Nadie responde a su encuesta

Creó la encuesta, pegó el enlace y después nada. Dos votos la primera tarde, un tercero la mañana siguiente, y silencio. El chat del grupo ha pasado a otra cosa, y usted se queda preguntándose si volver a enviar el enlace, elegir una fecha por su cuenta o dejarlo todo correr.

El silencio en una encuesta de grupo casi nunca significa rechazo. Significa que la pregunta no le llegó a la gente, o le llegó en un momento en que contestar costaba más de diez segundos. Las cinco razones siguientes cubren casi todas las encuestas mudas, y cada una tiene un arreglo que cabe en un solo mensaje.

Ayuda saber qué aspecto tiene lo normal. En una encuesta enviada a un grupo que ya conoce el evento, aproximadamente la mitad de los votos cae en las primeras horas y el resto gotea durante dos o tres días. Las dos o tres últimas personas casi siempre necesitan un segundo mensaje. Así que una encuesta de veinticuatro horas con un tercio de las respuestas no es una encuesta fracasada: es una encuesta que espera su recordatorio.

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   El enlace nunca llegó de verdad

   Publicado en un hilo que siguió corriendo, enterrado bajo otros cuatro mensajes, o enviado una sola vez a las once de la noche. La mitad de las personas que espera simplemente no lo ha visto nunca. Vuelva a enviarlo como mensaje propio, sin nada más dentro.

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   Nadie sabe cuándo se cierra

   Una encuesta sin fecha de fin nunca es urgente hoy. Nada la cierra por usted, así que el plazo tiene que vivir en su mensaje: «reservo el domingo por la noche con lo que tenga». Esa frase sola mueve la mayoría de los votos.

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   Hay demasiadas fechas

   Doce opciones convierten una tarea de diez segundos en deberes, y la gente lo aplaza. De tres a cinco fechas se contestan en el momento, y siempre puede añadir una más tarde si ninguna cuaja.

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   La encuesta pide algo que preferirían no dar

   Si marcó la opción de recoger los emails de los participantes y en realidad no la necesita, acaba de añadir un motivo para cerrar la pestaña. Sin ella, un nombre de pila es todo lo que hay que escribir.

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   El grupo de verdad no puede

   A veces las fechas van mal a todo el mundo y nadie quiere ser quien lo diga. Eso no es silencio, es una respuesta: proponga dos fechas de otra semana y verá a las mismas personas votar en minutos.

Perseguir respuestas funciona cuando el mensaje hace el trabajo por quien lo lee. Un «¿alguien?» a secas le pide subir por el hilo y buscar el enlace. Cuatro elementos, un mensaje, sin disculpas:

• El enlace otra vez, completo. No «mirad arriba». El mismo enlace que la primera vez: los votos ya emitidos siguen ahí y nadie tiene que empezar de nuevo.
• Para qué es, en una línea. «Cena por el cumpleaños de Inés, cuatro sábados de marzo.» La gente contesta a una pregunta que entiende, no a una URL.
• El día y la hora en que va a decidir. «El jueves por la tarde.» Elija un día lo bastante cercano para ser real y lo bastante lejano para que la respuesta sea posible.
• Quién falta todavía, con nombres. No para avergonzar a nadie, sino porque una lista de nombres vuelve personal la petición: «faltan Tomás, Ana y Samuel».

Dónde lo envía importa tanto como lo que dice. Un enlace que murió en un chat de grupo suele morir ahí dos veces; un mensaje directo, o una invitación por email enviada desde la propia encuesta, cae en un sitio que la persona de verdad lee. Pollendar envía veinte direcciones a la vez, que es una buena razón para limitar la lista a las personas cuya respuesta cambia la fecha.

Una tabla de resultados a medio llenar informa más de lo que parece. Esto es lo que muestran en realidad seis invitaciones y tres votos:

El resaltado ámbar no es un mensaje de error. Marca la fila que va en cabeza cuando nadie ha logrado todavía una fecha unánime: la que tiene más síes y, entre iguales, menos noes. Léalo como «esta es la mejor opción de la tabla, todavía falta alguien». El verde solo aparece cuando absolutamente todos los votantes han dicho que sí a la misma fila.

Los círculos vacíos también cuentan algo. Son las personas que no han votado, y no cuentan ni como un sí ni como un no. Una fecha que nadie ha marcado no se resalta nunca, que es la tabla negándose a recomendar algo con pruebas escasas. Si el domingo sigue en rojo para las tres personas que sí contestaron, ya puede tacharlo y dejar de esperarlo.

Esto sorprende a casi todo el mundo. Vota usted, recarga la encuesta y ninguna fila tiene color. No hay nada roto: con un solo votante, la tabla no resalta nada a propósito. Una persona que dice que sí a cinco fechas no es un acuerdo, es una preferencia, y colorearla sería fingir que hay una respuesta.

La misma protección se aplica en el otro extremo. Si el resaltado acabara cubriendo todas las filas de la tabla, se descarta: una tabla coloreada de arriba abajo no le dice nada sobre dónde mirar. Las dos reglas existen para que el color siga significando algo cuando aparece. Espere al segundo y al tercer voto, y la tabla empezará a señalar.

Hay otra cosa que comprobar antes de culpar a la encuesta: que las personas que espera estén en la tabla. Cada participante escribe un nombre al votar, y un nombre que no reconoce suele ser alguien que ha contestado en nombre de dos. Si alguien votó dos veces, o un compañero ya no forma parte del grupo, puede eliminarlo de la tabla, y el resaltado se recalcula con los votantes restantes.

En algún momento perseguir sale más caro que lo demás. La jugada correcta depende de cuántas respuestas le faltan y de quiénes son.

La tercera tarjeta es el final honesto de casi todas las encuestas mudas. Esperar una duodécima respuesta le cuesta el local, la mesa que quería reservar y una semana de sus propias tardes. Dos o tres días después del recordatorio, la fila ámbar es todo lo buena que va a llegar a ser la información, y elegirla vale más que dejar una encuesta abierta quince días. Anuncie la fecha, añádala a su calendario desde la fila resaltada (archivo iCalendar, Google Calendar u Outlook Web), y quienes no votaron nunca le dirán bastante pronto si no les conviene.

Una encuesta muda suele tener una causa anterior al enlace. Estos son los errores que conviene corregir antes de montar la siguiente, y son las mismas costumbres que describe el método en cuatro tiempos para fijar una fecha.

• Preguntar con demasiada antelación. Poca gente conoce su agenda más allá de dos meses. Un sí para la primavera que viene vale poco, y la mayoría preferirá no contestar antes que adivinar.
• Usar el tipo de encuesta equivocado. Una reunión votada como días enteros recibe respuestas que no cierran nada. El tipo «Horario» pregunta por horas precisas, y el tipo «Periodo» por varios días consecutivos.
• Preguntar a treinta personas algo pensado para seis. Encuentre la fecha con el puñado de personas que de verdad la deciden y anúnciela después a todos los demás. Organizar en grupo escala mal a propósito.
• Preocuparse por husos horarios que ya están resueltos. Todo el mundo ve las fechas y las horas en su propio huso horario, convertidas para esa persona y con el huso indicado junto a la tabla. Nadie tiene que hacer cuentas, así que esa nunca es la razón por la que no votaron.

Y un límite honesto para todo esto: un sí en una encuesta de disponibilidad no es una confirmación. Le dice quién puede venir, no quién vendrá. La encuesta existe para que deje de elegir a ciegas; la invitación que envía después es lo que de verdad compromete a la gente.