Find en dato til ph.d.-forsvaret

Et teammøde kræver fire personer og en time. Et ph.d.-forsvar kræver fire til seks, hvoraf mindst én er ekstern og ofte i et andet land, i et vindue på to til tre timer frem for en dag. Læg dertil et lokale, der kan rumme et publikum, og en ph.d.-skole hvis papirer skal indsendes uger i forvejen.

Derfor fejler den sædvanlige fremgangsmåde. At spørge »hvilke eftermiddage er du ledig i juni?« på e-mail giver dig fem svar i fem formater, halvdelen af dem med forbehold, og ingen af dem sammenlignelige. Betingelsen er for snæver til prosa. Den kræver et lukket sæt tidsrum, som hver bedømmer kan sætte kryds i på under et minut, og én tabel hvor overlappet er synligt.

Vinduet kommer først. Sender du en afstemning, før du kender de ydre grænser, samler du ja ind til datoer, ph.d.-skolen ikke kan godkende, og det er værre end at samle ingenting ind.

1. 1

   Find de to faste datoer

   Afleveringsfristen, og den tidligste dato reglerne tillader et forsvar efter afleveringen: ofte en frist på fire til otte uger. Alt det, du foreslår, ligger imellem dem.

2. 2

   Tæl læsetiden baglæns

   En ekstern opponent skal have afhandlingen i god tid før forsvaret. Fik de den 2. marts, er intet før midten af april et seriøst forslag, uanset hvad reglerne tillader.

3. 3

   Afgør, hvor længe seancen varer

   Fremlæggelse, spørgsmål, votering og meddelelsen af resultatet: to og en halv til tre timer, ikke halvfems minutter. Foreslå hele blokken, ellers accepterer bedømmerne et tidsrum, de bagefter må gå tidligt fra.

4. 4

   Skær listen ned til seks til otte tidsrum

   Fordelt over to eller tre uger, højst to om dagen. Færre end fem, og intet overlapper; mere end otte, og udvalget svarer i løs vægt.

Ikke alle i bedømmelsesudvalget begrænser datoen lige meget. At spørge dem alle på én gang behandler en professor, der flyver ind fra udlandet, som en kollega to gange længere ned ad gangen, og så ender afstemningen med at optimere for den forkerte person.

Listen er altså allerede filtreret, når nogen stemmer. Afstemningen kører derefter én gang, med alle i udvalget på den, også de to, der formede vinduet, for et uformelt »juni passer mig« er ikke et svar på en bestemt torsdag eftermiddag.

Klokkeslæt. Et forsvar holdes ikke på en dag, det holdes fra 14:00 til 17:00, og en bedømmer, der er ledig torsdag formiddag, er ikke ledig torsdag eftermiddag. Opret afstemningen med typen »Tidsrum«, der spørger om præcise klokkeslæt og lader dig lægge to blokke på samme dag. Typen »Dato«, der foreslår hele dage, flytter kun tvetydigheden ét skridt længere ned.

Giv hvert tidsrum sin reelle varighed. Højst to tidsrum om dagen, og skriv dem med hele den blok, du har tænkt dig at bruge, så ingen accepterer halvdelen af den.

Hver bedømmer svarer »Jeg er ledig«, »Jeg er måske ledig« eller »Jeg er ikke ledig«: det grønne flueben, det gule spørgsmålstegn og det røde kryds i tabellen. Grøn markerer en række, hver enkelt deltager har sagt ja til; gul markerer den næstbedste efter den. Tidsrummene står i kalenderens rækkefølge, så du bevarer overblikket, mens svarene kommer ind.

Det er her, planlægning på egen hånd som regel bryder sammen. Du skriver »14:00« og mener dit eget ur, opponenten i Montreal læser det som sit, og fejlen dukker op en uge før forsvaret.

• Alle stemmer efter deres eget ur. Hver læser ser tidsrummene omregnet til sin egen tidszone (browserens som standard eller en anden, valgt i indstillingerne), med den brugte »Tidszone« vist ved siden af tabellen. Ændrer du indstillingen, tegnes tabellen om med det samme.
• Ingen regner noget ud. Klokkeslæt vises i 12- eller 24-timersformat efter hver læsers sprogindstilling, så en bedømmer bliver aldrig bedt om at trække seks timer fra i hovedet, før de sætter et kryds.
• Ingen konto, intet at installere. Et medlem af udvalget åbner linket, sætter kryds, og så er de færdige. At oprette afstemningen kræver heller ingen konto; »Log ind med Google« er valgfrit og lader dig kun finde dine afstemninger igen fra en anden enhed.

Én høflighed hører stadig til dig frem for til softwaren: foreslå ikke en blok, der lander 07:00 eller 22:00 for den eksterne opponent, selv hvis de teknisk set kunne deltage. Reglerne for at planlægge på tværs af tidszoner gælder for et forsvar, som de gælder for alle andre møder, bare med mindre plads til at tage fejl.

Lokalet er en ressource, ikke en deltager, og det er den del, de fleste kandidater lader ligge til sidst. Der er to veje rundt om det, og valget afhænger af, hvem der styrer bookingen.

Er lokaler en knap ressource, så spørg den, der administrerer dem, først, og læg dem ind i afstemningen som enhver anden deltager: de sætter kryds ved de tidsrum, hvor et egnet lokale er frit. Én ekstra kolonne, og listen skrumper, før udvalget ser den. Er booking ukompliceret, så kør afstemningen for udvalget alene, og reservér op mod det vindende tidsrum samme dag, tabellen falder på plads: inden for timer, ikke i næste uge, for den række, der passede alle mandag, er en række en anden booker tirsdag.

Med fem eller seks bedømmere er det det normale udfald og ikke undtagelsen. Ingen række er grøn, og én række er gul: den førende, rangeret efter flest ja og dernæst efter færrest nej. Gul betyder her »det er det bedste, vi har, nogen mangler stadig«.

Den række navngiver dit problem for dig. Se på, hvem der blokerer den: ét rødt kryds eller et gult spørgsmålstegn fra en, der ikke har set efter endnu. Spørg så den ene person direkte: én besked om ét tidsrum, hvilket er noget langt nemmere at svare på end et åbent spørgsmål om juni. Et »Jeg er måske ledig« bliver ofte et ja, når en dato er næsten afgjort, og alternativet er en måneds udsættelse.

Er svaret et klart nej, så læg to eller tre tidsrum mere til den samme afstemning frem for at starte forfra. Linket bliver det samme, de afgivne stemmer bliver, hvor de er, og udvalget skal kun svare på de nye rækker.

• Er der slet ingenting markeret? Med én enkelt deltager, eller i en tabel hvor ingen række har et ja, er der endnu ingenting at pege på. Jag stemmerne, før du læser resultatet.
• Er et medlem blevet udskiftet? Arrangøren kan »Fjern en deltager« fra tabellen, så en udtrådt bedømmer ikke bliver ved med at blokere en række, de ikke deltager i.
• Tidsrum aftalt? »Tilføj til din kalender« ligger på de markerede rækker og tilbyder iCalendar-fil (.ics), Google Calendar og Outlook Web. Bad du udvalget om deres e-mail, da du oprettede afstemningen, kan kalenderbegivenheden invitere dem, der sagde ja.