Aggiungere la data scelta al Suo calendario

Un sondaggio di disponibilità finisce con un anticlimax silenzioso. La tabella dice sabato 15 novembre, nessuno obietta, e poi non succede niente: la data vive in una scheda del browser, su un link che quasi nessun partecipante aprirà una seconda volta.

Due settimane dopo qualcuno chiede se era il 15 o il 22. La risposta è nel sondaggio, ed è esattamente il problema. Una tabella dei risultati registra una decisione; non torna a ricordarGliela. Un calendario è il solo posto che Le spinge addosso una data la mattina in cui conta.

L’ultimo passaggio dell’organizzazione non è quindi scegliere la data. È far uscire la data dalla tabella e farla entrare nei calendari, e questo è un solo clic sulla pagina dei risultati: «Aggiungere al Suo calendario», sulla riga che ha vinto.

Qui conta più che altrove, perché Pollendar non ha nessuna data di chiusura, nessun promemoria automatico e nessuna notifica che annunci una decisione presa. Niente scade e niente stuzzica nessuno. L’esportazione è ciò che sostituisce tutte e tre le cose.

Non su tutte. Il pulsante sta sulle righe che la tabella indica: quella verde, a cui tutti i votanti hanno detto sì, e quella gialla subito dietro. Le righe si ordinano per numero di sì, poi per numero di no, quindi una data a cui manca un «potrei» viene prima di una data a cui manca un «no». Una data a cui nessuno ha detto sì non porta mai il pulsante.

La limitazione è voluta. Un pulsante di esportazione su tutte e quindici le righe di un sondaggio è un invito a prenotare la data che preferiva Lei, ed è così che un gruppo si ritrova con un venerdì confermato a cui tre persone non possono venire. Se non Le è chiaro come vengono decise le due evidenziazioni, le regole per leggere la tabella valgono due minuti prima di esportare qualsiasi cosa.

Vale la pena conoscere un caso limite. Quando il colore coprirebbe tutta la tabella viene lasciato cadere, perché un tabellone evidenziato da cima a fondo non dice niente. Ma le righe che avrebbero portato il pulsante lo portano comunque. E con un solo votante non viene evidenziato niente, mentre una data che una sola persona ha spuntato si può comunque esportare. Il colore risponde alla domanda «dove devo guardare»; il pulsante risponde a «che cosa potrei prenotare», e non sono esattamente la stessa domanda.

Il pulsante apre un breve menu con tre voci. Producono lo stesso evento; ciò che cambia è dove atterra.

Se dei tre deve ricordarne uno solo, ricordi il file .ics. È il formato su cui tutte le applicazioni di calendario si sono messe d’accordo da vent’anni, ed è anche quello che può inoltrare: lo allega a un messaggio e chi lo riceve aggiunge l’evento da sé, qualunque cosa usi. Gli altri due saltano semplicemente il download e l’importazione, cosa che vale qualcosa quando tutto il gruppo vive già nello stesso posto.

• Il titolo del sondaggio diventa il titolo dell’evento. Se il Suo sondaggio si chiama «Sondaggio 3», lo rinomini prima di esportare, oppure rinomini l’evento dopo: è la riga che tutti vedranno nel proprio calendario per il mese che viene.
• Il giorno scelto, preso dalla riga su cui ha cliccato. Un sondaggio «Data» dà un giorno; un sondaggio «Fascia oraria» dà gli orari esatti che sono stati votati; un sondaggio «Periodo» dà i vari giorni consecutivi.
• Il Suo fuso orario, già applicato. Pollendar mostra ogni data e ogni ora convertite nel fuso in cui legge: quello del browser per impostazione predefinita, oppure un altro scelto nel menu delle impostazioni, indicato accanto alla tabella sotto «Fuso orario». L’esportazione porta quel fuso con sé, così l’evento è corretto per chiunque lo apra e nessuno fa calcoli.

Quest’ultimo punto è il vantaggio silenzioso dell’esportare invece di riscrivere. Una data ricopiata a mano in un invito è una data che qualcuno convertirà male; un evento che porta con sé il proprio fuso orario non può essere letto un’ora prima a Lisbona e un’ora dopo a Berlino. Lo stesso ragionamento governa il sondaggio in sé, che è l’argomento di organizzare una riunione tra fusi orari diversi e vale una lettura quando il Suo gruppo è sparso su tre paesi.

Ci sono due modi onesti di finire, e la scelta è stata fatta in parte quando ha creato il sondaggio.

Se ha spuntato l’opzione che chiede ai partecipanti l’email per aggiungerli al Suo evento di calendario, l’evento esportato può invitare le persone che hanno detto sì. Ricevono l’invito dal Suo calendario, la data atterra nel loro, e Lei vede chi ha accettato nel posto che già guarda. È la strada più breve da una tabella dei risultati a una stanza piena di persone.

Quell’opzione ha però un costo, e lo pagano i partecipanti: rispondere significa ora dare un nome e un’email invece del solo nome. Per un consiglio o per una squadra, a nessuno dispiace. Per una cena con undici amici, un indirizzo è un motivo in più per chiudere la scheda. Con l’opzione disattivata un nome di battesimo basta, e il sondaggio resta una cosa a cui si risponde in dieci secondi.

Senza le email, la data la annuncia Lei: un solo messaggio con il giorno, l’ora e il luogo, e il link del sondaggio sotto. Tutti quelli che hanno votato vedono lo stesso pulsante sulla stessa riga evidenziata, quindi ognuno esporta l’evento nel proprio calendario, nel proprio formato. È un clic in più per loro e nessun indirizzo consegnato, che per un incontro privato è spesso lo scambio migliore.

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   Scelga la riga, non il colore

   Il verde se c’è una riga verde. Il giallo quando nessuno ha raggiunto l’unanimità. In quel caso guardi chi manca prima di prenotare, perché la tabella Le sta dicendo che la migliore opzione non è un’opzione perfetta.

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   La esporti una volta

   iCalendar se è indeciso o se vuole qualcosa da inoltrare, Google Calendar o Outlook Web se è lì che vive già la Sua settimana. Controlli il titolo mentre l’evento è ancora aperto.

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   Inviti o annunci

   Inviti chi ha detto sì dall’evento di calendario, se ha raccolto le email. Altrimenti invii un solo messaggio con la data, l’ora e il luogo, e ci lasci dentro il link del sondaggio.

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   Poi consideri il sondaggio concluso

   Lasci il link in piedi per i ritardatari: non c’è niente da chiudere, e un voto tardivo ormai non cambia nulla. La data esiste in un calendario, che è il solo posto in cui doveva stare.

Un sondaggio non è un invito. Finché qualcuno non crea l’evento, una data decisa è soltanto una riga colorata a cui cinque persone hanno già smesso di pensare. Il clic che sistema la cosa richiede due secondi, ed è il passaggio che si salta.