Encontrar uma data para a defesa da tese

Uma reunião de equipa precisa de quatro pessoas e de uma hora. Uma defesa de tese precisa de quatro a seis, pelo menos uma delas externa e muitas vezes noutro país, para uma janela de duas a três horas e não de um dia. Acrescente uma sala que receba público e uma escola doutoral cujos formulários têm de ser entregues com semanas de antecedência.

É por isso que a abordagem habitual falha. Perguntar por email «que tardes tem livres em junho?» produz cinco respostas em cinco formatos, metade delas condicionais, e nenhuma comparável. A restrição é demasiado estreita para se escrever em prosa. Precisa de um conjunto fechado de horários que cada membro do júri possa marcar em menos de um minuto, e de uma tabela onde a sobreposição se veja.

A janela vem primeiro. Envie uma sondagem antes de conhecer os limites exteriores e vai recolher «sim» para datas que a escola doutoral não pode aceitar, o que é pior do que não recolher nada.

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   Encontrar as duas datas rígidas

   O prazo de entrega, e a data mais próxima em que o regulamento permite uma defesa depois da entrega: muitas vezes um prazo de quatro a oito semanas. Tudo o que propõe fica entre as duas.

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   Contar para trás o tempo de leitura

   Um arguente externo precisa do manuscrito bastante antes da defesa. Se o recebeu a 2 de março, nada antes de meados de abril é uma proposta séria, por muito que o regulamento permita.

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   Decidir a duração da sessão

   Apresentação, perguntas, deliberação e anúncio: duas horas e meia a três horas, não noventa minutos. Proponha o bloco completo, ou os membros do júri aceitam um horário de que depois têm de sair a meio.

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   Reduzir a seis ou oito horários

   Distribuídos por duas ou três semanas, no máximo dois por dia. Com menos de cinco nada se sobrepõe; com mais de oito o júri responde ao acaso.

Não é cada membro do júri que condiciona a data da mesma maneira. Perguntar a todos ao mesmo tempo trata um professor que vem de avião do estrangeiro como um colega a dois corredores de distância, e a sondagem acaba por otimizar para a pessoa errada.

Assim, quando alguém vota, a lista já está filtrada. A sondagem corre depois uma só vez, com todos os membros do júri nela, incluindo os dois que moldaram a janela, porque um informal «junho dá-me bem» não é uma resposta sobre uma quinta-feira à tarde em concreto.

Horas. Uma defesa não se realiza num dia, realiza-se das 14:00 às 17:00, e um arguente livre na quinta de manhã não está livre na quinta à tarde. Crie a sondagem com o tipo «Horário», que pede horas precisas e lhe permite pôr dois blocos no mesmo dia. O tipo «Data», que propõe dias inteiros, apenas empurra a ambiguidade um passo mais para a frente.

Dê a cada horário a sua duração real. No máximo dois horários por dia, e identifique-os com o bloco completo que pretende ocupar, para que ninguém aceite metade dele.

Cada membro do júri responde «Estou disponível», «Talvez esteja disponível» ou «Não estou disponível»: o visto verde, o ponto de interrogação amarelo e a cruz vermelha da tabela. O verde assinala uma linha que todos os votantes marcaram como disponível; o amarelo assinala a melhor seguinte. Os horários mantêm-se na ordem do calendário, para não perder as referências enquanto as respostas chegam.

É aqui que o agendamento feito à mão costuma quebrar. Escreve «14:00» a pensar no seu próprio relógio, o arguente em Montreal lê-o no dele, e o erro aparece uma semana antes da defesa.

• Cada pessoa vota no seu próprio relógio. Cada leitor vê os horários convertidos para o seu fuso horário (o do navegador por defeito, ou outro escolhido no menu de definições), com o «Fuso horário» indicado ao lado da tabela. Mude a definição e a tabela redesenha-se imediatamente.
• Ninguém faz contas. As horas aparecem em formato de 12 ou de 24 horas conforme a região de cada leitor, por isso nunca se pede a um arguente que subtraia seis horas de cabeça antes de marcar uma caixa.
• Sem conta, nada para instalar. Um membro do júri abre o link, marca, e está feito. Criar a sondagem também não exige conta; «Iniciar sessão com Google» é opcional e só serve para reencontrar as suas sondagens a partir de outro dispositivo.

Há uma cortesia que continua a ser sua e não do programa: não proponha um bloco que caia às 07:00 ou às 22:00 para o arguente externo, mesmo que ele pudesse tecnicamente estar presente. As regras para marcar entre vários fusos horários aplicam-se a uma defesa como a qualquer outra reunião, com menos margem para errar.

A sala é um recurso, não um participante, e é a parte que a maioria dos candidatos deixa para o fim. Há duas maneiras de a resolver, e a escolha depende de quem controla a reserva.

Se as salas são escassas, pergunte primeiro a quem as gere e acrescente essa pessoa à sondagem como qualquer outro votante: ela marca os horários em que há uma sala adequada livre. Uma única coluna a mais, e a lista encurta antes de o júri a ver. Se reservar é simples, faça a sondagem só com o júri e reserve para o horário vencedor no mesmo dia em que a tabela assentar: em horas, não na semana seguinte, porque a linha que servia a todos na segunda-feira é uma linha que outra pessoa reserva na terça.

Com cinco ou seis membros, este é o resultado normal e não a exceção. Nenhuma linha fica verde, e uma linha fica amarela: a que lidera, ordenada pelo maior número de «sim» e depois pelo menor número de «não». O amarelo quer dizer aqui «é o melhor que temos, ainda falta alguém».

Essa linha nomeia-lhe o problema. Veja quem a está a bloquear: uma cruz vermelha, ou um ponto de interrogação amarelo de alguém que ainda não confirmou. Depois pergunte diretamente a essa pessoa: uma só mensagem sobre um só horário, coisa muito mais fácil de responder do que uma pergunta aberta sobre junho. Um «talvez esteja disponível» passa muitas vezes a «sim» quando a data está quase fixada e a alternativa é um mês de atraso.

Se a resposta for um não firme, acrescente mais dois ou três horários à mesma sondagem em vez de começar de novo. O link mantém-se, os votos existentes ficam onde estão, e o júri só tem de responder às linhas novas.

• Não há nada realçado? Com um só votante, ou numa tabela em que nenhuma linha tem um «sim», ainda não há nada para apontar. Vá atrás dos votos antes de ler o resultado.
• Um membro foi substituído? O organizador pode «Remover um votante» da tabela, para que um arguente que desistiu não continue a bloquear uma linha a que não vai estar presente.
• Horário combinado? O «Adicionar ao seu calendário» fica nas linhas realçadas e oferece iCalendar (.ics), Google Calendar e Outlook Web. Se pediu o email ao júri ao criar a sondagem, o evento de calendário pode convidar as pessoas que disseram que estavam disponíveis.