Come fissare la data di un consiglio di amministrazione

Un consiglio di amministrazione ha due liste di invitati, e confonderle è ciò che rende la data impossibile da trovare. La prima è formata dalle persone la cui presenza rende valida la riunione: i consiglieri, gli amministratori, i membri del comitato indicati nello statuto. La seconda è tutto il resto: il revisore, il commercialista, il direttore generale, chi redige il verbale, un ospite invitato per un solo punto all’ordine del giorno.

Solo la prima lista entra nel sondaggio di disponibilità come vincolo. Se interpella entrambe raccoglie quattordici risposte dove ne servivano otto, e la data che ne esce va bene agli osservatori invece che a chi vota.

• I membri con diritto di voto. Li conti e li elenchi prima di scrivere qualsiasi cosa. È per questa lista che il sondaggio esiste, e il suo numero è quello con cui viene confrontata ogni riga della tabella dei risultati.
• Le persone necessarie per un solo punto. Il tesoriere che presenta i conti, l’avvocato su una sola delibera. Chieda la loro disponibilità separatamente, poi collochi il loro punto dentro la fascia scelta dal consiglio.
• Gli osservatori. A loro la data si comunica, non si chiede. Mandare loro il link del sondaggio è il modo più rapido di trasformare una decisione da otto persone in una negoziazione da venti.

Il quorum è il numero minimo di membri con diritto di voto che devono essere presenti perché la riunione possa deliberare. Lo statuto indica la cifra: la metà più uno, due terzi, oppure un numero fisso come quattro. La legga prima di scrivere il sondaggio, perché è il numero che sta davvero cercando di raggiungere.

Un consiglio di nove membri con un quorum di cinque non ha bisogno di nove sì. Gliene servono cinque, da membri che contano per il quorum. Inseguire l’unanimità quando cinque sarebbero bastati è il modo in cui la data di un consiglio slitta da metà novembre a dicembre: i due consiglieri che non rispondono mai tengono in ostaggio tutto l’organo.

Scriva quindi il quorum accanto al sondaggio, e legga ogni riga della tabella in rapporto a quello e non alla lista completa. Una riga con sei sì in un consiglio di nove è una riunione che si può tenere. Una riga con nove sì è un bonus, non un requisito.

Quasi tutti gli statuti impongono che l’avviso di convocazione parta un certo numero di giorni prima della riunione: sette, dieci, quindici, a volte ventuno. Quel termine ha una conseguenza che si scopre troppo tardi. Il sondaggio deve chiudersi prima che parta la convocazione, e la convocazione deve partire prima della data più vicina proposta nel sondaggio. Il che significa che la prima data che propone non può essere martedì prossimo.

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   Trovi il termine di preavviso nello statuto

   È in genere una riga nell’articolo dedicato alle riunioni del consiglio. Ammettiamo che sia di quindici giorni, contati dal giorno in cui l’avviso viene spedito.

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   Conti a ritroso dalla prima data che vuole proporre

   Quindici giorni prima di quella data è il giorno in cui la convocazione deve partire. Niente di ciò che propone può stare più vicino di così.

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   Lasci al sondaggio tre o quattro giorni lavorativi suoi

   I consiglieri rispondono fra due altre cose. Un fine settimana in mezzo vale mezza giornata, non di più: chieda un lunedì e avrà le risposte entro giovedì.

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   Annunci la data di chiusura quando condivide il link

   Pollendar non ha alcuna funzione di chiusura, quindi la scadenza la dichiara Lei: la metta nel titolo del sondaggio o nel messaggio che porta il link, e dopo smetta di contare.

Metta insieme quei tre numeri e il conto è onesto: quattro giorni di sondaggio più quindici giorni di preavviso significano che il consiglio più vicino che può fissare oggi è a circa tre settimane. Proporre date dentro quella finestra produce soltanto una data che poi non potrà convocare.

Un consiglio dura novanta minuti, non un pomeriggio. Chiedere a un consigliere se è libero il 12 novembre Le procura un sì che evapora nel momento in cui annuncia le 9:00. Proponga gli orari, non le giornate, e le risposte vorranno dire qualcosa.

Tre giornate candidate con due fasce ciascuna (una di mattina presto e una di prima serata) danno sei righe e chiedono molto poco a chiunque. Mettono anche in evidenza la spaccatura su cui altrimenti si discuterebbe per una settimana: i consiglieri che hanno un lavoro a tempo pieno spuntano le serate, i membri in pensione spuntano le mattine, e la tabella Le mostra fra quale metà del consiglio sta scegliendo.

Ogni consiglio ne ha uno. Risponde alle email dal telefono, nel fine settimana, e non ha alcuna intenzione di registrarsi da qualche parte per dirLe che è libero un giovedì. È un vincolo reale, ed esclude buona parte di ciò che viene proposto nelle riunioni.

• Nessuno si registra per votare. Un partecipante apre il link, indica un nome, spunta le righe e chiude la scheda. Un indirizzo email viene chiesto solo se ha attivato l’opzione per raccoglierlo al momento della creazione del sondaggio.
• Nemmeno Lei ha bisogno di un account. «Accedere con Google» è opzionale e fa una cosa sola: Le permette di ritrovare i Suoi sondaggi da un altro dispositivo. Se conserva il Suo link di amministrazione, può saltarlo.
• Un solo link, come preferisce inviarlo. Lo incolli nell’email che stava già scrivendo, o usi «Invitare via email» dal sondaggio stesso, 20 indirizzi al massimo per invio. Le due strade finiscono nella stessa tabella dei risultati.
• I consiglieri all’estero vedono il proprio orologio. Gli orari sono convertiti per ogni lettore, così un membro a Montréal vota sulle 18:00 di Parigi senza fare nessuna sottrazione. Ne parliamo in organizzare una riunione tra fusi orari diversi.

Le righe restano in ordine di calendario, così non perde i riferimenti. È l’evidenziazione che indica dove guardare: il verde segnala una fascia a cui tutti i votanti hanno detto sì, il giallo la migliore subito dopo, o la riga in testa quando nessuna fascia raggiunge l’unanimità. In un consiglio, il secondo caso è quello normale.

Qui niente è unanime, e il sondaggio è comunque finito. La fascia di giovedì ha cinque sì su sei, quindi supera un quorum di quattro con uno di margine: esattamente il margine a cui mirare. La fascia di martedì ha quattro sì e un «Potrei essere disponibile», che è la stessa riunione appoggiata su una persona che legge bene il proprio calendario. Un «potrei» non conta né come un sì né come un no, e nemmeno un consigliere che non ha risposto: non legga una casella vuota come un’obiezione, e non la legga come un consenso.

«Aggiungere al Suo calendario» si trova sulle righe evidenziate, in formato iCalendar (.ics), Google Calendar oppure Outlook Web. Se ha chiesto ai partecipanti l’email al momento della creazione del sondaggio, l’evento di calendario può invitare i membri che hanno detto sì, e Le risparmia di ribattere sei indirizzi.

Il sondaggio ha fatto il suo lavoro nel momento in cui una riga è diventata gialla. Tutto ciò che dà peso giuridico alla riunione viene dopo, e conviene farlo in un solo passaggio invece che in sei risposte a un thread.

• Invii la convocazione una volta sola. Data, ora, luogo o link della riunione, e l’ordine del giorno con le delibere da votare. È il documento che impegna le persone, e quello che verrà citato se una decisione sarà contestata.
• Dica che cosa fa con chi ha detto no. Basta una riga: se si aspetta una delega, un voto scritto, o semplicemente la loro assenza. È il silenzio a produrre le sorprese del giorno stesso.
• Tenga il link del sondaggio nel fascicolo. È una traccia datata di chi è stato interpellato e di che cosa ha risposto ciascuno, e risponde alla domanda «perché questa data e non un’altra» senza frugare nella posta di nessuno.
• Registri le presenze a parte. Il quorum si conta in sala, dal foglio delle presenze o dal registro dei collegamenti. Il verbale nomina chi era presente; il sondaggio ha solo detto chi pensava di esserci.