Todo depende de una casilla vacía
Una sala se reserva, un catering se confirma, unas invitaciones salen. Ninguna de esas tres cosas se mueve mientras la fecha siga en el aire, y la fecha depende de personas que no hablan entre ellas.
De ahí la tentación de decidir por cuenta propia y recoger después los lamentos uno a uno. Preguntar sale más barato. Solo hay que preguntar de una forma que se pueda responder en diez segundos.
El método, en cuatro tiempos
- 1
Poner el marco antes de preguntar
Una horquilla («un sábado de marzo»), una duración, un orden de magnitud de invitados. Sin marco, cada cual responde a una pregunta distinta y las respuestas no se suman.
- 2
Proponer de tres a cinco opciones
Suficientes para que alguien diga que sí, pocas para que se responda enseguida. Más allá, la encuesta se convierte en un deber y las respuestas se dispersan.
- 3
Anunciar un plazo
«Espero sus respuestas hasta el domingo por la noche.» Una encuesta sin fecha de cierre queda abierta indefinidamente, y los últimos no responden nunca.
- 4
Decidir y anunciar una sola vez
La fecha elegida, el lugar, la hora, en un mismo mensaje. Los participantes pueden añadir la fecha a su propia agenda desde la tabla de resultados.
Por qué quince fechas valen menos que cuatro
Proponer mucho parece generoso. En la práctica, cada opción añadida es una decisión más para cada invitado y las respuestas se reparten: quince fechas marcadas al azar por diez personas no designan a ninguna ganadora.
De tres a cinco opciones bien elegidas hacen lo contrario. Se responden de un vistazo y la tabla decide sola.
Cuando lo que cuenta son las horas
Una reunión no se fija en un día sino en una hora. El tipo «Franja» propone horarios precisos, varios por jornada si hace falta, y la tabla se lee exactamente igual.
| Lea | Tomás | Ana | Samuel | |
|---|---|---|---|---|
| mar. 7 abril9:00 – 10:00 | ✓ | ✕ | ✓ | ✓ |
| mar. 7 abril14:00 – 15:00 | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| jue. 9 abril11:00 – 12:00 | ✓ | ✓ | ? | ✓ |
Una vez encontrada la fecha
- Cada persona pone la fecha en su agenda desde la tabla, hacia Google Calendar, Outlook o un archivo para importar.
- Usted puede invitar directamente si pidió su correo al crear la encuesta: entran así en su propio evento de calendario.
- Nada queda fijado. Añadir una fecha reabre simplemente la votación, sin rehacer la encuesta ni reenviar el enlace.