Trovare la data per la discussione della tesi

Una riunione di gruppo richiede quattro persone e un’ora. Una discussione di tesi richiede da quattro a sei commissari, almeno uno dei quali esterno e spesso in un altro paese, per una finestra di due o tre ore e non per una giornata. Ci aggiunga un’aula che contenga il pubblico, e una scuola di dottorato i cui moduli vanno depositati settimane prima.

È per questo che l’approccio abituale non regge. Chiedere per email «quali pomeriggi è libero a giugno?» produce cinque risposte in cinque formati diversi, metà delle quali condizionate, e nessuna confrontabile con le altre. Il vincolo è troppo stretto per essere espresso a parole. Serve un insieme chiuso di fasce che ogni commissario possa spuntare in meno di un minuto, e una sola tabella in cui la sovrapposizione sia visibile.

La finestra viene prima di tutto. Se invia un sondaggio senza conoscere i limiti esterni raccoglierà dei sì per date che la scuola di dottorato non può accettare, il che è peggio che non raccogliere niente.

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   Trovi le due date rigide

   Il termine di consegna, e la prima data in cui il regolamento permette una discussione dopo la consegna: spesso un preavviso da quattro a otto settimane. Tutto ciò che propone sta in mezzo a quelle due.

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   Conti a ritroso il tempo di lettura

   Un commissario esterno ha bisogno del manoscritto molto prima della discussione. Se lo ha ricevuto il 2 marzo, niente prima di metà aprile è una proposta seria, qualunque cosa consenta il regolamento.

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   Decida la durata della seduta

   Presentazione, domande, camera di consiglio e proclamazione: da due ore e mezza a tre, non novanta minuti. Proponga il blocco intero, altrimenti i commissari accetteranno una fascia che poi devono lasciare in anticipo.

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   Selezioni da sei a otto fasce

   Distribuite su due o tre settimane, al massimo due al giorno. Con meno di cinque non si sovrappone niente; con più di otto la commissione risponde a caso.

Non tutti i membri della commissione vincolano la data allo stesso modo. Interpellarli tutti insieme tratta un professore che arriva in aereo dall’estero come un collega due corridoi più in là, e il sondaggio finisce per ottimizzare per la persona sbagliata.

Così la lista è già filtrata nel momento in cui qualcuno vota. Il sondaggio parte poi una volta sola, con tutti i membri della commissione dentro, compresi i due che hanno disegnato la finestra, perché un informale «giugno per me va bene» non è una risposta su un giovedì pomeriggio preciso.

Orari. Una discussione non si tiene in un giorno, si tiene dalle 14:00 alle 17:00, e un commissario libero giovedì mattina non è libero giovedì pomeriggio. Crei il sondaggio con il tipo «Fascia oraria», che chiede orari precisi e Le permette di mettere due blocchi nello stesso giorno. Il tipo «Data», che propone giornate intere, sposta l’ambiguità solo di un passo più in là.

Dia a ogni fascia la sua durata reale. Al massimo due fasce al giorno, e le etichetti con il blocco completo che intende occupare, così nessuno accetta soltanto metà di esso.

Ogni commissario risponde «Sono disponibile», «Potrei essere disponibile» oppure «Non sono disponibile»: la spunta verde, il punto di domanda giallo e la croce rossa nella tabella. Il verde segnala una riga a cui tutti i votanti hanno detto sì; il giallo segnala la migliore subito dopo. Le fasce restano in ordine di calendario, così non perde i riferimenti mentre le risposte arrivano.

È qui che l’organizzazione fatta a mano si rompe di solito. Lei scrive «14:00» pensando al proprio orologio, il commissario a Montréal lo legge sul suo, e l’errore salta fuori una settimana prima della discussione.

• Ognuno vota sul proprio orologio. Ogni lettore vede le fasce convertite nel proprio fuso orario (quello del browser per impostazione predefinita, oppure un altro scelto nel menu delle impostazioni), con il «Fuso orario» indicato accanto alla tabella. Cambi l’impostazione e la tabella si ridisegna subito.
• Nessuno fa calcoli. Gli orari compaiono in formato 12 o 24 ore secondo la lingua di ogni lettore, così a un commissario non viene mai chiesto di sottrarre sei ore a mente prima di spuntare una casella.
• Nessun account, niente da installare. Un membro della commissione apre il link, spunta, e ha finito. Nemmeno creare il sondaggio richiede un account; «Accedere con Google» è opzionale e serve solo a ritrovare i Suoi sondaggi da un altro dispositivo.

Una cortesia resta a Lei e non al software: non proponga un blocco che cade alle 07:00 o alle 22:00 per il commissario esterno, anche se tecnicamente potrebbe partecipare. Le regole per organizzare una riunione tra fusi orari diversi valgono per una discussione come per qualsiasi altra riunione, con meno margine di errore.

L’aula è una risorsa, non un partecipante, ed è la parte che quasi tutti i candidati lasciano per ultima. Ci sono due modi per aggirarla, e la scelta dipende da chi controlla la prenotazione.

Se le aule sono scarse, interpelli prima la persona che le gestisce, e la aggiunga al sondaggio come qualunque altro votante: spunterà le fasce in cui un’aula adatta è libera. Una colonna in più, e la lista si restringe prima che la commissione la veda. Se prenotare è semplice, faccia il sondaggio solo con la commissione e prenoti per la fascia vincente lo stesso giorno in cui la tabella si stabilizza: nel giro di ore, non la settimana dopo, perché la riga che lunedì andava bene a tutti è una riga che martedì prenota qualcun altro.

Con cinque o sei commissari questo è l’esito normale, non l’eccezione. Nessuna riga è verde, e una riga è gialla: quella in testa, ordinata per numero di sì e poi per numero di no. Qui il giallo significa «questo è il meglio che abbiamo, manca ancora qualcuno».

Quella riga Le dà il nome del Suo problema. Guardi chi la blocca: una croce rossa, o un punto di domanda giallo di chi non ha ancora controllato. Poi interpelli direttamente quella sola persona: un solo messaggio su una sola fascia, cosa a cui è molto più facile rispondere che a una domanda aperta su giugno. Un «Potrei essere disponibile» diventa spesso un sì quando la data è quasi fissata e l’alternativa è un mese di ritardo.

Se la risposta è un no secco, aggiunga due o tre fasce allo stesso sondaggio invece di ricominciare. Il link resta lo stesso, i voti già dati restano dove sono, e la commissione deve rispondere solo per le righe nuove.

• Non è evidenziato proprio niente? Con un solo votante, o su una tabella in cui nessuna riga ha un sì, non c’è ancora nulla da indicare. Solleciti i voti prima di leggere il risultato.
• Un membro è stato sostituito? L’organizzatore può «Rimuovere un votante» dalla tabella, così un commissario che si è ritirato non continua a bloccare una riga a cui non parteciperà.
• Fascia concordata? «Aggiungere al Suo calendario» si trova sulle righe evidenziate e propone iCalendar (.ics), Google Calendar e Outlook Web. Se ha chiesto alla commissione l’email al momento della creazione del sondaggio, l’evento di calendario può invitare le persone che hanno detto sì.