Sådan finder du en dato til bestyrelsesmødet, som alle kan deltage i

Et bestyrelsesmøde har to deltagerlister, og det er sammenblandingen af dem, der gør datoen umulig at finde. Den første liste er dem, hvis tilstedeværelse gør mødet gyldigt: bestyrelsesmedlemmerne, de menige medlemmer af udvalget, dem vedtægterne nævner ved navn. Den anden er alle de andre: revisoren, bogholderen, direktøren, den der skriver referat, en gæst der er inviteret til ét punkt på dagsordenen.

Kun den første liste hører hjemme i afstemningen som en betingelse. Spørger du dem alle, samler du fjorten svar ind, hvor du havde brug for otte, og den dato, der kommer ud af det, passer observatørerne frem for dem, der faktisk stemmer.

• De stemmeberettigede. Tæl dem, og skriv dem ned, før du skriver noget andet. Det er dén liste, afstemningen er lavet til, og dens størrelse er det tal, hver række i resultattabellen bliver holdt op imod.
• Dem, der kun skal med til ét punkt. En kasserer, der fremlægger regnskabet, en advokat til en enkelt beslutning. Spørg dem om deres ledige tider for sig, og læg så deres punkt ind i det tidsrum, bestyrelsen valgte.
• Observatørerne. De får datoen at vide, de bliver ikke spurgt om den. At sende dem linket er den hurtigste måde at få en beslutning mellem otte personer til at se ud som en forhandling mellem tyve.

Beslutningsdygtighed er det mindste antal stemmeberettigede, der skal være til stede, før mødet kan træffe beslutninger. Vedtægterne giver tallet: halvdelen plus én, to tredjedele eller et fast tal som fire. Læs det, før du opretter afstemningen, for det er det tal, du i virkeligheden forsøger at nå.

En bestyrelse på ni, der er beslutningsdygtig ved fem, har ikke brug for ni ja. Den har brug for fem, fra medlemmer der tæller med. At jage enstemmighed, når fem havde været nok, er præcis sådan en mødedato glider fra midten af november til december: de to medlemmer, der aldrig svarer, holder hele bestyrelsen som gidsel.

Så skriv tallet ned ved siden af afstemningen, og læs hver række i tabellen op mod det i stedet for op mod hele listen. En række med seks ja i en bestyrelse på ni er et møde, der kan holdes. En række med ni ja er en bonus, ikke et krav.

De fleste vedtægter kræver, at indkaldelsen sendes et fast antal dage før mødet: syv, ti, femten, nogle gange enogtyve. Den frist har en konsekvens, folk opdager for sent. Afstemningen skal lukkes, før indkaldelsen sendes, og indkaldelsen skal sendes, før den tidligste dato i afstemningen. Det betyder, at den første dato, du foreslår, ikke kan være på tirsdag.

1. 1

   Find indkaldelsesfristen i vedtægterne

   Den står som regel i én linje i paragraffen om bestyrelsesmøder. Lad os sige femten dage, regnet fra den dag indkaldelsen sendes.

2. 2

   Tæl baglæns fra den tidligste dato, du vil foreslå

   Femten dage før den dato er den dag, din indkaldelse skal ud. Intet af det, du foreslår, kan ligge tættere end det.

3. 3

   Giv afstemningen tre eller fire hverdage for sig

   Bestyrelsesmedlemmer svarer mellem to andre ting. En weekend midt i tæller for en halv dag, ikke mere: spørg en mandag, og du har svarene torsdag.

4. 4

   Meld din slutdato ud, når du sender linket

   Pollendar kan ikke lukke en afstemning, så fristen er din at melde ud: skriv den i titlen eller i den besked, linket ligger i, og hold op med at tælle bagefter.

Lægger du de tre tal sammen, bliver regnestykket ærligt: fire dages afstemning plus femten dages indkaldelsesfrist betyder, at det tidligste bestyrelsesmøde, du kan lægge i dag, ligger omkring tre uger ude. At foreslå datoer inde i det vindue giver dig kun en dato, du bagefter ikke kan indkalde til.

Et bestyrelsesmøde varer halvfems minutter, ikke en hel eftermiddag. Spørger du et medlem, om de kan den 12. november, får du et ja, der fordamper i samme øjeblik du melder 9:00 ud. Foreslå klokkeslættene, ikke dagene, og så betyder svarene noget.

Tre mulige dage med to tidsrum hver (en tidlig morgen og en tidlig aften) giver seks rækker og kræver meget lidt af nogen. Det blotlægger også den opdeling, I ellers ville diskutere i en uge: de medlemmer, der har et fuldtidsjob, sætter kryds ved aftenerne, de pensionerede sætter kryds ved morgenerne, og tabellen viser dig, hvilken halvdel af bestyrelsen du vælger imellem.

Hver bestyrelse har én. De besvarer e-mail fra en telefon, i weekenden, og de har ikke i sinde at tilmelde sig nogen steder for at fortælle dig, at de er ledige en torsdag. Det er en reel betingelse, og den udelukker det meste af det, der bliver foreslået på møder.

• Ingen tilmelder sig for at stemme. En deltager åbner linket, skriver et navn, sætter kryds i rækkerne og lukker fanen. Der bliver kun spurgt om en e-mailadresse, hvis du slog muligheden til, da du oprettede afstemningen.
• Du behøver heller ikke selv en konto. »Log ind med Google« er valgfrit og gør én ting: det lader dig finde dine egne afstemninger igen fra en anden enhed. Gem dit administrationslink, og du kan springe det over.
• Ét link, uanset hvordan du sender det. Sæt det ind i den e-mail, du alligevel var ved at skrive, eller send invitationerne fra afstemningen selv. Begge veje ender i samme resultattabel.
• Medlemmer i udlandet ser deres eget ur. Klokkeslæt bliver omregnet for hver læser, så et bestyrelsesmedlem i Montreal stemmer om 18:00 dansk tid uden at trække noget fra. Mere om det i møder på tværs af tidszoner.

Rækkerne står i kalenderens rækkefølge, så du bevarer overblikket. Det er markeringen, der peger: grøn markerer et tidsrum, hver enkelt har sagt ja til, gul det næstbedste efter det, eller den førende række, når intet tidsrum er enstemmigt. I en bestyrelse er det andet tilfælde det normale.

Intet er enstemmigt her, og afstemningen er alligevel færdig. Tidsrummet om torsdagen har fem ja ud af seks, så det er beslutningsdygtigt ved fire med én til overs: præcis den margen, man skal sigte efter. Tidsrummet om tirsdagen har fire ja og et måske, hvilket er det samme møde hvilende på, at én person læser sin kalender rigtigt. Et »måske« tæller hverken som et ja eller et nej, og det gør et medlem, der ikke har svaret, heller ikke: læs ikke en tom celle som en indvending, og læs den ikke som et samtykke.

»Tilføj til din kalender« ligger på de markerede rækker, som iCalendar-fil (.ics), i Google Calendar eller i Outlook Web. Bad du deltagerne om deres e-mail, da du oprettede afstemningen, kan kalenderbegivenheden invitere dem, der sagde ja, og så slipper du for at skrive seks adresser ind igen.

Afstemningen gjorde sit arbejde i det øjeblik rækken blev gul. Alt det, der giver mødet juridisk vægt, kommer bagefter, og det er værd at gøre i én arbejdsgang frem for i seks svar i en tråd.

• Send indkaldelsen én gang. Dato, klokkeslæt, sted eller mødelink, og dagsordenen med de punkter, der skal besluttes. Det er dokumentet, der forpligter folk, og det der bliver citeret, hvis en beslutning bliver bestridt senere.
• Sig, hvad du gør med dem, der sagde nej. Én linje er nok: om du forventer en fuldmagt, en skriftlig stemme eller bare deres fravær. Tavshed er det, der giver en overraskelse på dagen.
• Læg linket til afstemningen i sagen. Det er en dateret optegnelse over, hvem der blev spurgt, og hvad hver enkelt svarede, og det besvarer spørgsmålet »hvorfor netop denne dato« uden en søgning i nogens indbakke.
• Før fremmødet separat. Beslutningsdygtigheden tælles i lokalet, fra en mødeliste eller logningen af dem, der er koblet på. Referatet nævner dem, der var til stede; afstemningen nævnte kun dem, der troede de ville være det.