Den gewählten Termin in den Kalender eintragen

Eine Verfügbarkeitsumfrage endet in einer stillen Antiklimax. Die Tabelle sagt Samstag, der 15. November, niemand widerspricht, und dann passiert nichts: der Termin lebt in einem Browser-Tab, an einem Link, den die meisten Teilnehmenden kein zweites Mal öffnen.

Zwei Wochen später fragt jemand, ob es der 15. oder der 22. war. Die Antwort steht in der Umfrage, und genau das ist das Problem. Eine Ergebnistabelle hält eine Entscheidung fest; sie kommt nicht zurück und erinnert Sie daran. Ein Kalender ist der einzige Ort, der Ihnen einen Termin an dem Morgen vorlegt, an dem es darauf ankommt.

Der letzte Schritt der Terminplanung ist also nicht, den Termin zu wählen. Er ist, den Termin aus der Tabelle in die Kalender zu bekommen, und das ist ein einziger Klick auf der Ergebnisseite: Zum Kalender hinzufügen, auf der Zeile, die gewonnen hat.

Hier zählt das mehr als anderswo, denn Pollendar hat kein Enddatum, keine automatische Erinnerung und keine Benachrichtigung darüber, dass eine Entscheidung gefallen ist. Nichts läuft ab, und nichts stößt jemanden an. Der Export ersetzt alle drei.

Nicht jede Zeile. Die Schaltfläche sitzt auf den Zeilen, auf die die Tabelle zeigt: auf der grünen, zu der jede einzelne abstimmende Person ja gesagt hat, und auf der gelben dahinter. Die Zeilen ordnen sich nach den meisten Ja-Stimmen, dann nach den wenigsten Nein-Stimmen, ein Termin, dem nur ein „vielleicht“ fehlt, liegt also vor einem Termin, dem ein „nein“ fehlt. Ein Termin, zu dem niemand ja gesagt hat, trägt die Schaltfläche überhaupt nicht.

Die Einschränkung ist gewollt. Eine Export-Schaltfläche auf allen fünfzehn Zeilen einer Umfrage ist eine Einladung, den Termin zu buchen, den Sie persönlich bevorzugt haben, und so landet eine Gruppe bei einem bestätigten Freitag, an dem drei Personen nicht können. Wenn Sie unsicher sind, wie die zwei Hervorhebungen entschieden werden: die Regeln zum Lesen der Tabelle sind zwei Minuten wert, bevor Sie irgendetwas exportieren.

Ein Sonderfall ist es wert, ihn zu kennen. Würde die Farbe die ganze Tabelle abdecken, wird sie weggelassen, denn eine von oben bis unten hervorgehobene Tabelle sagt nichts. Aber die Zeilen, die die Schaltfläche getragen hätten, tragen sie weiterhin. Und bei einer einzigen abstimmenden Person wird überhaupt nichts hervorgehoben, während sich ein Termin, den diese eine Person angehakt hat, trotzdem exportieren lässt. Die Farbe beantwortet „wohin soll ich schauen“; die Schaltfläche beantwortet „was könnte ich buchen“, und das sind nicht ganz dieselben Fragen.

Die Schaltfläche öffnet ein kurzes Menü mit drei Einträgen. Sie erzeugen denselben Eintrag; der Unterschied ist, wo er landet.

Wenn Sie sich nur eines der drei merken, merken Sie sich die .ics-Datei. Es ist das Format, auf das sich alle Kalenderprogramme seit zwanzig Jahren geeinigt haben, und es ist auch das, das Sie weiterleiten können: hängen Sie es an eine Nachricht, und die Empfangenden nehmen den Eintrag selbst auf, womit sie auch arbeiten. Die anderen zwei überspringen einfach das Herunterladen und das Importieren, was etwas wert ist, wenn die ganze Gruppe schon am selben Ort lebt.

• Der Titel der Umfrage wird der Titel des Eintrags. Heißt Ihre Umfrage „Umfrage 3“, benennen Sie sie vor dem Export um, oder den Eintrag danach: das ist die Zeile, die alle den nächsten Monat in ihrem eigenen Kalender sehen.
• Der gewählte Tag, aus der Zeile, die Sie angeklickt haben. Eine Umfrage vom Typ „Datum“ ergibt einen Tag; eine vom Typ „Zeitfenster“ die genauen Uhrzeiten, über die abgestimmt wurde; eine vom Typ „Zeitraum“ die mehreren aufeinanderfolgenden Tage.
• Ihre Zeitzone, schon angewendet. Pollendar zeigt jeden Termin und jede Uhrzeit umgerechnet in die Zeitzone, in der Sie lesen: standardmäßig die des Browsers, oder eine andere aus den Einstellungen, angezeigt neben der Tabelle. Der Export nimmt diese Zeitzone mit, der Eintrag ist also für alle richtig, die ihn öffnen, und niemand rechnet.

Der letzte Punkt ist der stille Vorteil davon, zu exportieren statt abzutippen. Ein Termin, der von Hand in eine Einladung kopiert wurde, ist ein Termin, den jemand falsch umrechnet; ein Eintrag, der seine eigene Zeitzone mitbringt, kann nicht in Lissabon eine Stunde zu früh und in Berlin eine Stunde zu spät gelesen werden. Dieselbe Überlegung gilt für die Umfrage selbst, und darum geht es in ein Meeting über Zeitzonen hinweg planen, eine Lektüre wert, wenn Ihre Gruppe über drei Länder verteilt ist.

Es gibt zwei ehrliche Wege zum Schluss, und die Wahl fiel teilweise schon beim Erstellen der Umfrage.

Wenn Sie die Option angehakt haben, die Teilnehmenden nach ihrer E-Mail-Adresse zu fragen, um sie Ihrem Kalendereintrag hinzuzufügen, kann der exportierte Eintrag die Personen einladen, die ja gesagt haben. Sie erhalten die Einladung aus Ihrem Kalender, der Termin landet in ihrem, und Sie sehen die Zusagen dort, wo Sie ohnehin schon hinschauen. Das ist der kürzeste Weg von einer Ergebnistabelle zu einem vollen Raum.

Diese Option hat allerdings einen Preis, und er wird von den Teilnehmenden bezahlt: antworten heißt dann, einen Namen und eine Adresse anzugeben statt nur einen Namen. Bei einem Vorstand oder einem Team stört das niemanden. Bei einem Abendessen mit elf Freunden ist eine Adresse ein Grund mehr, den Tab zu schließen. Ist die Option aus, genügt ein Vorname, und die Umfrage bleibt etwas, das man in zehn Sekunden beantwortet.

Ohne Adressen kündigen Sie den Termin selbst an: eine Nachricht mit Tag, Uhrzeit und Ort, und darunter der Link zur Umfrage. Alle, die abgestimmt haben, sehen dieselbe Schaltfläche auf derselben hervorgehobenen Zeile, jede Person exportiert den Eintrag also in ihren eigenen Kalender, in ihrem eigenen Format. Ein Klick mehr für sie und keine herausgegebenen Adressen, was bei einem privaten Treffen oft der bessere Tausch ist.

1. 1

   Die Zeile wählen, nicht die Farbe

   Grün, wenn es eine grüne Zeile gibt. Gelb, wenn niemand Einstimmigkeit erreicht hat, und dann schauen Sie vor dem Buchen, wer fehlt, denn die Tabelle sagt Ihnen, dass die beste Option keine perfekte ist.

2. 2

   Einmal exportieren

   iCalendar, wenn Sie unsicher sind oder etwas zum Weiterleiten wollen, Google Calendar oder Outlook Web, wenn Ihre Woche dort schon lebt. Prüfen Sie den Titel, solange der Eintrag noch offen ist.

3. 3

   Einladen oder ankündigen

   Laden Sie die Ja-Stimmen aus dem Kalendereintrag ein, wenn Sie Adressen eingesammelt haben. Sonst schicken Sie eine Nachricht mit Termin, Uhrzeit und Ort, und lassen den Umfragelink darin.

4. 4

   Die Umfrage dann als beendet betrachten

   Lassen Sie den Link für Nachzügler stehen: es gibt nichts zu schließen, und eine späte Stimme ändert jetzt nichts mehr. Der Termin existiert in einem Kalender, und das ist der einzige Ort, an dem er sein musste.

Eine Umfrage ist keine Einladung. Bis jemand den Eintrag anlegt, ist ein geklärter Termin nur eine farbige Zeile, an die fünf Personen schon nicht mehr denken. Der Klick, der das behebt, dauert zwei Sekunden, und er ist der eine Schritt, den die Leute überspringen.