Trouver une date de soutenance de thèse

Une réunion d’équipe demande quatre personnes et une heure. Une soutenance de thèse en demande quatre à six, dont au moins une extérieure et souvent dans un autre pays, pour une fenêtre de deux à trois heures et non d’une journée. Ajoutez une salle capable d’accueillir du public, et une école doctorale dont les formulaires doivent être déposés des semaines à l’avance.

C’est pour cela que l’approche habituelle échoue. Demander par email « quels après-midis êtes-vous libre en juin ? » produit cinq réponses dans cinq formats, à moitié conditionnelles, et dont aucune n’est comparable aux autres. La contrainte est trop étroite pour de la prose. Il faut un ensemble fermé de créneaux que chaque membre du jury coche en moins d’une minute, et un seul tableau où le recouvrement se voit.

La fenêtre d’abord. Envoyez un sondage avant de connaître les bornes et vous récolterez des oui pour des dates que l’école doctorale refusera, ce qui est pire que de ne rien récolter.

1. 1

   Trouver les deux dates incontournables

   La date de dépôt du manuscrit, et la première date à laquelle le règlement autorise une soutenance après le dépôt : souvent un délai de quatre à huit semaines. Tout ce que vous proposez tient entre les deux.

2. 2

   Compter à rebours le temps de lecture

   Un rapporteur extérieur a besoin du manuscrit bien avant la soutenance. S’il l’a reçu le 2 mars, rien avant la mi-avril n’est une proposition sérieuse, quoi qu’autorise le règlement.

3. 3

   Décider de la durée de la séance

   Exposé, questions, délibération et proclamation : deux heures et demie à trois heures, pas quatre-vingt-dix minutes. Proposez le bloc complet, sinon le jury acceptera un créneau qu’il devra quitter en avance.

4. 4

   Retenir six à huit créneaux

   Répartis sur deux ou trois semaines, deux par journée au maximum. En dessous de cinq, rien ne se recouvre ; au-delà de huit, le jury répond au hasard.

Les membres du jury ne contraignent pas la date de la même manière. Les interroger tous en même temps traite un professeur qui prend l’avion comme un collègue de deux couloirs plus loin, et le sondage finit par optimiser pour la mauvaise personne.

La liste est donc déjà filtrée au moment où quelqu’un vote. Le sondage ne tourne ensuite qu’une fois, avec tous les membres du jury dessus, y compris les deux qui ont dessiné la fenêtre, parce qu’un « juin me va » informel n’est pas une réponse sur un jeudi après-midi précis.

Des créneaux. Une soutenance n’a pas lieu un jour, elle a lieu de 14h00 à 17h00, et un rapporteur libre le jeudi matin ne l’est pas le jeudi après-midi. Créez le sondage avec le type « Créneau », qui demande des horaires précis et permet de poser deux blocs sur la même journée. Le type « Date », qui propose des jours entiers, ne fait que repousser l’ambiguïté d’un cran.

Donnez à chaque créneau sa vraie durée. Deux créneaux par jour au maximum, et libellez-les avec le bloc complet que vous comptez occuper, pour que personne n’accepte la moitié.

Chaque membre répond « Je suis disponible », « Je suis peut-être disponible » ou « Je ne suis pas disponible » : la coche verte, le point d’interrogation ambre et la croix rouge du tableau. Le vert marque une ligne que tous les votants sans exception ont acceptée ; l’ambre marque la meilleure suivante. Les créneaux restent dans l’ordre du calendrier, vous gardez donc vos repères pendant que les réponses arrivent.

C’est là que la planification artisanale casse d’habitude. Vous écrivez « 14h00 » en pensant à votre horloge, le rapporteur à Montréal le lit sur la sienne, et l’erreur apparaît une semaine avant la soutenance.

• Chacun vote sur sa propre horloge. Chaque lecteur voit les créneaux convertis dans son propre fuseau horaire (celui du navigateur par défaut, ou un autre choisi dans les réglages), avec le « Fuseau horaire » affiché à côté du tableau. Changez le réglage et le tableau se redessine immédiatement.
• Personne ne fait de calcul. Les heures s’affichent au format 12h ou 24h selon la langue de chaque lecteur : on ne demande jamais à un rapporteur de retirer six heures de tête avant de cocher une case.
• Aucun compte, rien à installer. Un membre du jury ouvre le lien, coche, et c’est terminé. Créer le sondage ne demande pas de compte non plus ; « Se connecter avec Google » est facultatif et ne sert qu’à retrouver vos propres sondages depuis un autre appareil.

Une politesse vous reste à charge plutôt qu’au logiciel : ne proposez pas un bloc qui tombe à 7h00 ou 22h00 pour le rapporteur extérieur, même s’il pourrait techniquement y assister. Les règles d’une réunion entre plusieurs fuseaux horaires valent pour une soutenance comme pour n’importe quelle autre réunion, avec moins de droit à l’erreur.

La salle est une ressource, pas une participante, et c’est la partie que la plupart des doctorant·e·s laissent pour la fin. Deux façons de s’en sortir, et le choix dépend de qui contrôle la réservation.

Si les salles sont rares, demandez d’abord à la personne qui les gère, et ajoutez-la au sondage comme n’importe quel autre votant : elle coche les créneaux où une salle convenable est libre. Une colonne de plus, et la liste se réduit avant que le jury ne la voie. Si la réservation est simple, faites tourner le sondage du jury seul et réservez sur le créneau gagnant le jour même où le tableau se stabilise : dans l’heure, pas la semaine suivante, parce que la ligne qui convenait à tout le monde lundi est une ligne que quelqu’un d’autre réserve mardi.

À cinq ou six membres, c’est le résultat normal et non l’exception. Aucune ligne n’est verte, et une ligne est ambre : celle de tête, classée au plus grand nombre de oui, puis au plus petit nombre de non. L’ambre veut dire ici « c’est le mieux que nous ayons, il manque encore quelqu’un ».

Cette ligne nomme votre problème à votre place. Regardez qui la bloque : une croix rouge, ou un point d’interrogation ambre de quelqu’un qui n’a pas encore vérifié. Demandez ensuite directement à cette seule personne : un seul message sur un seul créneau, bien plus facile à répondre qu’une question ouverte sur le mois de juin. Un « Je suis peut-être disponible » devient souvent un oui quand une date est presque arrêtée et que l’alternative est un mois de retard.

Si la réponse est un non ferme, ajoutez deux ou trois créneaux au sondage existant plutôt que de recommencer. Le lien ne change pas, les votes déjà donnés restent en place, et le jury n’a à répondre que sur les nouvelles lignes.

• Rien n’est surligné du tout ? Avec un seul votant, ou sur un tableau où aucune ligne ne porte de oui, il n’y a encore rien à désigner. Allez chercher les votes avant de lire le résultat.
• Un membre a été remplacé ? L’organisateur peut « Retirer un·e votant·e » du tableau : un rapporteur qui s’est désisté ne bloque plus une ligne à laquelle il n’assistera pas.
• Créneau arrêté ? « Ajouter à votre calendrier » se trouve sur les lignes surlignées et propose iCalendar (.ics), Google Agenda et Outlook Web. Si vous avez demandé au jury son email à la création du sondage, l’évènement d’agenda peut inviter celles et ceux qui ont dit oui.