Alles hängt an einem leeren Feld
Ein Ort wird gebucht, ein Caterer bestätigt, Einladungen gehen raus. Keines dieser drei Dinge bewegt sich, solange der Termin in der Luft hängt – und der Termin hängt von Leuten ab, die nicht miteinander reden.
Daher die Versuchung, allein zu entscheiden und die Absagen hinterher einzeln einzusammeln. Fragen kostet weniger. Man muss nur so fragen, dass in zehn Sekunden geantwortet werden kann.
Die Methode in vier Schritten
- 1
Den Rahmen setzen, bevor Sie fragen
Ein Zeitraum („ein Samstag im März“), eine Dauer, eine ungefähre Zahl an Gästen. Ohne Rahmen antwortet jede Person auf eine etwas andere Frage, und die Antworten passen nicht zusammen.
- 2
Drei bis fünf Optionen anbieten
Genug, damit jemand ja sagen kann, wenige genug, damit sofort geantwortet wird. Darüber hinaus wird die Umfrage zur Hausaufgabe, und die Antworten verteilen sich.
- 3
Eine Frist nennen
„Ich schließe das am Sonntagabend.“ Eine Umfrage ohne Enddatum bleibt für immer offen, und die letzten paar Personen antworten gar nicht mehr.
- 4
Entscheiden, dann einmal ankündigen
Der gewählte Termin, der Ort, die Uhrzeit, in einer einzigen Nachricht. Teilnehmende können den Termin direkt aus der Ergebnistabelle in ihren eigenen Kalender übernehmen.
Warum fünfzehn Termine weniger wert sind als vier
Eine große Auswahl anzubieten fühlt sich großzügig an. In der Praxis ist jede weitere Option eine weitere Entscheidung für jeden Gast, und die Antworten verteilen sich: fünfzehn Termine, die zehn Personen nach Gefühl anhaken, ergeben keinen klaren Sieger.
Drei bis fünf gut gewählte Optionen bewirken das Gegenteil. Sie lassen sich auf einen Blick beantworten, und die Tabelle klärt die Frage von selbst.
Wenn es auf die Uhrzeit ankommt
Ein Meeting wird nicht auf einen Tag gelegt, sondern auf eine Uhrzeit. Der Typ „Zeitfenster“ schlägt genaue Uhrzeiten vor, bei Bedarf mehrere pro Tag, und die Tabelle liest sich genau gleich.
| Lea | Tom | Ana | Sam | |
|---|---|---|---|---|
| Di., 7. Apr.9:00 – 10:00 | ✓ | ✕ | ✓ | ✓ |
| Di., 7. Apr.14:00 – 15:00 | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Do., 9. Apr.11:00 – 12:00 | ✓ | ✓ | ? | ✓ |
Sobald der Termin steht
- Jede Person übernimmt den Termin in ihren eigenen Kalender, aus der Ergebnistabelle heraus, nach Google Calendar, Outlook oder in eine Datei zum Importieren.
- Die Einladung können Sie selbst verschicken, wenn Sie beim Erstellen der Umfrage nach den E-Mail-Adressen gefragt haben: die Teilnehmenden landen direkt in Ihrem Kalendereintrag.
- Nichts ist in Stein gemeißelt. Einen Termin hinzuzufügen eröffnet einfach die Abstimmung neu, ohne neue Umfrage und ohne neuen Link.