Organizzare una riunione tra fusi orari diversi

È partito un invito per le 9:00. Tre persone si sono collegate alle 9:00, una alle 10:00, e una era sveglia dalle 3:00 del mattino per niente. Nessuno ha letto male: il messaggio non diceva di quali 9:00 si trattasse.

Questa è tutta la difficoltà di organizzare una riunione tra fusi orari diversi. La domanda in sé è semplice: solo che è posta in un’unità che cambia valore a seconda di chi la legge. Chieda a sei colleghi in quattro paesi quando sono liberi e ogni risposta arriverà in una valuta diversa, e finirà per convertirle Lei, tardi, in un foglio di calcolo, due volte.

Un sondaggio di disponibilità toglie la conversione dalla conversazione. Lei propone gli orari una volta sola; ogni partecipante li legge sul proprio orologio e spunta ciò che gli va bene. I calcoli sono fatti prima che a qualcuno venga chiesto qualcosa.

L’istinto generoso è etichettare tutto a mano: un sondaggio intitolato «Kick-off 9:00 CET», o etichette di data che dicono «14:00 CET / 8:00 ET». Non lo faccia. È la mossa che si rompe con la massima affidabilità.

Ogni lettore vede già gli orari proposti convertiti nel proprio fuso orario: quello del browser per impostazione predefinita, oppure un altro scelto nel menu delle impostazioni. Il «Fuso orario» in uso è indicato accanto alla tabella, così nessuno deve fidarsi di un’ipotesi, e cambiarlo ridisegna la tabella immediatamente con gli stessi voti dentro. Gli orari compaiono in formato 12 o 24 ore secondo la lingua del lettore, che è un’altra cosa che non deve decidere per nessuno.

Un fuso scritto nel titolo è peggio che ridondante. È anche:

• Sbagliato due volte l’anno. CET diventa CEST alla fine di marzo, e ET diventa EDT due settimane prima. Un’etichetta congelata nel testo non segue; l’ora convertita sì.
• Ambiguo per la maggior parte del mondo. «ET» copre due scostamenti diversi a seconda del mese, e non significa assolutamente niente per un lettore a Bangalore o a São Paulo.
• Contraddetto dalla riga sotto. Il titolo dichiara 9:00 CET, la tabella mostra 13:30 al lettore in India. Una delle due è sbagliata, e non è mai la tabella.

Scriva il titolo in parole semplici, «Pianificazione Q4, un’ora», e lasci che gli orari rispondano da sé.

Prima di proporre qualsiasi ora, calcoli la finestra. È quella la decisione vera, e si fa in cinque minuti con un orologio mondiale.

Sovrapponga le giornate lavorative locali, mettiamo dalle 9:00 alle 18:00 per ogni gruppo. L’Europa occidentale e la costa orientale degli Stati Uniti si intersecano per circa tre ore, nel tardo pomeriggio europeo. Sostituisca gli Stati Uniti con l’India e la finestra si allarga a quattro o cinque ore, ma di prima mattina in Europa. Chieda tutte e tre le aree nella stessa ora e non resta assolutamente niente: Bangalore è già andata a casa prima che Boston si sieda alla scrivania.

1. 1

   Conti i fusi, non le persone

   Sei colleghi in due paesi sono un problema a due fusi. Una persona in viaggio lo porta a tre, quindi chieda dove sarà ciascuno quella settimana, non dove abita.

2. 2

   Trovi la sovrapposizione una volta, in un posto solo

   Tenga solo ciò che si interseca, e accetti il numero che ne esce. Tre ore su due continenti sono normali, e un terzo continente spesso non lascia nessuna ora; né l’una né l’altra cosa significa che ha sbagliato.

3. 3

   Proponga da tre a cinque fasce al suo interno

   Distribuite su due o tre giorni diversi invece di accatastate in un solo pomeriggio. Un martedì pieno non deve escludere tutti in un colpo solo.

4. 4

   Dica quanto dura la riunione

   Un’ora dentro una finestra di due ore non lascia quasi margine. Metta la durata nel titolo, così nessuno vota per una fascia che in realtà non può tenere.

Il tipo si sceglie quando crea il sondaggio, e cambia ciò che viene chiesto ai partecipanti. Tra fusi orari diversi c’è una sola risposta sensata, ma vale la pena sapere perché le altre due non lo sono.

Niente di speciale, ed è proprio questo il punto. Le fasce restano in ordine di calendario, ogni votante è una colonna, e ogni risposta è «Sono disponibile», «Potrei essere disponibile» oppure «Non sono disponibile»: una spunta verde, un punto di domanda giallo, una croce rossa.

Il verde segnala una fascia a cui tutti i votanti hanno detto sì. Il giallo segnala la migliore subito dopo, o quella in testa quando nessuno ha raggiunto l’unanimità, che è il modo della tabella di dire «questo è il massimo che abbiamo ottenuto». Una fascia a cui nessuno ha detto sì non viene mai evidenziata, e con un solo votante non viene evidenziato niente.

Legga lo stesso tabellone da Bangalore e le tre etichette diranno 13:30, 18:30 e 21:30. Stesso sondaggio, stesse spunte, una colonna di orari diversa. Nessuno ha convertito niente.

«Aggiungere al Suo calendario» si trova poi sulle righe evidenziate, in tre formati: iCalendar (.ics), Google Calendar e Outlook Web. Il fuso orario viaggia con l’evento, così atterra all’ora giusta in ogni calendario che lo riceve, qualunque sia l’orologio di chi lo apre. Se ha chiesto ai partecipanti l’email al momento della creazione del sondaggio, l’evento di calendario può invitare le persone che hanno detto sì. Ne parliamo più diffusamente in aggiungere la data scelta al Suo calendario.

L’ora legale è ciò che frega le persone che hanno fatto tutto il resto per bene. Europa e America del Nord non cambiano l’ora nella stessa data: ci sono circa due settimane in primavera, e altrettante in autunno, in cui lo scarto abituale fra Roma e Boston è di un’ora diverso dal resto dell’anno.

Per una riunione singola questo non è un problema. Il sondaggio converte l’ora reale nella data reale, qualunque sia lo scostamento di quella settimana. Morde quando trasforma a mano una fascia scelta in una riunione fissa: un martedì alle 15:00 a Roma che era alle 9:00 a Boston diventa alle 10:00 a Boston per quindici giorni, e qualcuno si perde in silenzio i primi quindici minuti.

• Si vota sulla data in cui accadrà, non su «l’ora solita». Un sondaggio fatto in ottobre risponde per ottobre, e lo fa correttamente.
• Rifaccia il sondaggio per il trimestre successivo. Non esiste il sondaggio ricorrente, e costa meno di quanto sembri: un nuovo link, le stesse quattro fasce, due minuti. La disponibilità è cambiata comunque.
• Tenga d’occhio le settimane di passaggio. Fine marzo e fine ottobre in Europa, e le due settimane prima e dopo in America del Nord. Se una serie le attraversa, lo dica nel messaggio invece di sperare.
• L’emisfero sud va nella direzione opposta. Un collega a Sydney o a Santiago sposta il proprio orologio mentre l’Europa non si muove affatto, quindi lo scarto si chiude invece di aprirsi.

Una finestra di due ore significa che qualcuno prenderà la chiamata con la cena che si raffredda. Etichettare la fascia «18:00» e fermarsi lì non cambia niente; significa solo che la persona a cui costa lo scopre da sé.

Lo dica nel titolo o nel messaggio che porta il link: «17:00-19:00 ora di Roma, quindi sera tarda a Bangalore: scusate, e ditemi se è impossibile». Le persone accettano un’ora scomoda su cui sono state interpellate molto più facilmente di una che gli è stata imposta. E un «Potrei essere disponibile» su una fascia tarda significa spesso «posso, ma non ogni settimana», che merita una domanda diretta invece di un’ipotesi.