o que apanha quem fez tudo o resto bem. A Europa e a América do Norte não mudam os relógios na mesma data: há um período de cerca de duas semanas na primavera, e outro no outono, em que a diferença habitual entre Lisboa e Boston é uma hora diferente do resto do ano.

Para uma reunião única, isto não é acontecimento nenhum. A sondagem converte a hora real na data real, qualquer que seja o desvio dessa semana. Morde quando transforma à mão um horário escolhido numa reunião fixa: uma terça-feira às 15:00 em Lisboa que eram 10:00 em Boston passa a ser 11:00 em Boston durante quinze dias, e alguém perde discretamente os primeiros quinze minutos.

• Vote na data em que vai acontecer, e não «na hora de sempre». Uma sondagem feita em outubro responde por outubro, e responde-o corretamente.
• Volte a fazer a sondagem para o trimestre seguinte. Não existe sondagem recorrente, e isso custa menos do que parece: um link novo, os mesmos quatro horários, dois minutos. A disponibilidade mudou de qualquer maneira.
• Atenção às semanas de transição. Fim de março e fim de outubro na Europa, e as duas semanas de cada lado delas na América do Norte. Se uma série atravessar uma, diga-o na mensagem em vez de esperar pelo melhor.
• O hemisfério sul anda ao contrário. Um colega em Sydney ou em Santiago muda o relógio quando a Europa não se mexe, por isso a diferença fecha-se em vez de abrir.

Uma janela de duas horas significa que alguém vai entrar na chamada com o jantar a arrefecer. Pôr a etiqueta «18:00» no horário e deixar estar não muda isso; só faz com que a pessoa a quem custa descubra sozinha.

Diga-o no título ou na mensagem que leva o link: «17:00-19:00 de Lisboa, portanto já noite em Bangalore: desculpem, e digam-me se for impossível.» As pessoas aceitam muito melhor uma hora inconveniente sobre a qual foram consultadas do que uma que lhes foi entregue. E um «Talvez esteja disponível» num horário tardio quer muitas vezes dizer «consigo, mas não todas as semanas», o que merece uma pergunta direta e não um palpite.