Alternative a Doodle: cosa offre davvero un sondaggio di gruppo gratuito

In genere lo strumento che usava non ha niente di sbagliato. Semplicemente, qualcosa al suo interno ha smesso di andarLe bene: una pagina di accesso davanti a un sondaggio che voleva inviare in due minuti, un limite raggiunto al quarto sondaggio del mese, o un campo che chiede a trenta persone l’indirizzo email prima di lasciarle spuntare una casella.

Quella breve lista di fastidi è anche l’unica base solida per un confronto. Gli elenchi di funzioni e i prezzi cambiano ogni anno, e qualsiasi pagina che li citi è superata dopo pochi mesi. Ciò che uno strumento Le chiede prima di funzionare, e ciò che Le impedisce di fare una volta che funziona, cambia molto più lentamente. È questo che confrontiamo qui: quattro strumenti che si usano davvero per trovare una data di gruppo, giudicati sul prezzo d’ingresso invece che sulla lunghezza del depliant.

Prima di leggere qualsiasi confronto, compreso questo, stabilisca che cosa sta davvero comprando con la Sua attenzione. Tre domande coprono quasi tutti i casi.

La quarta domanda riguarda solo una parte dei lettori, e per loro conta enormemente: dove finiscono le risposte, e che cosa fa il servizio con gli indirizzi delle persone che hanno risposto.

Quattro strumenti, descritti prima in modo piano e poi per il compromesso che impongono. Nessuno di loro è uno strumento scadente; ognuno protegge qualcosa di diverso.

• Doodle è ciò che quasi tutti intendono con «sondaggio di date»: l’organizzatore elenca le opzioni, i partecipanti spuntano una griglia, e le risposte si raccolgono in un unico posto. Ha dei piani a pagamento accanto alla versione gratuita, e quali funzioni stiano su un lato o sull’altro è cambiato più di una volta nel corso degli anni. È questa la cosa da verificare invece che da leggere: se creare un sondaggio e rispondere a un sondaggio funzionano ancora come se li ricorda, e se la versione gratuita copre ancora il numero di partecipanti che Le serve.
• When2meet prende la strada opposta. Invece di una breve lista di opzioni, i partecipanti colorano la propria disponibilità su una griglia continua di giorni e ore, e Lei legge la sovrapposizione come una mappa di calore. Niente da installare, nessuna registrazione. Il compromesso sta proprio in quella griglia: è lo strumento migliore quando la domanda è «un momento qualsiasi della prossima settimana», ed è più faticoso del necessario quando la domanda sono quattro sabati precisi, perché ciò che ne esce è un’immagine da interpretare invece di una riga su cui agire.
• Un modulo Google non è affatto uno strumento per fissare date, ed è esattamente per questo che la gente lo usa: una sola domanda a caselle con l’elenco delle date, dentro un servizio a cui già affida il resto dei suoi documenti. L’organizzatore ha bisogno di un account Google; se ne abbiano bisogno anche quelli che rispondono dipende da come il modulo viene condiviso, quindi lo verifichi prima di inviarlo fuori dalla Sua organizzazione. Ciò che Le restituisce è un foglio di calcolo di risposte, il che significa che contare, ordinare e sciogliere i pareggi tocca a Lei. Accettabile per otto persone, pesante per trenta.
• Pollendar è lo strumento dietro questo blog, quindi legga la descrizione e la verifichi invece di fidarsi dell’entusiasmo. È un sondaggio di disponibilità gratuito: nessun account per crearne uno, nessun account per rispondere, e l’email dell’organizzatore è opzionale: richiesta solo se spunta la casella per essere tenuto informato, usata solo per inviarLe i Suoi link, e mai condivisa con terzi. Un partecipante indica un nome, e un’email solo se l’ha chiesta al momento della creazione del sondaggio. Tre tipi coprono i casi abituali: «Data» per giornate intere, «Fascia oraria» per orari precisi, «Periodo» per più giorni consecutivi. Non esiste un piano a pagamento, e questa è tutta la risposta alla domanda su cosa limiti la versione gratuita. Che cosa chiede a un organizzatore e a trenta partecipanti è spiegato più in dettaglio nella sua pagina dedicata.

È qui che gli strumenti si distinguono di più, ed è qui che il confronto è più facile da fare da sé: mandi le stesse quattro date attraverso due di loro e guardi che cosa Le restituisce ciascuno. Un sondaggio Pollendar restituisce una tabella, con le date tenute in ordine di calendario così che non perda mai i riferimenti.

Ogni partecipante risponde «Sono disponibile», «Potrei essere disponibile» oppure «Non sono disponibile», che la tabella mostra come una spunta verde, un punto di domanda giallo e una croce rossa. Il verde segnala una riga a cui tutti i votanti hanno detto sì. Il giallo segnala la migliore riga dopo quella, o la riga in testa quando nessuno ha raggiunto una data unanime: un modo di dire «questo è il meglio che ha per ora». Le righe si ordinano per numero di sì, poi per numero di no. Una riga a cui nessuno ha detto sì non viene mai evidenziata, e con un solo votante non viene evidenziato niente.

Due dettagli contano quando il gruppo è sparso. Date e orari vengono convertiti nel fuso orario di ogni lettore (quello del browser per impostazione predefinita, oppure un altro scelto nel menu delle impostazioni, con il «Fuso orario» in uso indicato accanto alla tabella), così nessuno fa calcoli sul telefono a mezzanotte. E le righe evidenziate portano un pulsante per aggiungere la data al calendario, in formato iCalendar (.ics), Google Calendar o Outlook Web; se ha raccolto le email dei partecipanti, l’evento di calendario può invitare le persone che hanno detto sì.

Un confronto in cui la riga dell’autore non ha nessun punto debole è una pubblicità. Ecco le quattro cose che vengono chieste più spesso e che non troverà.

• Nessun promemoria automatico. Niente va a stuzzicare le due persone che non hanno risposto. Sollecitarle è un messaggio che manda Lei, e di solito è anche più rapido: un nome in una chat di gruppo funziona meglio di una notifica che nessuno legge.
• Nessuna scadenza, nessuna chiusura. Un sondaggio resta aperto finché non decide Lei. Metta l’ora di chiusura nel messaggio che invia con il link, «decido domenica sera», e poi decida domenica sera.
• Nessun sondaggio ricorrente. Niente si ripete da solo. Un rito settimanale significa creare un nuovo sondaggio ogni settimana, il che lo rende poco adatto a una riunione fissa.
• Nessuna integrazione, nessun thread di commenti, nessun allegato. Non esiste un’applicazione per Slack o per Teams. Il link viaggia nel canale che il Suo gruppo già legge, e la discussione resta dove sta il gruppo.

Un semplice link vince quando le persone che rispondono non hanno nessun motivo di investire qualcosa nella Sua riunione: un club, una famiglia, un turno di volontariato, trenta genitori che non creeranno mai un account per una data di marzo. Lì lo strumento più leggero non è un compromesso, è il punto.

Spostare un gruppo su un altro strumento costa un messaggio, a condizione che quel messaggio non chieda a nessuno di imparare qualcosa.

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   Proponga da tre a cinque opzioni, non quindici

   Qualunque strumento scelga, una lista lunga disperde le risposte e nessuna riga emerge. A una lista corta si risponde a colpo d’occhio, ed è tutta la ragione per cui le risposte arrivano.

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   Invii un solo link dove il gruppo già sta

   La chat di gruppo, il thread, la newsletter. Può anche usare «Invitare via email» dal sondaggio stesso, 20 indirizzi al massimo per invio.

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   Annunci una scadenza Sua

   Nessun sondaggio gratuito dovrebbe essere incaricato di chiudersi da sé, e questo non ci prova nemmeno. Indichi il giorno in cui deciderà, nello stesso messaggio del link.

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   Decida una volta, poi lasci aggiungere la data

   Annunci la data scelta in un solo messaggio invece che in tre. I partecipanti la aggiungono al proprio calendario dalla riga evidenziata, nel formato che il loro calendario parla.

Se vuole la versione più breve possibile di ciò che lo strumento fa prima di impegnarci un gruppo, la presentazione di Pollendar copre i tre tipi di sondaggio e la tabella dei risultati in circa due minuti di lettura.