Alternativas a Doodle: qué le da de verdad una encuesta de grupo gratuita

Casi nunca pasa nada con la herramienta que estaba usando. Simplemente algo de ella dejó de encajar: una pantalla de registro delante de una encuesta que quería enviar en dos minutos, un límite alcanzado en la cuarta encuesta del mes, o un campo que pide a treinta personas su dirección de email antes de poder marcar una casilla.

Esa breve lista de quejas es también la única base sólida para una comparación. Las listas de funciones y los precios se mueven cada año, y cualquier página que los cite queda desfasada en unos meses. Lo que una herramienta le exige antes de funcionar, y lo que le impide hacer una vez funciona, cambia mucho más despacio. Así que eso es lo que compara esta página: cuatro herramientas que la gente usa de verdad para encontrar una fecha en grupo, juzgadas por su coste de entrada y no por la extensión del folleto.

Antes de leer cualquier comparación, incluida esta, tenga claro qué está comprando con su atención. Tres preguntas cubren casi todos los casos.

La cuarta pregunta solo le importa a parte de los lectores, y a ellos les importa enormemente: dónde acaban las respuestas y qué hace el servicio con las direcciones de quienes contestaron.

Cuatro herramientas, descritas primero sin adornos y luego por su contrapartida. Ninguna es mala; cada una protege algo distinto.

• Doodle es lo que la mayoría entiende por «una encuesta de fechas»: el organizador enumera las opciones, los participantes marcan una cuadrícula y las respuestas se reúnen en un solo sitio. Tiene planes de pago junto a su versión gratuita, y qué funciones caen a cada lado se ha movido más de una vez con los años. Eso es algo que conviene comprobar en lugar de leerlo: si crear y contestar una encuesta siguen funcionando como usted recuerda, y si la versión gratuita sigue cubriendo el número de participantes que necesita.
• When2meet adopta el enfoque contrario. En lugar de una lista corta de opciones, los participantes pintan su disponibilidad sobre una cuadrícula continua de días y horas, y usted lee el solapamiento como un mapa de calor. Nada que instalar, nada que registrar. La contrapartida está en esa misma cuadrícula: es el mejor instrumento cuando la pregunta es «cualquier momento de la semana que viene», y más trabajo del necesario cuando la pregunta son cuatro sábados concretos, porque lo que sale es una imagen que interpretar en lugar de una fila sobre la que actuar.
• Un formulario de Google no es en absoluto una herramienta de planificación, y precisamente por eso la gente lo usa: una sola pregunta con casillas que enumera las fechas, dentro de un servicio al que ya confía el resto de sus documentos. El organizador necesita una cuenta de Google; que los encuestados la necesiten depende de cómo se comparta el formulario, así que compruébelo antes de enviarlo fuera de su propia organización. Lo que le devuelve es una hoja de cálculo de respuestas, lo que significa que contar, ordenar y deshacer empates son cosa suya. Aceptable con ocho personas, pesado con treinta.
• Pollendar es la herramienta que está detrás de este blog, así que lea la descripción y verifíquela en lugar de fiarse del entusiasmo. Es una encuesta de disponibilidad gratuita: sin cuenta para crearla, sin cuenta para contestarla, y el email del organizador es opcional: solo se pide si marca la casilla para recibir avisos, solo sirve para enviarle sus propios enlaces y nunca se comparte con terceros. Un participante pone un nombre, y un email únicamente si usted lo pidió al crear la encuesta. Tres tipos cubren los casos habituales: «Fecha» para días enteros, «Horario» para horas precisas, «Periodo» para varios días consecutivos. No hay plan de pago, que es toda la respuesta a la pregunta de qué limita la versión gratuita. Lo que exige a un organizador y a treinta participantes está detallado en su propia página.

Aquí es donde más se diferencian las herramientas, y donde más fácil le resulta hacer la comparación usted mismo: pase las mismas cuatro fechas por dos de ellas y mire qué le devuelve cada una. Una encuesta de Pollendar devuelve una tabla, con las fechas en orden de calendario para que nunca pierda las referencias.

Cada participante responde «Estoy disponible», «Quizás esté disponible» o «No estoy disponible», y la tabla lo muestra como una marca verde, un signo de interrogación ámbar y una cruz roja. El verde señala una fila a la que han dicho que sí absolutamente todos los votantes. El ámbar señala la mejor fila después de esa, o la fila que va en cabeza cuando nadie ha logrado una fecha unánime: una forma de decir «esto es lo mejor que tiene por ahora». Las filas se ordenan por el mayor número de síes y después por el menor número de noes. Una fila a la que nadie ha dicho que sí nunca se resalta, y con un solo votante no se resalta nada en absoluto.

Hay dos detalles que importan cuando el grupo está repartido. Las fechas y las horas se convierten al huso horario de cada lector (el del navegador por defecto, u otro elegido en el menú de preferencias, con el huso en uso indicado junto a la tabla), así que nadie hace cuentas con el móvil a medianoche. Y las filas resaltadas llevan un botón para añadir la fecha al calendario, en formato iCalendar (.ics), Google Calendar u Outlook Web; si recogió los emails de los participantes, el evento de calendario puede invitar a quienes dijeron que sí.

Una comparación en la que la fila del propio autor no tiene debilidades es un anuncio. Estas son las cuatro cosas que la gente pide más a menudo y no va a encontrar.

• Sin recordatorio automático. Nada da un toque a las dos personas que no han contestado. Perseguirlas es un mensaje que envía usted, lo que además suele ser más rápido: un nombre en el chat del grupo funciona mejor que una notificación que nadie lee.
• Sin plazo, sin cierre. Una encuesta sigue abierta hasta que usted decide. Ponga la hora de cierre en el mensaje que envía con el enlace, «decido el domingo por la noche», y después decida el domingo por la noche.
• Sin encuesta recurrente. Nada se repite por su cuenta. Un ritual semanal significa crear una encuesta nueva cada semana, lo que la hace poco adecuada para una reunión fija.
• Sin integraciones, sin hilo de comentarios, sin archivos adjuntos. No hay aplicación de Slack ni de Teams. El enlace viaja por el canal que su grupo ya lee, y la conversación se queda donde está el grupo.

Un simple enlace gana cuando quienes contestan no tienen ningún motivo para invertir nada en su reunión: un club, una familia, un cuadrante de voluntarios, treinta madres y padres que nunca se crearán una cuenta por una fecha de marzo. Ahí la herramienta ligera no es una concesión, es justamente el objetivo.

Mover un grupo a otra herramienta cuesta un mensaje, siempre que ese mensaje no pida a nadie aprender nada.

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   Proponga de tres a cinco opciones, no quince

   Con cualquier herramienta, una lista larga dispersa las respuestas y ninguna fila destaca. Una lista corta se contesta de un vistazo, que es justamente la razón por la que llegan las respuestas.

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   Envíe un solo enlace donde ya está el grupo

   El chat del grupo, el hilo, el boletín. También puede enviar invitaciones por email desde la propia encuesta, veinte direcciones por envío.

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   Anuncie su propio plazo

   A ninguna encuesta gratuita hay que confiarle su propio cierre, y esta no lo intenta. Diga el día en que va a decidir, en el mismo mensaje que el enlace.

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   Decida una vez y deje que cada cual añada la fecha

   Anuncie la fecha elegida en un mensaje y no en tres. Los participantes la añaden a su propia agenda desde la fila resaltada, en el formato que habla su calendario.

Si quiere la versión más breve posible de lo que hace la herramienta antes de comprometer a un grupo, la presentación de Pollendar cubre los tres tipos de encuesta y la tabla de resultados en unos dos minutos de lectura.