Agendar uma reunião recorrente sem uma conversa recorrente

O que se faz todas as semanas devia ser a parte fácil. O grupo é o mesmo, a sala é a mesma, a ordem de trabalhos está meio escrita antes de começar. E, ainda assim, a pergunta volta: dá a terça a todos? Não? Então quarta? Cada mensagem propõe uma data, cada resposta responde à penúltima mensagem, e, quando três pessoas já escreveram, ninguém consegue dizer o que ficou combinado.

A conversa nunca acaba porque faz uma pergunta pontual sobre uma coisa que se repete. A terça-feira dia 4 não é o problema. As terças-feiras são o problema, e ninguém está a ser perguntado sobre as terças-feiras.

A reação habitual é ir a tudo: uma sondagem de disponibilidade com todas as datas dos próximos seis meses, enviada uma vez, e a questão das datas do grupo fechada para sempre. Nunca sobrevive ao contacto com a realidade.

• Ninguém a termina. Trinta linhas são trinta decisões. As pessoas marcam a primeira semana, prometem a si mesmas que voltam depois, e não voltam.
• Está desatualizada à terceira semana. Um «sim» dado para março vale muito pouco em janeiro: a maioria das pessoas não conhece o seu calendário além de dois meses.
• As respostas dispersam-se. Trinta datas marcadas ao acaso por oito pessoas não apontam para nenhum vencedor claro, e a tabela não tem nada para realçar.

Uma sondagem longa e uma conversa longa falham pela mesma razão. Ambas tratam uma reunião regular como uma série de datas sem relação entre si, quando o que o grupo precisa é de uma decisão que se mantenha.

«Que terça-feira lhe serve?» e «que noite lhe serve todas as semanas?» são duas perguntas diferentes, e só a segunda vale a pena fazer. Faça-a uma vez, sobre uma semana representativa, e leia o vencedor como um dia da semana e uma hora, não como uma data.

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   Escolher uma semana normal

   Nem férias escolares, nem a semana do feriado. Quer a semana que se parece com todas as outras, porque são as respostas dela que vão continuar a ser verdade.

2. 2

   Propor quatro a seis horários dentro dela

   Use o tipo «Horário», que pede horas precisas: duas noites, uma hora de almoço, uma manhã cedo. Vários horários podem ficar no mesmo dia.

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   Dizer no título que é recorrente

   «Clube de leitura: que noite todas as semanas?» diz às pessoas que respondam como um hábito e não para uma única noite. É a redação a fazer o trabalho que nenhuma função pode fazer por si.

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   Anunciar o horário uma vez e deixar de perguntar

   Uma mensagem com o dia da semana, a hora e a primeira data. A partir daí a reunião vive no calendário de cada pessoa, e não numa conversa.

O verde assinala o horário que todos os votantes marcaram como disponível; o amarelo assinala o melhor seguinte, que é o seu plano B se o grupo perder alguém. Se a sua equipa está espalhada por vários países, ninguém tem de converter nada: cada leitor vê as horas no seu próprio fuso horário, indicado ao lado da tabela, e o fuso mostrado pode ser mudado no menu de definições.

Às vezes o horário não se consegue mesmo manter: trabalho por turnos, uma escala de serviço, uma comissão cujos membros viajam. Aí vota-se de facto em datas, mas um mês de cada vez, nunca um ano. A regra prática: a sondagem nunca deve conter uma data à qual as pessoas não possam responder com honestidade.

Um horário que está sempre a ser reaberto não vale nada: as pessoas deixam de o pôr no calendário porque assumem que vai mudar outra vez. Mantenha-o por defeito e volte a votar apenas quando a disponibilidade do grupo tiver mudado de verdade.

• A composição mudou. Entraram duas pessoas, saiu uma. A antiga linha unânime era unânime para um grupo que já não existe.
• Acabou um período ou uma estação. Setembro e janeiro reescrevem as noites de todos. Uma aula, um grupo de apoio ou um encontro de clube valem uma nova votação nesses dois momentos e em nenhum outro.
• Alguém mudou de emprego, de turno ou de rotina com os filhos. Uma só pessoa com uma semana estruturalmente diferente é razão suficiente: de outro modo, vai faltar a todas as sessões.
• As presenças caíram três ciclos seguidos. As pessoas votam com os pés muito antes de lhe dizerem que o horário está errado.

Uma ausência não é nada disso. Uma pessoa a faltar numa semana é uma mensagem, não uma sondagem: mude essa sessão ou deixe-a correr sem ela.

Recriar a sondagem em cada ciclo dá menos trabalho do que parece, e vale a pena fazê-lo com uma convenção de títulos que o grupo aprenda a reconhecer: «Stand-up novembro», «Stand-up dezembro». A mesma forma, uma palavra diferente. As pessoas veem o link no canal e sabem o que é sem o abrir.

Nem o organizador nem os participantes precisam de conta, por isso uma sondagem nova cada mês não custa um registo a ninguém. Os participantes escrevem um nome, e um email apenas se tiver ativado a opção que o pede. «Iniciar sessão com Google» é opcional e faz exatamente uma coisa: permite-lhe reencontrar as suas próprias sondagens a partir de outro dispositivo, o que conta mais quando há uma nova todos os meses.

Quando uma linha fica realçada, o «Adicionar ao seu calendário» aparece nela e oferece iCalendar (.ics), Google Calendar e Outlook Web. Se recolheu os emails dos participantes ao criar a sondagem, o evento de calendário pode convidar as pessoas que disseram que estavam disponíveis, e uma data que vive num calendário é uma data sobre a qual não lhe voltam a perguntar.

Quase todas, depois de o horário estar fixado. Uma reunião recorrente que já está no calendário de todos não precisa de votação, nem de link, nem de conversa: precisa de uma ordem de trabalhos. Voltar a votá-la todas as semanas é a maneira de um grupo começar a detestar a coisa.

Guarde a sondagem para os três momentos que a merecem: a primeira vez que procura o horário, o dia em que o grupo muda, e as sessões pontuais que caem fora do ritmo: o dia de reflexão, o jantar de fim de período, a comissão extraordinária. Essas são sondagens de datas simples, e um encontro semanal de clube é o mesmo exercício um ponto mais pequeno. Para qualquer coisa que se estenda por vários dias, um seminário ou um fim de semana fora, o tipo «Período» cobre dias consecutivos em vez de dias isolados.