Una encuesta de grupo sin cuenta y sin email

Treinta personas, un enlace. Algunas son compañeros de trabajo, otras son amigos de amigos y a otras no las ha visto nunca. La mitad lo abrirá en el móvil, de pie en una cola, con unos diez segundos de paciencia.

Lo que pida ese enlace lo está pidiendo usted. Si se abre en un formulario de registro, acaba de pedir a treinta personas una contraseña que reutilizarán mal y un buzón que no habían ofrecido. Casi todas cerrarán la pestaña y le dirán sus fechas por el chat del grupo, lo que le devuelve al punto de partida: contando mensajes a mano.

Así que la pregunta útil no es si organizar un grupo necesita una cuenta. Es exactamente qué le pide una encuesta a cada persona, y a qué renuncia usted cuando no pide nada.

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   Un título y al menos una fecha

   Eso es todo el requisito. De tres a cinco fechas funcionan mejor que una, pero nada le impide quedarse en una. El tipo que elija («Fecha», «Horario» o «Periodo») cambia lo que la gente marca, no lo que se le pide dar.

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   Su email, solo si quiere que le avisen

   El campo es opcional. Pasa a ser obligatorio únicamente si marca la casilla para que le mantengan informado, porque es justo para eso: enviarle sus enlaces de Pollendar. Nunca se comparte con terceros.

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   Una decisión sobre sus participantes

   Al crear la encuesta hay una opción: «Pedir el email de los participantes para añadirlos al evento de su calendario». Déjela desactivada y un nombre es todo lo que alguien tendrá que escribir. Actívela y lea antes las dos secciones siguientes.

Sin cuenta, sin contraseña, sin plan de pago que rechazar. La encuesta existe en cuanto la crea, y lo que recibe es un enlace. Ese enlace es la encuesta: lo pega en un chat de grupo, en un hilo, en un correo, o envía invitaciones por email desde la propia encuesta, veinte direcciones a la vez.

Alguien abre su enlace. Ve sus fechas y, si ya han contestado otras personas, la tabla llenándose. Pasan tres cosas, y solo tres.

Esa es toda la transacción. Nadie se registra, nadie elige una contraseña, nadie instala nada. Un participante que llega con un móvil prestado puede contestar y devolverlo. Si quiere la versión larga de cómo se acumulan después las respuestas, la presentación de la tabla de resultados lo cubre.

No pedir nada es la opción que consigue respuestas de treinta personas. No es gratis, eso sí, y las dos cosas que le cuesta conviene saberlas antes de elegir.

• Gana a quienes dudan. Un campo de email delante de una pregunta informal de sí o no filtra justamente a los participantes de los que menos seguro estaba: los del borde del grupo, los que van con prisa, los que cuidan su dirección. Con treinta invitados, esa es la diferencia entre veintidós respuestas y doce.
• Pierde la invitación. Todo el mundo puede seguir añadiendo la fecha elegida a su propia agenda desde las filas resaltadas, como archivo iCalendar, en Google Calendar o en Outlook Web. Lo que no puede hacer es que el evento de calendario invite a quienes dijeron que sí, porque no tiene ninguna dirección a la que invitarlos. En su lugar envía un mensaje con la fecha.
• Pierde la capacidad de distinguir a dos personas. Los nombres se escriben a mano, así que en un grupo de treinta dos Tomás son casi seguros y no sabrá qué columna es de quién. Pida un nombre y una inicial en el mensaje que envía con el enlace; no cuesta nada y salva la tabla.

Existe un camino intermedio y suele ser el acertado. Lance la encuesta sin pedir nada, deje que las fechas se cierren y recoja después las direcciones solo de las personas que de verdad necesita en el evento de calendario, que, para una cena o un partido de fútbol sala, no es nadie.

No, y no debería serlo. La tabla solo funciona porque cada columna lleva un nombre: necesita ver que Clara dijo que no al día 12 y que Samuel no se ha decidido sobre el 19. Una tabla de columnas sin nombre le da una puntuación y nada sobre lo que actuar.

Así que trate los nombres como públicos para el grupo. Los escriben los propios participantes, lo que significa que alguien puede contestar como «un compañero de la segunda planta» si quiere. Pero entonces no podrá perseguirlo por las fechas que se saltó, y ese es el trato que hizo esa persona, no el que ofrecía usted.

Cualquiera que tenga el enlace. No hay lista de invitados que mantener, ni invitación que aceptar, ni registro entre un desconocido y sus fechas, que es exactamente la razón por la que contestan las treinta personas, y exactamente lo que tiene que tener en cuenta. El enlace es el permiso. Una encuesta no es un secreto.

En la práctica es la misma disciplina que con un documento compartido: perfecto en un chat de grupo, perfecto en un correo a una clase o a un equipo, y merece pensarlo dos veces antes de una publicación pública. Si en la tabla aparece alguien que no debería estar, puede eliminar a ese votante y las puntuaciones de las filas se recalculan sin él.

La misma lógica se aplica a perseguir a la gente. No hay recordatorio automático ni fecha de cierre que fijar, así que el toque es manual y mejor así: anuncie cuándo piensa decidir al mismo tiempo que envía el enlace y después vuelva a publicarlo una vez más el día antes. Dos mensajes, y ya sabe quién está simplemente inalcanzable en lugar de indeciso.

Para una cosa: volver a encontrar sus propias encuestas desde otro dispositivo. Crea en el portátil, abre la lista en el móvil, y ahí están. Esa es toda la función, y es estrictamente opcional: las encuestas creadas sin ella se comportan igual, recogen las respuestas igual y muestran la misma tabla.

Sáltesela y su encuesta vivirá en su enlace, así que guarde ese enlace en algún sitio donde lo vuelva a encontrar: un mensaje fijado, una nota, el hilo donde lo compartió. Marcar la casilla que pide su email cubre el mismo terreno desde el otro lado, ya que esa dirección sirve justamente para devolverle sus enlaces.