Planlæg et møde på tværs af tidszoner

Der gik en invitation ud til 9:00. Tre personer kom med klokken 9:00, én kom med klokken 10:00, og én havde været vågen siden klokken 3:00 om natten uden grund. Ingen læste forkert: beskeden sagde aldrig, hvilken 9:00 den mente.

Det er hele vanskeligheden ved at planlægge et møde på tværs af tidszoner. Selve spørgsmålet er simpelt: det bliver bare stillet i en enhed, der skifter værdi efter, hvem der læser det. Spørg seks kolleger i fire lande, hvornår de er ledige, og hvert svar kommer i en forskellig valuta, og så ender du med at omregne dem selv, sent, i et regneark, to gange.

En afstemning om ledige tider tager omregningen ud af samtalen. Du foreslår klokkeslættene én gang; hver deltager læser dem på sit eget ur og sætter kryds ved det, der passer. Regnestykket er lavet, før nogen bliver spurgt om noget.

Den hjælpsomme indskydelse er at mærke alt i hånden: en afstemning med titlen »Kick-off 9:00 CET« eller datolabels der siger »14:00 CET / 8:00 ET«. Lad være. Det er det ene greb, der helt sikkert går i stykker.

Hver læser ser allerede de foreslåede klokkeslæt omregnet til sin egen tidszone: browserens som standard eller en anden, valgt i indstillingerne. Den anvendte »Tidszone« vises ved siden af tabellen, så ingen skal stole på et gæt, og ændrer man den, tegnes tabellen om med det samme med de samme stemmer i. Klokkeslæt vises i 12- eller 24-timersformat efter læserens sprogindstilling, og det er endnu en ting, du ikke skal beslutte for nogen.

En zone skrevet ind i titlen er værre end overflødig. Den er også:

• Forkert to gange om året. CET bliver CEST i slutningen af marts, og ET bliver EDT to uger tidligere. En label frosset ind i tekst følger ikke med; den omregnede time gør.
• Tvetydig for det meste af verden. »ET« dækker to forskellige forskydninger afhængigt af måneden og betyder slet ingenting for en læser i Bangalore eller São Paulo.
• Modsagt af rækken lige nedenunder. Titlen hævder 9:00 CET, tabellen viser 13:30 for læseren i Indien. Én af de to er forkert, og det er aldrig tabellen.

Skriv titlen i almindelige ord, »Planlægning af Q4, én time«, og lad klokkeslættene svare for sig selv.

Før du foreslår et klokkeslæt, så find ud af, hvor vinduet ligger. Det er den reelle beslutning, og den tager fem minutter med et verdensur.

Læg de lokale arbejdsdage oven på hinanden, lad os sige 9:00 til 18:00 for hver gruppe. Vesteuropa og USA’s østkyst skærer hinanden med omkring tre timer, sidst på den europæiske eftermiddag. Byt USA ud med Indien, og vinduet udvider sig til fire eller fem timer, tidligt på den europæiske morgen i stedet. Bed om alle tre i den samme time, og der er slet ingenting tilbage: Bangalore er gået hjem, før Boston sætter sig.

1. 1

   Tæl zonerne, ikke personerne

   Seks kolleger i to lande er et problem med to zoner. Én person på rejse gør det til tre, så spørg hvor alle er den uge, ikke hvor de bor.

2. 2

   Find overlappet én gang, ét sted

   Behold kun det, der skærer hinanden, og accepter det tal du får. Tre timer på tværs af to kontinenter er normalt, og et tredje kontinent efterlader ofte slet ingen time; ingen af de to ting betyder, at du gjorde det forkert.

3. 3

   Giv tre til fem tidsrum inde i det

   Fordelt over to eller tre forskellige dage frem for stablet på én eftermiddag. En enkelt travl tirsdag bør ikke udelukke alle på én gang.

4. 4

   Sig, hvor langt mødet er

   En time inde i et vindue på to timer giver næsten ingen plads. Skriv varigheden i titlen, så ingen stemmer for et tidsrum, de reelt ikke kan holde.

Du vælger en type, når du opretter afstemningen, og den ændrer, hvad deltagerne bliver spurgt om. På tværs af tidszoner findes der kun ét fornuftigt svar, men det er værd at vide, hvorfor de to andre ikke er det.

Ikke specielt anderledes, og det er netop pointen. Tidsrummene står i kalenderens rækkefølge, hver deltager er en kolonne, og hvert svar er »Jeg er ledig«, »Jeg er måske ledig« eller »Jeg er ikke ledig«: et grønt flueben, et gult spørgsmålstegn, et rødt kryds.

Grøn markerer et tidsrum, hver enkelt deltager har sagt ja til. Gul markerer det næstbedste efter det, eller det førende, når ingen nåede enstemmighed, hvilket er tabellens måde at sige »så tæt kom vi«. Et tidsrum, ingen har sagt ja til, bliver aldrig markeret, og med én deltager bliver intet markeret.

Læs den samme tabel fra Bangalore, og de tre labels siger 13:30, 18:30 og 21:30. Samme afstemning, samme kryds, en anden kolonne klokkeslæt. Ingen omregnede noget.

»Tilføj til din kalender« ligger derefter på de markerede rækker, i tre formater: iCalendar-fil (.ics), Google Calendar og Outlook Web. Tidszonen rejser med begivenheden, så den lander på det rigtige klokkeslæt i hver kalender, der modtager den, uanset modtagerens eget ur. Bad du deltagerne om deres e-mail, da du oprettede afstemningen, kan kalenderbegivenheden invitere dem, der sagde ja. Der er mere om det i at lægge den valgte dato i din kalender.

Sommertid er det, der fanger dem, der gjorde alt andet rigtigt. Europa og Nordamerika skifter ikke ur på samme dato: der er en strækning på omkring to uger om foråret og en til om efteråret, hvor den sædvanlige forskel mellem København og Boston er én time anderledes end resten af året.

For et enkelt møde er det en ikke-begivenhed. Afstemningen omregner det reelle klokkeslæt på den reelle dato, uanset hvad forskydningen tilfældigvis er den uge. Det bider, når du i hånden forvandler ét valgt tidsrum til et fast møde: en tirsdag kl. 15:00 i København, der var 9:00 i Boston, bliver 10:00 i Boston i fjorten dage, og nogen går stille og roligt glip af det første kvarter.

• Stem om den dato, det sker på, ikke om »det sædvanlige tidspunkt«. En afstemning kørt i oktober svarer for oktober, og den svarer rigtigt.
• Kør afstemningen igen til næste kvartal. Der findes ingen tilbagevendende afstemning, og det koster mindre, end det lyder: et nyt link, de samme fire tidsrum, to minutter. De ledige tider har alligevel flyttet sig.
• Hold øje med skulderugerne. Slutningen af marts og slutningen af oktober i Europa, og de to uger på hver side af dem i Nordamerika. Krydser en serie en af dem, så sig det i beskeden frem for at håbe.
• Den sydlige halvkugle går den anden vej. En kollega i Sydney eller Santiago flytter sit ur, mens Europa slet ikke rykker sig, så afstanden lukker sig i stedet for at åbne sig.

Et vindue på to timer betyder, at nogen tager mødet med maden der bliver kold. At skrive »18:00« på tidsrummet og lade det blive ved det ændrer ikke på det; det betyder bare, at den, det koster, selv finder ud af det.

Sig det i titlen eller i den besked, linket ligger i: »17:00-19:00 dansk tid, altså sen aften i Bangalore: beklager, og sig til, hvis det er umuligt.« Folk accepterer et skævt klokkeslæt, de blev spurgt om, langt lettere end et, de blev tildelt. Og »Jeg er måske ledig« på et sent tidsrum betyder ofte »jeg kan, men ikke hver uge«, og det er værd at stille et direkte spørgsmål om frem for at gætte.