Un sondaggio di gruppo senza account e senza email

Trenta persone, un link. Alcune sono colleghi, altre sono amici di amici, e altre non le ha mai incontrate. Metà lo apriranno dal telefono, in piedi in una coda, con circa dieci secondi di pazienza.

Qualunque cosa quel link chieda, è Lei a chiederla. Se si apre su un modulo di registrazione, ha appena chiesto a trenta persone una password che riutilizzeranno male e una casella di posta che non Le avevano offerto. Quasi tutte chiuderanno la scheda e Le diranno le loro date nella chat di gruppo, il che La riporta al punto di partenza: a contare messaggi a mano.

La domanda utile non è quindi se organizzare un gruppo richieda un account. È esattamente che cosa un sondaggio chiede a ciascuno, e che cosa rinuncia a ottenere quando non chiede niente.

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   Un titolo e almeno una data

   È tutto il requisito. Da tre a cinque date funzionano meglio di una, ma niente Le impedisce di fermarsi a una. Il tipo che sceglie («Data», «Fascia oraria» o «Periodo») cambia ciò che le persone spuntano, non ciò che devono dare.

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   La Sua email, solo se vuole essere avvisato

   Il campo è opzionale. Diventa obbligatorio solo se spunta la casella per essere tenuto informato, perché è a quello che serve: inviarLe i Suoi link Pollendar. Non viene mai condivisa con terzi.

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   Una decisione sui Suoi partecipanti

   Alla creazione c’è un’opzione: chiedere ai partecipanti l’email per aggiungerli al Suo evento di calendario. La lasci disattivata e un nome è tutto ciò che qualcuno deve scrivere. La attivi, e legga prima le due sezioni successive.

Nessun account, nessuna password, nessun piano a pagamento da rifiutare. Il sondaggio esiste nel momento in cui lo crea, e ciò che ottiene è un link. Quel link è il sondaggio: lo incolla in una chat di gruppo, in un thread, in un’email, oppure usa «Invitare via email» dal sondaggio stesso, 20 indirizzi al massimo per invio.

Qualcuno apre il Suo link. Vede le Sue date e, se altre persone hanno già risposto, la tabella che si riempie. Succedono tre cose, e soltanto tre.

È tutta la transazione. Nessuno si registra, nessuno sceglie una password, nessuno installa niente. Un partecipante che arriva su un telefono prestato può rispondere e restituirlo. Se vuole la versione più lunga di come le risposte si accumulano poi, la presentazione della tabella dei risultati la spiega.

Non chiedere niente è l’impostazione che porta risposte da trenta persone. Non è però gratuita, e le due cose che Le costa vale la pena di conoscerle prima di scegliere.

• Guadagna le persone che esitano. Un campo email davanti a una domanda informale da sì o no filtra via esattamente i partecipanti di cui era meno sicuro: quelli ai bordi del gruppo, quelli di fretta, quelli attenti al proprio indirizzo. Con trenta invitati, è la differenza fra ventidue risposte e dodici.
• Perde l’invito. Tutti possono comunque aggiungere la data scelta al proprio calendario dalle righe evidenziate, come file iCalendar, in Google Calendar o in Outlook Web. Ciò che non può fare è far sì che l’evento di calendario inviti le persone che hanno detto sì, perché non ha nessun indirizzo a cui invitarle. Invia invece un solo messaggio con la data.
• Perde la capacità di distinguere due persone. I nomi si scrivono a mano, quindi in un gruppo di trenta due Tommaso sono quasi certi e non saprà quale colonna appartenga a chi. Chieda un nome e un’iniziale nel messaggio che invia con il link: non costa niente e salva la tabella.

Esiste una via di mezzo, e di solito è quella giusta. Faccia il sondaggio senza chiedere niente, lasci che le date si stabilizzino, poi raccolga gli indirizzi solo dalle persone che Le servono davvero nell’evento di calendario, che, per una cena o una partita di calcetto, sono nessuno.

No, e non dovrebbe esserlo. La tabella funziona solo perché ogni colonna porta un nome: ha bisogno di vedere che Clara ha detto no al 12 e che Samuele non ha ancora deciso sul 19. Un tabellone di colonne senza nome Le dà un punteggio e niente su cui agire.

Tratti quindi i nomi come pubblici all’interno del gruppo. Li scrivono i partecipanti stessi, il che significa che qualcuno può rispondere come «un collega del secondo piano» se vuole. Ma allora Lei non potrà sollecitarlo per le date che ha saltato, e quello è lo scambio che ha scelto lui, non quello che gli ha offerto Lei.

Chiunque abbia il link. Non c’è nessuna lista di invitati da tenere, nessun invito da accettare, nessun accesso fra uno sconosciuto e le Sue date, che è esattamente il motivo per cui le trenta persone rispondono, ed esattamente ciò che deve tenere a mente. Il link è il permesso. Un sondaggio non è un segreto.

In pratica è la stessa disciplina di un documento condiviso: va bene in una chat di gruppo, va bene in un’email a una classe o a una squadra, merita un secondo pensiero prima di una pubblicazione aperta. Se nella tabella compare qualcuno che non doveva esserci, può usare «Rimuovere un votante» e i punteggi delle righe vengono ricalcolati senza di lui.

La stessa logica vale per i solleciti. Non esistono promemoria automatici né date di chiusura da impostare, quindi la spinta è manuale e per questo funziona meglio: annunci quando intende decidere nello stesso momento in cui invia il link, poi pubblichi il link una volta sola il giorno prima. Due messaggi, e saprà chi è semplicemente irraggiungibile invece che indeciso.

A una cosa: ritrovare i Suoi sondaggi da un altro dispositivo. Crea su un portatile, apre la lista sul telefono, sono lì. È tutta la funzione, ed è strettamente opzionale: i sondaggi creati senza di essa si comportano in modo identico, raccolgono le risposte in modo identico e mostrano la stessa tabella.

Se la salta, il Suo sondaggio vive al suo link, quindi conservi quel link dove lo ritroverà: un messaggio fissato, una nota, il thread in cui l’ha condiviso. Spuntare la casella che chiede la Sua email copre lo stesso terreno dall’altro lato, perché quell’indirizzo serve proprio a rimandarLe i Suoi link.