Læg den valgte dato i din kalender

En afstemning om ledige tider slutter i en stille antiklimaks. Tabellen siger lørdag den 15. november, ingen gør indvendinger, og så sker der ingenting: datoen bor i en browserfane, på et link de fleste deltagere ikke åbner en gang mere.

To uger senere spørger nogen, om det var den 15. eller den 22. Svaret står i afstemningen, og det er netop problemet. En resultattabel registrerer en beslutning; den kommer ikke tilbage og minder dig om den. En kalender er det eneste sted, der skubber en dato i hovedet på dig den morgen, hvor det betyder noget.

Så det sidste skridt i gruppeplanlægning er ikke at vælge datoen. Det er at få datoen ud af tabellen og ind i kalendere, og det er et enkelt klik på resultatsiden: »Tilføj til din kalender«, på den række der vandt.

Det betyder mere her end andre steder, for Pollendar har ingen slutdato, ingen automatisk påmindelse og ingen notifikation om, at en beslutning er truffet. Intet udløber, og intet rykker nogen. Eksporten er det, der erstatter alle tre.

Ikke alle rækker. Knappen ligger på de rækker, tabellen peger på: den grønne, hvor hver enkelt deltager har sagt ja, og den gule bag den. Rækkerne rangeres efter flest ja og dernæst efter færrest nej, så en dato der mangler et »måske«, kommer foran en dato der mangler et »nej«. En dato, ingen har sagt ja til, bærer slet aldrig knappen.

Begrænsningen er bevidst. En eksportknap på alle femten rækker i en afstemning er en invitation til at booke den dato, du personligt foretrak, og det er sådan en gruppe ender med en bekræftet fredag, tre personer ikke kan. Er du i tvivl om, hvordan de to markeringer bliver afgjort, er reglerne for at læse tabellen værd at bruge to minutter på, før du eksporterer noget.

Der er et grænsetilfælde, det er værd at kende. Ville farven dække hele tabellen, bliver den droppet, for en tabel markeret fra ende til anden siger ingenting. Men de rækker, der skulle have båret knappen, bærer den stadig. Og med én enkelt deltager bliver der slet ikke markeret noget, mens en dato, som én person satte kryds ved, godt kan eksporteres. Farven svarer på »hvor skal jeg kigge«; knappen svarer på »hvad kunne jeg booke«, og det er ikke helt samme spørgsmål.

Knappen åbner en kort menu med tre punkter. De laver den samme begivenhed; forskellen er, hvor den lander.

Hvis du kun husker ét af de tre, så husk .ics-filen. Det er det format, alle kalenderprogrammer har været enige om i tyve år, og det er også det, du kan sende videre: vedhæft det i en besked, og de der modtager det, tilføjer begivenheden selv, uanset hvad de bruger. De to andre springer blot download og import over, og det er værd noget, når hele gruppen alligevel bor samme sted.

• Afstemningens titel bliver begivenhedens titel. Hedder din afstemning »Afstemning 3«, så omdøb den før du eksporterer, eller omdøb begivenheden bagefter: det er den linje, alle kommer til at se i deres egen kalender den næste måned.
• Den valgte dag, hentet fra den række du klikkede på. En »Dato«-afstemning giver en dag; en »Tidsrum«-afstemning giver de præcise klokkeslæt, der blev stemt om; en »Periode«-afstemning giver de flere dage i træk.
• Din tidszone, allerede anvendt. Pollendar viser hver dato og hvert klokkeslæt omregnet til den zone, du læser i: browserens som standard eller en anden, du valgte i indstillingerne, vist ved siden af tabellen. Eksporten tager den zone med sig, så begivenheden er rigtig for den, der åbner den, og ingen regner noget ud.

Det sidste punkt er den stille fordel ved at eksportere frem for at skrive om. En dato, der er kopieret i hånden ind i en invitation, er en dato, nogen kommer til at omregne forkert; en begivenhed, der bærer sin egen tidszone, kan ikke læses en time for tidligt i Lissabon og en time for sent i Berlin. Den samme logik styrer selve afstemningen, og det er emnet for at planlægge et møde på tværs af tidszoner og værd at læse, når din gruppe er spredt over tre lande.

Der er to ærlige måder at afslutte, og valget blev delvist truffet, da du oprettede afstemningen.

Satte du kryds i »Spørg deltagerne om deres e-mail for at tilføje dem til din kalenderbegivenhed«, kan den eksporterede begivenhed invitere dem, der sagde ja. De modtager invitationen fra din kalender, datoen lander i deres, og du kan se, hvem der har accepteret, dér hvor du alligevel kigger. Det er den korteste vej fra en resultattabel til et fyldt lokale.

Den mulighed har dog en pris, og den betales af deltagerne: at svare betyder nu at give et navn og en e-mail i stedet for bare et navn. For en bestyrelse eller et team er der ingen der tager det ilde op. For en middag med elleve venner er en adresse én grund mere til at lukke fanen. Med muligheden slået fra er et fornavn nok, og afstemningen bliver noget, man kan svare på i ti sekunder.

Uden e-mailadresser melder du datoen ud selv: én besked med dagen, klokkeslættet og stedet, og linket til afstemningen nedenunder. Alle, der stemte, ser den samme knap på den samme markerede række, så hver af dem eksporterer begivenheden ind i sin egen kalender, i sit eget format. Det er ét ekstra klik for dem og ingen adresser afgivet, hvilket for en privat sammenkomst ofte er den bedre handel.

1. 1

   Vælg rækken, ikke farven

   Grøn hvis der er en grøn række. Gul når ingen nåede enstemmighed. Se i det tilfælde på, hvem der mangler, før du booker, for tabellen fortæller dig, at den bedste mulighed ikke er en perfekt en.

2. 2

   Eksportér den én gang

   iCalendar hvis du er i tvivl eller vil have noget at sende videre, Google Calendar eller Outlook Web hvis det er der, din uge allerede bor. Tjek titlen, mens begivenheden stadig er åben.

3. 3

   Invitér eller meld ud

   Invitér dem, der sagde ja, fra kalenderbegivenheden, hvis du indsamlede e-mailadresser. Ellers send én besked med datoen, klokkeslættet og stedet, og lad linket til afstemningen stå i den.

4. 4

   Og betragt så afstemningen som færdig

   Lad linket stå til dem, der kommer sent: der er ingenting at lukke, og en sen stemme ændrer ingenting nu. Datoen findes i en kalender, og det var det eneste sted, den behøvede at være.

En afstemning er ikke en invitation. Indtil nogen opretter begivenheden, er en afgjort dato bare en farvet række, fem personer allerede er holdt op med at tænke på. Det klik, der ordner det, tager to sekunder, og det er det skridt, folk springer over.