Einen Termin für die Disputation finden

Ein Teammeeting braucht vier Personen und eine Stunde. Eine Disputation braucht vier bis sechs, mindestens eine davon extern und oft in einem anderen Land, für ein Fenster von zwei bis drei Stunden statt für einen Tag. Dazu ein Raum, der Publikum aufnimmt, und ein Promotionsbüro, dessen Formulare Wochen im Voraus eingereicht werden müssen.

Deshalb scheitert das übliche Vorgehen. Per E-Mail zu fragen „an welchen Nachmittagen im Juni haben Sie Zeit?“ bringt fünf Antworten in fünf Formaten, die Hälfte davon unter Vorbehalt, und keine davon vergleichbar. Die Einschränkung ist zu eng für Prosa. Sie braucht eine geschlossene Auswahl an Zeitfenstern, die jede prüfende Person in unter einer Minute anhaken kann, und eine Tabelle, in der die Überschneidung sichtbar ist.

Das Fenster kommt zuerst. Verschicken Sie eine Umfrage, bevor Sie die äußeren Grenzen kennen, und Sie sammeln Ja-Stimmen für Termine ein, die das Promotionsbüro nicht akzeptieren kann, und das ist schlimmer, als gar nichts zu sammeln.

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   Die zwei harten Daten finden

   Die Abgabe der Dissertation, und der früheste Termin, den die Promotionsordnung nach der Abgabe erlaubt: oft eine Frist von vier bis acht Wochen. Alles, was Sie vorschlagen, liegt dazwischen.

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   Die Lesezeit zurückrechnen

   Ein externer Gutachter braucht die Arbeit deutlich vor der Disputation. Wenn er sie am 2. März erhalten hat, ist nichts vor Mitte April ein ernsthafter Vorschlag, was die Ordnung auch erlaubt.

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   Die Länge der Sitzung festlegen

   Vortrag, Fragen, Beratung und Verkündung: zweieinhalb bis drei Stunden, nicht neunzig Minuten. Schlagen Sie den ganzen Block vor, sonst sagen Prüfende zu einem Zeitfenster zu, das sie dann vorzeitig verlassen müssen.

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   Sechs bis acht Zeitfenster in die Vorauswahl nehmen

   Verteilt über zwei oder drei Wochen, höchstens zwei pro Tag. Unter fünf überschneidet sich nichts; über acht antwortet die Kommission nach Zufall.

Nicht jedes Mitglied der Kommission schränkt den Termin gleich stark ein. Alle gleichzeitig zu fragen behandelt eine Professorin, die aus dem Ausland anreist, wie einen Kollegen zwei Flure weiter, und die Umfrage optimiert am Ende für die falsche Person.

Die Vorauswahl ist also schon gefiltert, bevor jemand abstimmt. Die Umfrage läuft dann einmal, mit allen Mitgliedern der Kommission, auch mit den zwei, die das Fenster geformt haben, denn ein informelles „Juni passt mir“ ist keine Antwort auf einen bestimmten Donnerstagnachmittag.

Uhrzeiten. Eine Disputation findet nicht an einem Tag statt, sie findet von 14:00 bis 17:00 statt, und wer am Donnerstagmorgen Zeit hat, hat sie am Donnerstagnachmittag nicht. Erstellen Sie die Umfrage mit dem Typ „Zeitfenster“, der nach genauen Uhrzeiten fragt und zwei Blöcke am selben Tag erlaubt. Der Typ „Datum“, der ganze Tage vorschlägt, verschiebt die Unklarheit nur einen Schritt nach hinten.

Geben Sie jedem Zeitfenster seine wirkliche Dauer. Höchstens zwei pro Tag, und beschriften Sie sie mit dem vollen Block, den Sie belegen wollen, damit niemand der Hälfte davon zustimmt.

Jede prüfende Person antwortet „Ich bin verfügbar“, „Ich bin vielleicht verfügbar“ oder „Ich bin nicht verfügbar“: der grüne Haken, das gelbe Fragezeichen und das rote Kreuz in der Tabelle. Grün markiert eine Zeile, zu der jede einzelne abstimmende Person ja gesagt hat; Gelb markiert die nächstbeste danach. Die Zeitfenster bleiben in der Reihenfolge des Kalenders, so behalten Sie beim Eintreffen der Antworten die Orientierung.

Hier bricht handgemachte Terminplanung meist zusammen. Sie schreiben „14:00“ und meinen Ihre eigene Uhr, der Gutachter in Montreal liest es als seine, und der Fehler fällt eine Woche vor der Disputation auf.

• Jede Person stimmt auf ihrer eigenen Uhr ab. Jede lesende Person sieht die Zeitfenster in ihre eigene Zeitzone umgerechnet (standardmäßig die des Browsers, oder eine andere aus den Einstellungen), und die verwendete Zeitzone steht neben der Tabelle. Ändern Sie die Einstellung, zeichnet sich die Tabelle sofort neu.
• Niemand rechnet. Uhrzeiten erscheinen im 12- oder 24-Stunden-Format, je nach Spracheinstellung der lesenden Person, also muss niemand im Kopf sechs Stunden abziehen, bevor er ein Kästchen anhakt.
• Kein Konto, nichts zu installieren. Ein Kommissionsmitglied öffnet den Link, hakt an, und ist fertig. Auch das Erstellen der Umfrage braucht kein Konto; „Mit Google anmelden“ ist optional und lässt Sie nur Ihre eigenen Umfragen von einem anderen Gerät wiederfinden.

Eine Höflichkeit bleibt Ihre Sache und nicht die der Software: schlagen Sie keinen Block vor, der beim externen Gutachter um 07:00 oder 22:00 landet, selbst wenn er technisch teilnehmen könnte. Die Regeln für Termine über Zeitzonen hinweg gelten für eine Disputation wie für jedes andere Treffen, nur mit weniger Spielraum für Fehler.

Der Raum ist eine Ressource, kein Teilnehmer, und er ist der Teil, den Promovierende am längsten liegen lassen. Es gibt zwei Wege, und die Wahl hängt davon ab, wer die Buchung kontrolliert.

Sind Räume knapp, fragen Sie zuerst die Person, die sie verwaltet, und nehmen Sie sie wie jede andere abstimmende Person in die Umfrage auf: sie hakt die Zeitfenster an, in denen ein passender Raum frei ist. Eine zusätzliche Spalte, und die Vorauswahl schrumpft, bevor die Kommission sie sieht. Ist die Buchung unproblematisch, lassen Sie die Umfrage allein unter der Kommission laufen und reservieren noch am selben Tag gegen das siegreiche Zeitfenster: innerhalb von Stunden, nicht nächste Woche, denn die Zeile, die am Montag allen passte, ist die Zeile, die am Dienstag jemand anderes bucht.

Bei fünf oder sechs Prüfenden ist das der Normalfall und nicht die Ausnahme. Keine Zeile ist grün, und eine Zeile ist gelb: die führende, geordnet nach den meisten Ja-Stimmen, dann nach den wenigsten Nein-Stimmen. Gelb heißt hier „mehr haben wir nicht, es fehlt noch jemand“.

Diese Zeile benennt Ihr Problem für Sie. Schauen Sie, wer sie blockiert: ein rotes Kreuz, oder ein gelbes Fragezeichen von jemandem, der noch nicht nachgesehen hat. Fragen Sie dann genau diese eine Person direkt: eine einzelne Nachricht zu einem einzelnen Zeitfenster, was sich weit leichter beantworten lässt als eine offene Frage über den Juni. Aus einem „vielleicht verfügbar“ wird oft ein Ja, sobald ein Termin fast steht und die Alternative ein Monat Verzug ist.

Ist die Antwort ein klares Nein, fügen Sie derselben Umfrage zwei oder drei weitere Zeitfenster hinzu, statt neu anzufangen. Der Link bleibt derselbe, die bisherigen Stimmen bleiben, wo sie sind, und die Kommission muss nur für die neuen Zeilen antworten.

• Überhaupt nichts ist hervorgehoben? Bei einer einzigen abstimmenden Person, oder in einer Tabelle, in der keine Zeile ein Ja hat, gibt es noch nichts zu zeigen. Treiben Sie die Stimmen ein, bevor Sie das Ergebnis lesen.
• Ein Mitglied wurde ersetzt? Die organisierende Person kann einen Teilnehmer entfernen, damit eine ausgeschiedene prüfende Person nicht weiter eine Zeile blockiert, an der sie nicht teilnehmen wird.
• Zeitfenster geklärt? „Zum Kalender hinzufügen“ sitzt auf den hervorgehobenen Zeilen und bietet iCalendar (.ics), Google Calendar und Outlook Web an. Wenn Sie die Kommission beim Erstellen der Umfrage nach ihren E-Mail-Adressen gefragt haben, kann der Kalendereintrag die Personen einladen, die ja gesagt haben.