Doodle-Alternativen: was eine kostenlose Terminumfrage wirklich leistet

Meist ist mit dem Werkzeug, das Sie benutzt haben, nichts falsch. Irgendetwas daran hat einfach aufgehört zu passen: eine Anmeldeseite vor einer Umfrage, die Sie in zwei Minuten verschicken wollten, ein Limit, das Sie bei der vierten Umfrage des Monats erreicht haben, oder ein Feld, das dreißig Personen nach ihrer E-Mail-Adresse fragt, bevor sie ein Kästchen anhaken dürfen.

Diese kurze Liste an Beschwerden ist auch die einzige belastbare Grundlage für einen Vergleich. Funktionslisten und Preise bewegen sich jedes Jahr, und jede Seite, die sie zitiert, ist nach Monaten veraltet. Was ein Werkzeug von Ihnen verlangt, bevor es funktioniert, und was es Ihnen verbietet, sobald es läuft, ändert sich viel langsamer. Genau das vergleicht diese Seite: vier Werkzeuge, mit denen Menschen wirklich einen Termin für eine Gruppe finden, bewertet nach dem Preis des Einstiegs und nicht nach der Länge des Prospekts.

Bevor Sie irgendeinen Vergleich lesen, diesen eingeschlossen: klären Sie, was Sie mit Ihrer Aufmerksamkeit eigentlich kaufen. Drei Fragen decken fast jeden Fall ab.

Die vierte Frage betrifft nur manche Leserinnen und Leser, und für die betrifft sie alles: wo die Antworten landen, und was der Dienst mit den Adressen derjenigen macht, die geantwortet haben.

Vier Werkzeuge, zuerst schlicht beschrieben und dann über ihren Kompromiss. Keines davon ist schlecht; jedes schützt etwas anderes.

• Doodle ist, was die meisten mit „Terminumfrage“ meinen: die organisierende Person listet die Optionen, die Teilnehmenden haken ein Raster an, und die Antworten sammeln sich an einer Stelle. Neben der kostenlosen Stufe gibt es bezahlte Tarife, und welche Funktionen auf welcher Seite liegen, hat sich über die Jahre mehr als einmal verschoben. Das ist der Punkt, den man prüfen und nicht nachlesen sollte: ob Erstellen und Antworten noch so funktionieren, wie Sie es erinnern, und ob die kostenlose Stufe noch die Zahl an Teilnehmenden abdeckt, die Sie brauchen.
• When2meet geht den umgekehrten Weg. Statt einer kurzen Liste von Optionen malen die Teilnehmenden ihre Verfügbarkeit in ein durchgehendes Raster aus Tagen und Stunden, und Sie lesen die Überschneidung als Wärmebild. Nichts zu installieren, nichts zu registrieren. Der Kompromiss steckt in genau diesem Raster: es ist das bessere Instrument, wenn die Frage „irgendwann nächste Woche“ lautet, und mehr Arbeit als nötig, wenn die Frage vier bestimmte Samstage sind, denn heraus kommt ein Bild zum Deuten statt einer Zeile zum Handeln.
• Ein Google-Formular ist überhaupt kein Terminwerkzeug, und genau deshalb benutzen Leute es: eine einzige Mehrfachauswahl mit den Terminen, innerhalb eines Dienstes, dem sie ihre übrigen Dokumente schon anvertrauen. Die organisierende Person braucht ein Google-Konto; ob die Antwortenden eines brauchen, hängt davon ab, wie das Formular geteilt wird; prüfen Sie das, bevor Sie es aus Ihrer Organisation herausschicken. Zurück bekommen Sie eine Tabelle mit Antworten, und damit sind Zählen, Sortieren und Stichentscheid Ihre Arbeit. Für acht Personen in Ordnung, für dreißig mühsam.
• Pollendar ist das Werkzeug hinter diesem Blog, lesen Sie die Beschreibung also und prüfen Sie sie, statt der Begeisterung zu glauben. Es ist eine kostenlose Verfügbarkeitsumfrage: kein Konto, um eine zu erstellen, kein Konto, um an einer teilzunehmen, und die E-Mail-Adresse der organisierenden Person ist optional: sie wird nur verlangt, wenn Sie das Kästchen anhaken, um informiert zu werden, sie dient nur dazu, Ihnen Ihre eigenen Links zu schicken, und sie wird nie an Dritte weitergegeben. Teilnehmende geben einen Namen an, und eine E-Mail-Adresse nur, wenn Sie beim Erstellen danach gefragt haben. Drei Typen decken die üblichen Fälle ab: „Datum“ für ganze Tage, „Zeitfenster“ für genaue Uhrzeiten, „Zeitraum“ für mehrere aufeinanderfolgende Tage. Es gibt keinen bezahlten Tarif, und das ist die ganze Antwort auf die Frage, was die kostenlose Stufe begrenzt. Was es von Ihnen und von dreißig Teilnehmenden verlangt steht ausführlicher auf einer eigenen Seite.

Hier unterscheiden sich die Werkzeuge am stärksten, und hier lässt sich der Vergleich am leichtesten selbst machen: schicken Sie dieselben vier Termine durch zwei von ihnen und schauen Sie, was jedes zurückgibt. Eine Pollendar-Umfrage gibt eine Tabelle zurück, in der die Termine in der Reihenfolge des Kalenders bleiben, damit Sie die Orientierung nie verlieren.

Jede teilnehmende Person antwortet „Ich bin verfügbar“, „Ich bin vielleicht verfügbar“ oder „Ich bin nicht verfügbar“, was die Tabelle als grünen Haken, gelbes Fragezeichen und rotes Kreuz zeigt. Grün markiert eine Zeile, zu der jede einzelne abstimmende Person ja gesagt hat. Gelb markiert die nächstbeste Zeile danach, oder die führende Zeile, wenn niemand einen einstimmigen Termin erreicht hat: eine Art zu sagen „mehr haben Sie bisher nicht“. Die Zeilen ordnen sich nach den meisten Ja-Stimmen, dann nach den wenigsten Nein-Stimmen. Eine Zeile, zu der niemand ja gesagt hat, wird nie hervorgehoben, und bei einer einzigen abstimmenden Person wird überhaupt nichts hervorgehoben.

Zwei Details zählen, wenn die Gruppe verstreut ist. Termine und Uhrzeiten werden in die eigene Zeitzone jeder lesenden Person umgerechnet (standardmäßig die des Browsers, oder eine andere aus den Einstellungen, wobei die verwendete Zeitzone neben der Tabelle steht), damit niemand nachts auf dem Handy rechnet. Und die hervorgehobenen Zeilen tragen die Schaltfläche „Zum Kalender hinzufügen“, als iCalendar-Datei (.ics), für Google Calendar oder für Outlook Web; wenn Sie die E-Mail-Adressen der Teilnehmenden eingesammelt haben, kann der Kalendereintrag die Personen einladen, die ja gesagt haben.

Ein Vergleich, in dem die Zeile des Autors keine Schwächen hat, ist Werbung. Hier sind die vier Dinge, nach denen am häufigsten gefragt wird und die es nicht gibt.

• Keine automatische Erinnerung. Nichts stößt die zwei Personen an, die nicht geantwortet haben. Das Nachfragen ist eine Nachricht, die Sie selbst schicken, und meist ist das ohnehin schneller: ein Name im Gruppenchat wirkt besser als eine Benachrichtigung, die niemand liest.
• Keine Frist, kein Schließen. Eine Umfrage bleibt offen, bis Sie entscheiden. Schreiben Sie den Schlusstermin in die Nachricht mit dem Link, „ich entscheide am Sonntagabend“, und entscheiden Sie dann am Sonntagabend.
• Keine wiederkehrende Umfrage. Nichts wiederholt sich von selbst. Ein wöchentliches Ritual heißt, jede Woche eine neue Umfrage anzulegen, und darum passt es schlecht zu einem festen Jour fixe.
• Keine Integrationen, kein Kommentarbereich, keine Anhänge. Es gibt keine App für Slack oder Teams. Der Link wandert in den Kanal, den Ihre Gruppe schon liest, und die Diskussion bleibt dort, wo die Gruppe ist.

Ein einfacher Link gewinnt, wenn die Antwortenden keinen Grund haben, in Ihr Treffen irgendetwas zu investieren: ein Verein, eine Familie, ein Ehrenamtsplan, dreißig Eltern, die für einen Termin im März nie ein Konto anlegen werden. Das leichtere Werkzeug ist dort kein Kompromiss, es ist der ganze Punkt.

Eine Gruppe auf ein anderes Werkzeug umzuziehen kostet eine Nachricht, solange diese Nachricht von niemandem verlangt, etwas zu lernen.

1. 1

   Drei bis fünf Optionen anbieten, nicht fünfzehn

   Welches Werkzeug Sie auch wählen: eine lange Liste verteilt die Antworten, und keine Zeile setzt sich durch. Eine kurze Liste lässt sich auf einen Blick beantworten, und genau deshalb kommen die Antworten.

2. 2

   Einen Link dorthin schicken, wo die Gruppe schon ist

   Der Gruppenchat, der Thread, der Rundbrief. Sie können die Einladungen auch per E-Mail aus der Umfrage selbst verschicken, maximal 20 Adressen pro Versand.

3. 3

   Die eigene Frist ankündigen

   Keiner kostenlosen Umfrage sollte man zutrauen, sich selbst zu schließen, und diese versucht es nicht. Nennen Sie den Tag, an dem Sie entscheiden, in derselben Nachricht wie den Link.

4. 4

   Einmal entscheiden, dann eintragen lassen

   Kündigen Sie den gewählten Termin in einer Nachricht an statt in drei. Teilnehmende übernehmen ihn aus der hervorgehobenen Zeile in ihren eigenen Kalender, im Format, das ihr Kalender spricht.

Wenn Sie die kürzeste mögliche Fassung davon wollen, was das Werkzeug tut, bevor Sie eine Gruppe darauf festlegen: die Vorstellung von Pollendar erklärt die drei Umfragetypen und die Ergebnistabelle in etwa zwei Minuten Lesezeit.