Nessuno risponde al Suo sondaggio

Ha creato il sondaggio, ha incollato il link, e poi niente. Due voti la prima sera, un terzo la mattina dopo, e silenzio. La chat di gruppo è passata ad altro, e Lei resta a chiedersi se rimandare il link, scegliere una data da solo, o lasciare perdere tutto.

In un sondaggio di gruppo il silenzio non significa quasi mai rifiuto. Significa che la domanda non è arrivata alle persone, o che le ha raggiunte in un momento in cui rispondere costava più di dieci secondi. I cinque motivi qui sotto coprono quasi tutti i sondaggi muti, e ognuno ha un rimedio che richiede un solo messaggio.

Aiuta sapere com’è la normalità. In un sondaggio inviato a un gruppo che già sa dell’evento, circa metà dei voti arriva nelle prime ore e il resto gocciola su due o tre giorni. Le ultime due o tre persone hanno quasi sempre bisogno di un secondo messaggio. Un sondaggio che ha ventiquattro ore e un terzo delle risposte non è quindi un sondaggio fallito: è un sondaggio che attende il suo sollecito.

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   Il link non è mai arrivato davvero

   Pubblicato in un thread che ha continuato a scorrere, sepolto sotto altri quattro messaggi, o inviato una volta sola alle undici di sera. Metà delle persone che sta aspettando semplicemente non l’ha mai visto. Lo rimandi come messaggio a sé, con nient’altro dentro.

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   Nessuno sa quando chiude

   Un sondaggio senza data di fine non è mai urgente oggi. Niente lo chiude per Lei, quindi la scadenza deve vivere nel Suo messaggio: «prenoto domenica sera con quello che ho». Quella sola frase sposta la maggior parte dei voti.

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   Ci sono troppe date

   Dodici opzioni trasformano un compito da dieci secondi in un compito a casa, e le persone lo rinviano. A tre o cinque date si risponde sul momento, e una in più la può sempre aggiungere dopo se nessuna funziona.

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   Il sondaggio chiede qualcosa che preferirebbero non dare

   Se ha attivato l’opzione per raccogliere le email dei partecipanti e in realtà non Le serve, ha aggiunto un motivo per chiudere la scheda. Senza di essa, un nome di battesimo è tutto ciò che qualcuno deve scrivere.

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   Il gruppo davvero non può

   A volte le date sono sbagliate per tutti e nessuno vuole essere quello che lo dice. Quello non è silenzio, è una risposta: proponga due date in un’altra settimana e vedrà le stesse persone votare in pochi minuti.

Sollecitare le risposte funziona quando il messaggio fa il lavoro al posto di chi legge. Un semplice «allora?» gli chiede di risalire la chat e ritrovare il link. Quattro elementi, un messaggio, nessuna scusa:

• Di nuovo il link, per intero. Non «vedi sopra». Lo stesso link della prima volta: i voti già dati sono ancora lì, e nessuno deve ricominciare.
• A cosa serve, in una riga. «Cena per il compleanno di Ilaria, quattro sabati di marzo.» Le persone rispondono a una domanda che capiscono, non a un indirizzo web.
• Un giorno e un’ora in cui deciderà. «Giovedì sera.» Scelga un giorno abbastanza vicino per essere credibile e abbastanza lontano perché la risposta sia possibile.
• Chi manca ancora, per nome. Non per far vergognare nessuno, ma perché un elenco di nomi rende la richiesta personale: «aspetto ancora Tommaso, Anna e Samuele».

Dove lo invia conta quanto ciò che dice. Un link morto in una chat di gruppo di solito ci muore due volte; un messaggio diretto, o un invito email spedito dal sondaggio stesso, atterra in un posto che una persona legge davvero. Pollendar invia 20 indirizzi al massimo per volta, che è un buon motivo per limitare la lista alle persone la cui risposta cambia la data.

Una tabella dei risultati riempita a metà dice più di quanto sembri. Ecco che cosa mostrano davvero sei inviti e tre voti:

L’evidenziazione gialla non è un messaggio di fallimento. Segnala la riga in testa quando nessuno ha ancora raggiunto una data unanime: quella che ha più sì, e meno no a parità di sì. La legga come «questa è la migliore opzione sul tavolo, manca ancora qualcuno». Il verde compare solo quando tutti i votanti hanno detto sì alla stessa riga.

Contano anche i cerchi vuoti. Sono le persone che non hanno votato, e non contano né come un sì né come un no. Una data che nessuno ha spuntato non viene mai evidenziata, ed è la tabella che si rifiuta di raccomandare qualcosa su prove troppo sottili. Se la domenica resta rossa per le tre persone che hanno risposto, può già cancellarla e smettere di aspettarla.

Questa cosa sorprende quasi tutti. Vota Lei, ricarica il sondaggio, e nessuna riga è colorata. Non c’è niente di rotto: con un solo votante la tabella non evidenzia deliberatamente nulla. Una persona che dice sì a cinque date non è un accordo, è una preferenza, e colorarla significherebbe fingere di avere una risposta.

La stessa protezione vale all’estremo opposto. Se l’evidenziazione finisse per coprire tutte le righe della tabella, viene lasciata cadere: un tabellone colorato da cima a fondo non Le dice dove guardare. Le due regole esistono perché il colore continui a significare qualcosa quando compare. Aspetti il secondo e il terzo voto, e la tabella comincia a indicare.

Un’altra cosa da verificare prima di dare la colpa al sondaggio: che le persone che sta aspettando siano effettivamente nella tabella. Ogni partecipante scrive un nome quando vota, e un nome che non riconosce è di solito qualcuno che ha risposto per due. Se qualcuno ha votato due volte, o se un collega non fa più parte del gruppo, può usare «Rimuovere un votante» e l’evidenziazione viene ricalcolata sui votanti rimasti.

A un certo punto sollecitare costa più di quello che rende. La mossa giusta dipende da quante risposte Le mancano, e da chi sono.

La terza carta è il finale onesto di quasi tutti i sondaggi muti. Aspettare la dodicesima risposta Le costa il locale, il tavolo che voleva prenotare e una settimana delle Sue serate. Due o tre giorni dopo il sollecito, la riga gialla è buona quanto saranno le informazioni che avrà, e scegliere quella batte lasciare un sondaggio aperto per quindici giorni. Annunci la data, la aggiunga al Suo calendario dalla riga evidenziata (file iCalendar, Google Calendar o Outlook Web), e le persone che non hanno mai votato Le diranno abbastanza presto se non va loro bene.

Un sondaggio muto ha in genere una causa a monte del link. Questi sono gli errori che vale la pena correggere prima di preparare il prossimo, e sono le stesse abitudini descritte nel metodo in quattro tempi per fissare una data.

• Chiedere troppo in anticipo. Poche persone conoscono il proprio calendario oltre i due mesi. Un sì per la primavera prossima vale poco, e quasi tutti preferiranno non rispondere piuttosto che tirare a indovinare.
• Usare il tipo di sondaggio sbagliato. Una riunione votata per giornate intere riceve risposte che non risolvono niente. Il tipo «Fascia oraria» chiede orari precisi, e il tipo «Periodo» più giorni consecutivi.
• Fare a trenta persone una domanda pensata per sei. Trovi la data con il piccolo gruppo che la decide davvero, poi la annunci a tutti gli altri. Organizzare un gruppo scala male per costruzione.
• Preoccuparsi di fusi orari già gestiti. Ognuno vede date e orari nel proprio fuso orario, convertiti per lui e indicati accanto alla tabella. Nessuno deve fare calcoli, quindi quello non è mai il motivo per cui non hanno votato.

E un limite onesto su tutto questo: in un sondaggio di disponibilità un sì non è una conferma. Le dice chi può venire, non chi verrà. Il sondaggio esiste perché Lei smetta di scegliere alla cieca; è l’invito che manda dopo a impegnare davvero le persone.