Tutto dipende da una casella rimasta vuota
Si prenota un luogo, si conferma un catering, partono gli inviti. Nessuna di queste tre cose si muove finché la data resta in sospeso — e la data dipende da persone che non si parlano tra loro.
Da qui la tentazione di decidere da soli e di raccogliere i rimpianti uno a uno dopo. Chiedere costa meno. Basta chiedere in un modo a cui si possa rispondere in dieci secondi.
Il metodo, in quattro tempi
- 1
Porre la cornice prima di chiedere
Un intervallo («un sabato di marzo»), una durata, un numero approssimativo di persone. Senza una cornice ognuno risponde a una domanda un po’ diversa, e le risposte non si sommano.
- 2
Proporre da tre a cinque opzioni
Abbastanza perché qualcuno possa dire sì, poche abbastanza perché si risponda subito. Oltre, il sondaggio diventa un compito a casa e le risposte si disperdono.
- 3
Annunciare una scadenza
«Chiudo domenica sera.» Un sondaggio senza data di fine resta aperto per sempre, e le ultime persone non rispondono mai.
- 4
Decidere, poi annunciare una volta sola
La data scelta, il luogo, l’ora, in un solo messaggio. I partecipanti possono aggiungere la data direttamente al proprio calendario dalla tabella dei risultati.
Perché quindici date valgono meno di quattro
Offrire una scelta ampia sembra generoso. In pratica ogni opzione in più è una decisione in più per ogni invitato, e le risposte si allargano: quindici date spuntate alla rinfusa da dieci persone non indicano nessun vincitore chiaro.
Da tre a cinque opzioni ben scelte fanno il contrario. Si rispondono a colpo d’occhio, e la tabella risolve la questione da sé.
Quando è l’ora che conta
Una riunione non si fissa in un giorno ma a un’ora. Il tipo «Fascia oraria» propone orari precisi, anche più di uno al giorno, e la tabella si legge esattamente nello stesso modo.
| Lea | Tommaso | Ana | Samuele | |
|---|---|---|---|---|
| mar 7 apr9:00 – 10:00 | ✓ | ✕ | ✓ | ✓ |
| mar 7 apr14:00 – 15:00 | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| gio 9 apr11:00 – 12:00 | ✓ | ✓ | ? | ✓ |
Una volta fissata la data
- Ognuno mette la data nel proprio calendario dalla tabella dei risultati, su Google Calendar, Outlook o in un file da importare.
- L’invito può spedirlo Lei stesso se ha chiesto le email al momento della creazione: i partecipanti finiscono direttamente nel Suo evento di calendario.
- Niente è scolpito nella pietra. Aggiungere una data riapre semplicemente il voto, senza nuovo sondaggio da creare né nuovo link da inviare.