Eine Terminumfrage ohne Konto und ohne E-Mail-Adresse

Dreißig Personen, ein Link. Manche sind Kolleginnen und Kollegen, manche Freunde von Freunden, manche haben Sie nie getroffen. Die Hälfte öffnet ihn auf dem Handy, in einer Warteschlange stehend, mit etwa zehn Sekunden Geduld.

Was dieser Link auch verlangt: Sie sind diejenige Person, die es verlangt. Öffnet er sich auf einem Registrierungsformular, haben Sie gerade dreißig Personen nach einem Passwort gefragt, das sie schlecht wiederverwenden werden, und nach einem Postfach, das sie nicht angeboten haben. Die meisten schließen den Tab und nennen Ihnen ihre Termine stattdessen im Gruppenchat, womit Sie wieder am Anfang stehen: Nachrichten von Hand zählen.

Die nützliche Frage ist also nicht, ob Terminplanung ein Konto braucht. Sie ist, was genau eine Umfrage von jeder Person verlangt, und was Sie aufgeben, wenn sie nach nichts fragt.

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   Einen Titel und mindestens ein Datum

   Das ist die ganze Anforderung. Drei bis fünf Termine funktionieren besser als einer, aber nichts hält Sie bei einem auf. Der Typ, den Sie wählen („Datum“, „Zeitfenster“ oder „Zeitraum“), ändert, was die Leute anhaken, nicht, was sie angeben müssen.

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   Ihre E-Mail-Adresse, nur wenn Sie informiert werden wollen

   Das Feld ist optional. Pflicht wird es erst, wenn Sie das Kästchen anhaken, um informiert zu werden („E-Mail erhalten, wenn jemand abstimmt“), denn genau dafür ist es da: Ihnen Ihre Pollendar-Links zu schicken. Sie wird nie an Dritte weitergegeben.

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   Eine Entscheidung über Ihre Teilnehmenden

   Beim Erstellen gibt es eine Option: die Teilnehmenden nach ihrer E-Mail-Adresse zu fragen, um sie Ihrem Kalendereintrag hinzuzufügen. Lassen Sie sie aus, und ein Name ist alles, was jemand eintippen muss. Schalten Sie sie ein, und lesen Sie zuerst die nächsten zwei Abschnitte.

Kein Konto, kein Passwort, kein bezahlter Tarif, den Sie ablehnen müssen. Die Umfrage existiert, sobald Sie sie erstellen, und was Sie zurückbekommen, ist ein Link. Dieser Link ist die Umfrage: Sie fügen ihn in einen Gruppenchat ein, in einen Thread, in eine E-Mail, oder Sie verschicken die Einladungen per E-Mail aus der Umfrage selbst, maximal 20 Adressen auf einmal.

Jemand öffnet Ihren Link. Diese Person sieht Ihre Termine und, wenn schon andere geantwortet haben, die Tabelle, die sich füllt. Drei Dinge passieren, und nur drei.

Das ist das ganze Geschäft. Niemand registriert sich, niemand wählt ein Passwort, niemand installiert etwas. Wer auf einem geliehenen Handy ankommt, kann antworten und es zurückgeben. Wenn Sie die längere Fassung davon wollen, wie sich die Antworten dann stapeln: die Vorstellung der Ergebnistabelle erklärt es.

Nach nichts zu fragen ist die Einstellung, die von dreißig Personen Antworten bekommt. Sie ist aber nicht kostenlos, und die zwei Dinge, die sie Sie kostet, sollten Sie vor der Wahl kennen.

• Sie gewinnen die Zögernden. Ein E-Mail-Feld vor einer beiläufigen Ja-oder-Nein-Frage filtert genau die Teilnehmenden heraus, bei denen Sie am unsichersten waren: die am Rand der Gruppe, die in Eile, die vorsichtig mit ihrer Adresse. Bei dreißig Eingeladenen ist das der Unterschied zwischen zweiundzwanzig Antworten und zwölf.
• Sie verlieren die Einladung. Alle können den gewählten Termin weiterhin aus den hervorgehobenen Zeilen in den eigenen Kalender übernehmen, als iCalendar-Datei, in Google Calendar oder in Outlook Web. Was nicht geht: dass der Kalendereintrag die Personen einlädt, die ja gesagt haben, denn Sie haben keine Adresse, an die Sie einladen könnten. Sie schicken stattdessen eine Nachricht mit dem Termin.
• Sie verlieren die Möglichkeit, zwei Personen zu unterscheiden. Namen werden von Hand eingetippt, in einer Gruppe von dreißig sind also zwei Thomas fast sicher, und Sie wissen nicht, welche Spalte zu wem gehört. Bitten Sie in der Nachricht mit dem Link um Vorname und Anfangsbuchstabe; das kostet nichts und rettet die Tabelle.

Es gibt einen Mittelweg, und meistens ist er der richtige. Lassen Sie die Umfrage laufen, ohne nach etwas zu fragen, lassen Sie die Termine sich klären, und sammeln Sie Adressen danach nur bei den Personen ein, die Sie wirklich im Kalendereintrag brauchen, was bei einem Abendessen oder einem Fußballspiel niemand ist.

Nein, und das sollte sie nicht sein. Die Tabelle funktioniert nur, weil über jeder Spalte ein Name steht: Sie müssen sehen, dass Clara zum 12. nein gesagt hat und dass Sam sich beim 19. noch nicht entschieden hat. Eine Tabelle aus namenlosen Spalten nennt Ihnen einen Punktestand und nichts, womit Sie handeln können.

Behandeln Sie die Namen also als öffentlich innerhalb der Gruppe. Sie werden von den Teilnehmenden selbst eingetippt, das heißt, jemand kann als „eine Kollegin aus dem zweiten Stock“ antworten, wenn sie will. Aber dann können Sie sie nicht wegen der Termine nachfragen, die sie übersprungen hat, und das ist der Tausch, den sie gemacht hat, nicht der, den Sie angeboten haben.

Alle, die den Link haben. Es gibt keine Gästeliste zu pflegen, keine Einladung anzunehmen, keine Anmeldung zwischen einer fremden Person und Ihren Terminen, und genau deshalb antworten die dreißig Personen, und genau das müssen Sie im Kopf behalten. Der Link ist die Berechtigung. Eine Umfrage ist kein Geheimnis.

In der Praxis ist das dieselbe Disziplin wie bei einem geteilten Dokument: in Ordnung im Gruppenchat, in Ordnung in einer E-Mail an einen Kurs oder ein Team, einen zweiten Gedanken wert vor einem öffentlichen Beitrag. Landet jemand in der Tabelle, der nicht dort sein sollte, können Sie diesen Teilnehmer entfernen, und die Punkte der Zeilen werden ohne ihn neu berechnet.

Dieselbe Logik gilt fürs Nachfragen. Es gibt keine automatische Erinnerung und kein Enddatum, das sich setzen lässt, also ist der Anstoß manuell, und das ist besser so: kündigen Sie zugleich mit dem Link an, wann Sie entscheiden wollen, und posten Sie den Link am Tag davor noch einmal. Zwei Nachrichten, und Sie wissen, wer einfach nicht erreichbar ist und wer unentschlossen.

Eine Sache: Sie finden Ihre eigenen Umfragen von einem anderen Gerät wieder. Sie erstellen am Laptop, Sie öffnen die Liste auf dem Handy, sie sind da. Das ist die ganze Funktion, und sie ist strikt optional: Umfragen, die ohne sie erstellt wurden, verhalten sich identisch, sammeln Antworten identisch und zeigen dieselbe Tabelle.

Verzichten Sie darauf, lebt Ihre Umfrage an ihrem Link, bewahren Sie diesen Link also dort auf, wo Sie ihn wiederfinden: eine angepinnte Nachricht, eine Notiz, der Thread, in dem Sie ihn geteilt haben. Das Kästchen anzuhaken, das nach Ihrer E-Mail-Adresse fragt, deckt dasselbe von der anderen Seite ab, denn genau dafür wird diese Adresse verwendet: um Ihnen Ihre Links zurückzuschicken.