Niemand antwortet auf Ihre Umfrage

Sie haben die Umfrage erstellt, Sie haben den Link eingefügt, und dann nichts. Zwei Stimmen am ersten Abend, eine dritte am nächsten Morgen, und Stille. Der Gruppenchat ist zu etwas anderem weitergezogen, und Sie fragen sich, ob Sie den Link noch einmal schicken, selbst einen Termin wählen oder die ganze Sache fallen lassen sollen.

Stille in einer Terminumfrage bedeutet fast nie Ablehnung. Sie bedeutet, dass die Frage die Leute nicht erreicht hat, oder sie in einem Moment erreicht hat, in dem das Antworten mehr als zehn Sekunden gekostet hätte. Die fünf Gründe unten decken fast jede stille Umfrage ab, und gegen jeden hilft eine einzige Nachricht.

Es hilft zu wissen, wie normal aussieht. Bei einer Umfrage an eine Gruppe, die von dem Anlass schon weiß, landet etwa die Hälfte der Stimmen in den ersten Stunden, und der Rest tröpfelt über zwei oder drei Tage herein. Die letzten zwei oder drei Personen brauchen fast immer eine zweite Nachricht. Eine Umfrage, die vierundzwanzig Stunden alt ist und ein Drittel der Antworten hat, ist also keine gescheiterte Umfrage: sie ist eine Umfrage, die auf ihre Erinnerung wartet.

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   Der Link ist nie wirklich angekommen

   In einen Thread gepostet, der weiterscrollte, unter vier anderen Nachrichten begraben, oder einmal um 23 Uhr verschickt. Die Hälfte der Leute, auf die Sie warten, hat ihn einfach nie gesehen. Schicken Sie ihn erneut, als eigene Nachricht, mit nichts anderem darin.

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   Niemand weiß, wann sie endet

   Eine Umfrage ohne Enddatum ist heute nie dringend. Nichts schließt sie für Sie, die Frist muss also in Ihrer Nachricht stehen: „Ich buche am Sonntagabend mit dem, was ich habe.“ Dieser Satz allein bewegt die meisten Stimmen.

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   Es sind zu viele Termine

   Zwölf Optionen machen aus einer Zehn-Sekunden-Aufgabe eine Hausaufgabe, und die Leute schieben sie auf. Drei bis fünf Termine werden auf der Stelle beantwortet, und Sie können später immer einen nachlegen, wenn keiner davon klappt.

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   Die Umfrage verlangt etwas, das man lieber nicht gibt

   Wenn Sie die Option aktiviert haben, die E-Mail-Adressen der Teilnehmenden zu erfassen, und sie eigentlich nicht brauchen, haben Sie einen Grund hinzugefügt, den Tab zu schließen. Ohne sie ist ein Vorname alles, was jemand eintippen muss.

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   Die Gruppe kann wirklich nicht

   Manchmal sind die Termine für alle falsch, und niemand will derjenige sein, der es sagt. Das ist keine Stille, das ist eine Antwort: schlagen Sie zwei Termine in einer anderen Woche vor und sehen Sie zu, wie dieselben Leute in Minuten abstimmen.

Nachfragen funktioniert, wenn die Nachricht die Arbeit für die lesende Person übernimmt. Ein nacktes „Jemand?“ verlangt, nach oben zu scrollen und den Link zu suchen. Vier Elemente, eine Nachricht, keine Entschuldigung:

• Den Link noch einmal, vollständig. Nicht „siehe oben“. Derselbe Link wie beim ersten Mal: schon abgegebene Stimmen sind noch da, und niemand muss von vorn anfangen.
• Worum es geht, in einer Zeile. „Abendessen zu Ines’ Geburtstag, vier Samstage im März.“ Die Leute antworten auf eine Frage, die sie verstehen, nicht auf eine URL.
• Tag und Uhrzeit, zu der Sie entscheiden. „Donnerstagabend.“ Wählen Sie einen Tag, der nah genug ist, um echt zu sein, und weit genug, dass die Antwort möglich bleibt.
• Wer noch fehlt, mit Namen. Nicht um jemanden vorzuführen, sondern weil eine Liste von Namen die Bitte persönlich macht: „warte noch auf Tom, Ana und Sam“.

Wohin Sie sie schicken, zählt genauso viel wie der Inhalt. Ein Link, der in einem Gruppenchat gestorben ist, stirbt dort meist ein zweites Mal; eine Direktnachricht, oder eine E-Mail-Einladung aus der Umfrage selbst, landet dort, wo eine Person wirklich liest. Pollendar verschickt maximal 20 Adressen auf einmal, was ein guter Grund ist, die Liste auf die Personen zu beschränken, deren Antwort den Termin verändert.

Eine halb gefüllte Ergebnistabelle ist aufschlussreicher, als sie aussieht. Das zeigen sechs Einladungen und drei Stimmen wirklich:

Die gelbe Hervorhebung ist keine Fehlermeldung. Sie markiert die führende Zeile, wenn noch niemand einen einstimmigen Termin erreicht hat: die mit den meisten Ja-Stimmen und, bei Gleichstand, den wenigsten Nein-Stimmen. Lesen Sie sie als „das ist die beste Option in der Tabelle, es fehlt noch jemand“. Grün erscheint nur, wenn jede einzelne abstimmende Person zur selben Zeile ja gesagt hat.

Die leeren Kreise zählen auch. Sie sind die Personen, die nicht abgestimmt haben, und sie zählen weder als ja noch als nein. Ein Termin, den niemand angehakt hat, wird überhaupt nie hervorgehoben, und das ist die Tabelle, die sich weigert, auf dünner Grundlage etwas zu empfehlen. Bleibt der Sonntag für die drei Personen rot, die geantwortet haben, können Sie ihn schon streichen und aufhören, auf ihn zu warten.

Das überrascht fast alle. Sie stimmen selbst ab, Sie laden die Umfrage neu, und keine Zeile ist gefärbt. Nichts ist kaputt: bei einer einzigen abstimmenden Person hebt die Tabelle absichtlich nichts hervor. Eine Person, die zu fünf Terminen ja sagt, ist keine Einigung, sondern eine Vorliebe, und sie zu färben hieße, eine Antwort vorzutäuschen.

Dieselbe Sicherung greift am anderen Ende. Würde die Hervorhebung am Ende jede Zeile der Tabelle abdecken, wird sie weggelassen: eine von oben bis unten gefärbte Tabelle sagt Ihnen nichts darüber, wo Sie hinschauen sollen. Beide Regeln existieren, damit die Farbe etwas bedeutet, wenn sie doch erscheint. Warten Sie auf die zweite und dritte Stimme, und die Tabelle fängt an zu zeigen.

Eine Sache noch, die Sie prüfen sollten, bevor Sie die Umfrage verantwortlich machen: ob die Personen, auf die Sie warten, überhaupt in der Tabelle stehen. Jede teilnehmende Person tippt beim Abstimmen einen Namen ein, und ein Name, den Sie nicht erkennen, ist meist jemand, der für zwei geantwortet hat. Hat jemand zweimal abgestimmt, oder gehört eine Kollegin nicht mehr zur Gruppe, können Sie sie aus der Tabelle entfernen, und die Hervorhebung wird auf den übrigen Stimmen neu berechnet.

Irgendwann wird das Nachfragen zum größeren Aufwand. Der richtige Schritt hängt davon ab, wie viele Antworten fehlen und wessen Antworten es sind.

Die dritte Karte ist das ehrliche Ende der meisten stillen Umfragen. Auf eine zwölfte Antwort zu warten kostet Sie den Ort, den Tisch, den Sie buchen wollten, und eine Woche Ihrer eigenen Abende. Zwei oder drei Tage nach der Erinnerung ist die gelbe Zeile so gut, wie die Information noch wird, und sie zu nehmen schlägt es, eine Umfrage zwei Wochen offen zu lassen. Kündigen Sie den Termin an, übernehmen Sie ihn aus der hervorgehobenen Zeile in Ihren Kalender (iCalendar-Datei, Google Calendar oder Outlook Web), und die Personen, die nie abgestimmt haben, werden Ihnen früh genug sagen, wenn es ihnen nicht passt.

Eine stille Umfrage hat ihre Ursache meist vor dem Link. Diese lohnt es sich zu beheben, bevor Sie die nächste anlegen, und es sind dieselben Gewohnheiten, die die Methode in vier Schritten zum Termin beschreibt.

• Zu früh fragen. Wenige kennen ihren Kalender über zwei Monate hinaus. Ein Ja für das nächste Frühjahr ist wenig wert, und die meisten antworten lieber gar nicht als zu raten.
• Den falschen Umfragetyp nehmen. Ein Meeting, über das in ganzen Tagen abgestimmt wird, bringt Antworten, die nichts klären. Der Typ „Zeitfenster“ fragt nach genauen Uhrzeiten, der Typ „Zeitraum“ nach mehreren aufeinanderfolgenden Tagen.
• Dreißig Personen eine Frage stellen, die für sechs gedacht war. Finden Sie den Termin mit der Handvoll Leute, die ihn wirklich entscheiden, und kündigen Sie ihn allen anderen an. Terminplanung skaliert absichtlich schlecht.
• Sich über Zeitzonen sorgen, die schon erledigt sind. Alle sehen die Termine und Uhrzeiten in ihrer eigenen Zeitzone, für sie umgerechnet und neben der Tabelle benannt. Niemand muss rechnen, das ist also nie der Grund, warum jemand nicht abgestimmt hat.

Und eine ehrliche Grenze für all das: ein Ja in einer Verfügbarkeitsumfrage ist keine Zusage. Es sagt Ihnen, wer kommen kann, nicht wer kommt. Die Umfrage gibt es, damit Sie aufhören, blind zu wählen; verbindlich macht die Sache die Einladung, die Sie danach verschicken.