Ein Meeting über Zeitzonen hinweg planen

Eine Einladung ging für 9:00 Uhr raus. Drei Personen kamen um 9:00, eine kam um 10:00, und eine war seit 3:00 Uhr morgens umsonst wach. Niemand hat sich verlesen: die Nachricht hat nie gesagt, welche 9:00 Uhr gemeint war.

Das ist die ganze Schwierigkeit daran, ein Meeting über Zeitzonen hinweg zu planen. Die Frage selbst ist einfach: sie wird nur in einer Einheit gestellt, deren Wert sich ändert, je nachdem, wer sie liest. Fragen Sie sechs Kolleginnen und Kollegen in vier Ländern, wann sie Zeit haben, und jede Antwort kommt in einer anderen Währung an; am Ende rechnen Sie selbst um, zu spät, in einer Tabelle, zweimal.

Eine Verfügbarkeitsumfrage nimmt das Umrechnen aus dem Gespräch heraus. Sie schlagen die Uhrzeiten einmal vor; jede teilnehmende Person liest sie auf ihrer eigenen Uhr und hakt an, was passt. Die Rechnerei ist erledigt, bevor jemand überhaupt gefragt wird.

Der hilfsbereite Reflex ist, alles von Hand zu beschriften: eine Umfrage mit dem Titel „Kick-off 9:00 MEZ“ oder Terminbeschriftungen wie „14:00 MEZ / 8:00 ET“. Tun Sie es nicht. Das ist der eine Schritt, der zuverlässig schiefgeht.

Jede lesende Person sieht die vorgeschlagenen Uhrzeiten schon in ihre eigene Zeitzone umgerechnet: standardmäßig die des Browsers, oder eine andere aus den Einstellungen. Die verwendete Zeitzone wird neben der Tabelle angezeigt, niemand muss also einer Vermutung vertrauen, und wer sie ändert, sieht die Tabelle sofort neu gezeichnet, mit denselben Stimmen darin. Uhrzeiten erscheinen im 12- oder 24-Stunden-Format, je nach Spracheinstellung der lesenden Person, was eine weitere Sache ist, die Sie für niemanden entscheiden müssen.

Eine in den Titel getippte Zeitzone ist schlimmer als überflüssig. Sie ist außerdem:

• Zweimal im Jahr falsch. Aus MEZ wird Ende März MESZ, und aus ET wird zwei Wochen früher EDT. Eine im Text eingefrorene Beschriftung folgt nicht; die umgerechnete Uhrzeit schon.
• Für den größten Teil der Welt unklar. „ET“ steht je nach Monat für zwei verschiedene Abstände und bedeutet jemandem in Bangalore oder São Paulo überhaupt nichts.
• Von der Zeile darunter widerlegt. Der Titel behauptet 9:00 MEZ, die Tabelle zeigt der lesenden Person in Indien 13:30. Eines von beidem ist falsch, und es ist nie die Tabelle.

Schreiben Sie den Titel in einfachen Worten, „Quartalsplanung, eine Stunde“, und lassen Sie die Uhrzeiten für sich selbst antworten.

Bevor Sie irgendeine Uhrzeit vorschlagen, bestimmen Sie das Fenster. Das ist die eigentliche Entscheidung, und sie dauert mit einer Weltzeituhr fünf Minuten.

Legen Sie die lokalen Arbeitstage übereinander, sagen wir 9:00 bis 18:00 für jede Gruppe. Westeuropa und die Ostküste der Vereinigten Staaten überschneiden sich um etwa drei Stunden, am späten europäischen Nachmittag. Tauschen Sie die Vereinigten Staaten gegen Indien, weitet sich das Fenster auf vier bis fünf Stunden, dafür am frühen europäischen Morgen. Wollen Sie alle drei in derselben Stunde, bleibt überhaupt nichts übrig: Bangalore ist längst zu Hause, bevor Boston sich an den Schreibtisch setzt.

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   Die Zonen zählen, nicht die Personen

   Sechs Kolleginnen und Kollegen in zwei Ländern sind ein Problem mit zwei Zonen. Eine Person auf Reisen macht drei daraus, fragen Sie also, wo alle in dieser Woche sein werden, und nicht, wo sie wohnen.

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   Die Überschneidung einmal bestimmen, an einer Stelle

   Behalten Sie nur, was sich schneidet, und akzeptieren Sie die Zahl, die dabei herauskommt. Drei Stunden über zwei Kontinente sind normal, und ein dritter Kontinent lässt oft überhaupt keine Stunde übrig; keines von beidem heißt, dass Sie etwas falsch gemacht haben.

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   Drei bis fünf Zeitfenster darin anbieten

   Verteilt über zwei oder drei verschiedene Tage statt gestapelt auf einen Nachmittag. Ein einzelner voller Dienstag sollte nicht alle zugleich ausschließen.

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   Sagen, wie lang das Meeting ist

   Eine Stunde in einem Fenster von zwei Stunden lässt fast keinen Spielraum. Schreiben Sie die Dauer in den Titel, damit niemand für ein Zeitfenster stimmt, das er nicht halten kann.

Den Typ wählen Sie beim Erstellen der Umfrage, und er verändert, was die Teilnehmenden gefragt werden. Über Zeitzonen hinweg gibt es nur eine sinnvolle Antwort, aber es lohnt sich zu wissen, warum die anderen zwei es nicht sind.

Nach nichts Besonderem, und das ist der Punkt. Die Zeitfenster bleiben in der Reihenfolge des Kalenders, jede abstimmende Person ist eine Spalte, und jede Antwort ist „Ich bin verfügbar“, „Ich bin vielleicht verfügbar“ oder „Ich bin nicht verfügbar“: ein grüner Haken, ein gelbes Fragezeichen, ein rotes Kreuz.

Grün markiert ein Zeitfenster, zu dem jede einzelne abstimmende Person ja gesagt hat. Gelb markiert das nächstbeste danach, oder das führende, wenn niemand Einstimmigkeit erreicht hat, was die Art der Tabelle ist zu sagen „näher sind wir nicht gekommen“. Ein Zeitfenster, zu dem niemand ja gesagt hat, wird nie hervorgehoben, und bei einer einzigen abstimmenden Person wird überhaupt nichts hervorgehoben.

Lesen Sie dieselbe Tabelle aus Bangalore, und die drei Beschriftungen sagen 13:30, 18:30 und 21:30. Dieselbe Umfrage, dieselben Haken, eine andere Spalte Uhrzeiten. Niemand hat etwas umgerechnet.

„Zum Kalender hinzufügen“ sitzt dann auf den hervorgehobenen Zeilen, in drei Formaten: iCalendar (.ics), Google Calendar und Outlook Web. Die Zeitzone reist mit dem Eintrag, er landet also in jedem Kalender zur richtigen Uhrzeit, wie die Uhr der empfangenden Person auch steht. Wenn Sie beim Erstellen der Umfrage nach den E-Mail-Adressen der Teilnehmenden gefragt haben, kann der Kalendereintrag die Personen einladen, die ja gesagt haben. Mehr dazu in den gewählten Termin in den Kalender eintragen.

Die Zeitumstellung ist das, was die erwischt, die alles andere richtig gemacht haben. Europa und Nordamerika stellen ihre Uhren nicht am selben Tag um: es gibt eine Strecke von etwa zwei Wochen im Frühling und eine weitere im Herbst, in denen der übliche Abstand zwischen Paris und Boston um eine Stunde anders ist als im restlichen Jahr.

Für ein einzelnes Meeting ist das kein Ereignis. Die Umfrage rechnet die wirkliche Uhrzeit am wirklichen Datum um, wie der Abstand in dieser Woche auch gerade ist. Es beißt, wenn Sie ein gewähltes Zeitfenster von Hand in einen festen Termin verwandeln: aus einem Dienstag 15:00 in Paris, der 9:00 in Boston war, werden für zwei Wochen 10:00 in Boston, und jemand verpasst still die ersten fünfzehn Minuten.

• Stimmen Sie über das Datum ab, an dem es stattfindet, nicht über „die übliche Zeit“. Eine Umfrage im Oktober antwortet für den Oktober, und zwar richtig.
• Machen Sie für das nächste Quartal eine neue Umfrage. Es gibt keine wiederkehrende Umfrage, und das kostet weniger, als es klingt: ein neuer Link, dieselben vier Zeitfenster, zwei Minuten. Die Verfügbarkeit hat sich ohnehin verschoben.
• Achten Sie auf die Übergangswochen. Ende März und Ende Oktober in Europa, und die zwei Wochen auf beiden Seiten davon in Nordamerika. Kreuzt eine Reihe von Terminen eine davon, schreiben Sie es in die Nachricht, statt zu hoffen.
• Die Südhalbkugel läuft anders herum. Eine Kollegin in Sydney oder Santiago stellt ihre Uhr um, während sich in Europa gar nichts bewegt, der Abstand schließt sich also, statt sich zu öffnen.

Ein Fenster von zwei Stunden heißt, dass jemand das Gespräch führt, während das Abendessen kalt wird. Das Zeitfenster mit „18:00“ zu beschriften und es dabei zu lassen ändert daran nichts; es heißt nur, dass die Person, die es kostet, es selbst herausfindet.

Sagen Sie es im Titel oder in der Nachricht mit dem Link: „17:00-19:00 Pariser Zeit, also spätabends in Bangalore: sorry, und sagen Sie mir, wenn das unmöglich ist.“ Menschen akzeptieren eine ungünstige Uhrzeit, zu der sie gefragt wurden, weit eher als eine, die ihnen vorgesetzt wurde. Und „Ich bin vielleicht verfügbar“ bei einem späten Zeitfenster heißt oft „ich kann, aber nicht jede Woche“, was eine direkte Frage wert ist statt einer Vermutung.