Vorstandssitzung: einen Termin finden, an dem alle können

Eine Vorstandssitzung hat zwei Gästelisten, und sie zu verwechseln ist der Grund, warum sich der Termin nicht finden lässt. Auf der ersten stehen die Personen, deren Anwesenheit die Sitzung gültig macht: die Vorstandsmitglieder, die Beiratsmitglieder, die in der Satzung benannten Gremienmitglieder. Auf der zweiten stehen alle anderen: die Wirtschaftsprüfung, die Steuerberatung, die Geschäftsführung, wer das Protokoll schreibt, ein Gast, der zu genau einem Punkt der Agenda eingeladen ist.

Nur die erste Liste gehört als Bedingung in die Verfügbarkeitsumfrage. Fragen Sie beide, sammeln Sie vierzehn Antworten ein, wo acht gereicht hätten, und der Termin, der dabei herauskommt, passt den Zuhörenden besser als denen, die abstimmen.

• Die stimmberechtigten Mitglieder. Zählen und benennen Sie sie, bevor Sie irgendetwas schreiben. Für diese Liste ist die Umfrage gemacht, und ihre Größe ist die Zahl, mit der jede Zeile der Ergebnistabelle verglichen wird.
• Personen, die nur für einen Punkt gebraucht werden. Die Schatzmeisterin, die den Abschluss vorstellt, ein Anwalt für einen einzigen Beschluss. Fragen Sie sie getrennt nach ihrer Verfügbarkeit und legen Sie ihren Punkt dann in das Zeitfenster, das der Vorstand gewählt hat.
• Die Gäste ohne Stimmrecht. Sie erfahren den Termin, sie werden nicht danach gefragt. Ihnen den Umfragelink zu schicken ist der schnellste Weg, aus einer Entscheidung zu acht eine Verhandlung zu zwanzig zu machen.

Beschlussfähigkeit heißt: die Mindestzahl stimmberechtigter Mitglieder, die anwesend sein muss, damit die Sitzung entscheiden kann. Die Satzung nennt die Zahl: die Hälfte plus eins, zwei Drittel oder ein fester Wert wie vier. Lesen Sie sie nach, bevor Sie die Umfrage anlegen, denn das ist die Zahl, die Sie in Wahrheit erreichen wollen.

Ein Vorstand aus neun Personen mit einer Beschlussfähigkeit von fünf braucht keine neun Ja-Stimmen. Er braucht fünf, von Mitgliedern, die für die Beschlussfähigkeit zählen. Einstimmigkeit zu jagen, wo fünf gereicht hätten, ist der Grund, warum ein Sitzungstermin von Mitte November in den Dezember rutscht: die zwei Mitglieder, die nie antworten, halten das ganze Gremium in Geiselhaft.

Schreiben Sie die erforderliche Zahl also neben die Umfrage und lesen Sie jede Zeile der Tabelle gegen sie, nicht gegen die vollständige Liste. Eine Zeile mit sechs Ja-Stimmen in einem Vorstand aus neun ist eine Sitzung, die stattfinden kann. Eine Zeile mit neun Ja-Stimmen ist ein Geschenk, keine Bedingung.

Die meisten Satzungen verlangen, dass die Einladung eine feste Zahl von Tagen vor der Sitzung herausgeht: sieben, zehn, fünfzehn, manchmal einundzwanzig. Diese Frist hat eine Folge, die viele zu spät entdecken. Die Umfrage muss enden, bevor die Einladung herausgeht, und die Einladung muss heraus sein, bevor der früheste Termin der Umfrage erreicht ist. Das heißt: der erste Termin, den Sie vorschlagen, kann nicht der kommende Dienstag sein.

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   Die Einladungsfrist in der Satzung suchen

   Sie steht meist in einer Zeile des Abschnitts über Vorstandssitzungen. Nehmen wir fünfzehn Tage, gerechnet ab dem Tag, an dem die Einladung verschickt wird.

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   Vom frühesten Wunschtermin zurückrechnen

   Fünfzehn Tage vor diesem Termin ist der Tag, an dem Ihre Einladung raus muss. Nichts, was Sie vorschlagen, darf näher liegen.

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   Der Umfrage selbst drei bis vier Werktage geben

   Vorstandsmitglieder antworten zwischen zwei anderen Dingen. Ein Wochenende mitten in der Frist ist einen halben Tag wert, nicht mehr: fragen Sie montags, dann haben Sie donnerstags Antworten.

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   Den Schlusstermin nennen, wenn Sie den Link teilen

   Pollendar kann eine Umfrage nicht schließen, also ist die Frist Ihre Sache: schreiben Sie sie in den Titel der Umfrage oder in die Nachricht mit dem Link, und zählen Sie danach nicht weiter.

Rechnet man diese Zahlen zusammen, ist die Bilanz ehrlich: vier Tage Umfrage plus fünfzehn Tage Frist heißt, die früheste Vorstandssitzung, die Sie heute ansetzen können, liegt etwa drei Wochen entfernt. Termine innerhalb dieses Fensters vorzuschlagen erzeugt nur einen Termin, zu dem Sie dann nicht einladen dürfen.

Eine Vorstandssitzung dauert neunzig Minuten, nicht einen Nachmittag. Ein Mitglied zu fragen, ob es am 12. November Zeit hat, bringt Ihnen ein Ja, das sich in dem Moment auflöst, in dem Sie 9:00 Uhr ankündigen. Schlagen Sie die Uhrzeiten vor, nicht die Tage, und die Antworten bedeuten etwas.

Drei mögliche Tage mit je zwei Zeitfenstern (ein früher Morgen und ein früher Abend) ergeben sechs Zeilen und verlangen von niemandem viel. Sie legen außerdem die Spaltung offen, über die Sie sonst eine Woche diskutieren würden: die berufstätigen Mitglieder haken die Abende an, die Mitglieder im Ruhestand die Morgenstunden, und die Tabelle zeigt Ihnen, zwischen welchen Hälften des Vorstands Sie wählen.

In jedem Vorstand gibt es eines. Es beantwortet E-Mails vom Handy, am Wochenende, und es wird sich nirgendwo anmelden, um Ihnen zu sagen, dass es an einem Donnerstag Zeit hat. Das ist eine echte Bedingung, und sie schließt die meisten Vorschläge aus, die in Sitzungen gemacht werden.

• Zum Abstimmen registriert sich niemand. Eine teilnehmende Person öffnet den Link, gibt einen Namen an, hakt die Zeilen an und schließt den Tab. Nach einer E-Mail-Adresse wird nur gefragt, wenn Sie beim Erstellen der Umfrage die entsprechende Option aktiviert haben.
• Sie selbst brauchen auch kein Konto. „Mit Google anmelden“ ist optional und tut genau eine Sache: Sie finden Ihre eigenen Umfragen von einem anderen Gerät wieder. Behalten Sie Ihren Verwaltungslink, dann können Sie darauf verzichten.
• Ein Link, wie auch immer Sie ihn verschicken. Fügen Sie ihn in die E-Mail ein, die Sie ohnehin schreiben, oder verschicken Sie die Einladungen aus der Umfrage selbst. Beides landet in derselben Ergebnistabelle.
• Mitglieder im Ausland sehen ihre eigene Uhr. Uhrzeiten werden für jede lesende Person umgerechnet, also stimmt ein Vorstandsmitglied in Montreal über 18:00 Uhr Pariser Zeit ab, ohne zu subtrahieren. Mehr dazu in ein Meeting über Zeitzonen hinweg planen.

Die Zeilen bleiben in der Reihenfolge des Kalenders, so behalten Sie die Orientierung. Es ist die Hervorhebung, die zeigt: Grün markiert ein Zeitfenster, zu dem jede einzelne abstimmende Person ja gesagt hat, Gelb das nächstbeste danach, oder die führende Zeile, wenn kein Zeitfenster einstimmig ist. In einem Vorstand ist dieser zweite Fall der Normalfall.

Hier ist nichts einstimmig, und die Umfrage ist trotzdem fertig. Das Zeitfenster am Donnerstag hat fünf von sechs Ja-Stimmen, erreicht also eine Beschlussfähigkeit von vier mit einer Person Reserve: genau die Sicherheit, die Sie anpeilen sollten. Das Zeitfenster am Dienstag hat vier Ja-Stimmen und ein Vielleicht, und das ist dieselbe Sitzung, die davon abhängt, dass eine Person ihren Kalender richtig liest. Ein „vielleicht“ zählt weder als ja noch als nein, und ein Mitglied, das nicht geantwortet hat, ebenso wenig: lesen Sie eine leere Zelle nicht als Widerspruch, aber auch nicht als Zustimmung.

„Zum Kalender hinzufügen“ sitzt auf den hervorgehobenen Zeilen, als iCalendar-Datei (.ics), für Google Calendar oder für Outlook Web. Wenn Sie beim Erstellen der Umfrage nach den E-Mail-Adressen der Teilnehmenden gefragt haben, kann der Kalendereintrag die Mitglieder einladen, die ja gesagt haben; das erspart Ihnen, sechs Adressen abzutippen.

Die Umfrage hat ihre Arbeit in dem Moment getan, in dem eine Zeile gelb wurde. Alles, was der Sitzung rechtliches Gewicht gibt, kommt danach, und es lohnt sich, das in einem Durchgang zu tun statt in sechs Antworten auf einen Thread.

• Die Einladung einmal verschicken. Datum, Uhrzeit, Ort oder Konferenzlink, und die Agenda mit den Beschlüssen, über die abgestimmt wird. Das ist das Dokument, das die Beteiligten bindet, und das zitiert wird, wenn eine Entscheidung später angefochten wird.
• Sagen, was mit den Absagen passiert. Eine Zeile genügt: ob Sie eine Vollmacht erwarten, eine schriftliche Stimme oder einfach die Abwesenheit. Schweigen ist das, was am Sitzungstag für Überraschungen sorgt.
• Den Umfragelink in der Akte behalten. Er ist ein datierter Nachweis darüber, wer gefragt wurde und was jede Person geantwortet hat, und damit die Antwort auf die Frage „warum dieser Termin und kein anderer“, ohne dass jemand sein Postfach durchsuchen muss.
• Die Anwesenheit getrennt erfassen. Beschlussfähigkeit wird im Raum gezählt, über die Anwesenheitsliste oder das Verbindungsprotokoll. Das Protokoll nennt, wer da war; die Umfrage nannte immer nur, wer glaubte, da zu sein.