Fixer la date d’un conseil d’administration où tout le monde est là

Un conseil d’administration a deux listes d’invités, et les confondre est exactement ce qui rend la date introuvable. La première réunit les personnes dont la présence rend la séance valable : les administrateurs et administratrices, les membres du bureau, celles et ceux que les statuts désignent. La seconde, c’est tout le reste : le commissaire aux comptes, l’expert-comptable, la direction générale, la personne qui rédige le procès-verbal, un invité convié pour un seul point de l’ordre du jour.

Seule la première liste a sa place dans le sondage comme contrainte. Interrogez les deux et vous récoltez quatorze réponses là où huit suffisaient, avec une date qui arrange les observateurs plutôt que celles et ceux qui votent.

• Les membres votants. Comptez-les et nommez-les avant d’écrire quoi que ce soit. C’est pour cette liste que le sondage existe, et c’est à son effectif que chaque ligne du tableau de résultats sera comparée.
• Les personnes attendues sur un seul point. Un trésorier qui présente les comptes, un avocat sur une seule résolution. Demandez-leur leurs disponibilités à part, puis placez leur point à l’intérieur du créneau retenu par le conseil.
• Les observateurs. On leur annonce la date, on ne la leur demande pas. Leur envoyer le lien du sondage est le moyen le plus rapide de transformer une décision à huit en négociation à vingt.

Le quorum, c’est le nombre minimum de membres votants à réunir pour que la séance puisse décider. Vos statuts donnent ce nombre : la moitié plus un, les deux tiers, ou un chiffre fixe comme quatre. Lisez-le avant d’écrire le sondage, parce que c’est lui que vous cherchez vraiment à atteindre.

Un conseil de neuf membres dont le quorum est de cinq n’a pas besoin de neuf oui. Il lui en faut cinq, de membres qui comptent pour le quorum. Courir après l’unanimité quand cinq suffisaient, c’est ainsi qu’une date de conseil glisse de la mi-novembre à décembre : les deux administrateurs qui ne répondent jamais prennent tout le conseil en otage.

Écrivez donc le quorum à côté du sondage, et lisez chaque ligne du tableau par rapport à lui plutôt qu’à la liste complète. Une ligne à six oui sur un conseil de neuf, c’est une séance qui peut se tenir. Une ligne à neuf oui, c’est un bonus, pas une condition.

La plupart des statuts imposent d’envoyer la convocation un nombre fixe de jours avant la séance : sept, dix, quinze, parfois vingt et un. Ce délai a une conséquence qu’on découvre trop tard. Le sondage doit se clore avant que la convocation ne parte, et la convocation doit partir avant la première date proposée. Autrement dit, la première date de votre sondage ne peut pas être mardi prochain.

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   Trouver le délai de convocation dans les statuts

   C’est en général une ligne de l’article consacré au conseil. Disons quinze jours, comptés à partir de l’envoi de la convocation.

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   Compter à rebours depuis la première date envisagée

   Quinze jours avant cette date, c’est le jour où votre convocation doit partir. Rien de ce que vous proposez ne peut tomber plus près.

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   Laisser trois ou quatre jours ouvrés au sondage

   Les administrateurs répondent entre deux autres choses. Un week-end au milieu vaut une demi-journée, pas plus : demandez un lundi, vous avez les réponses le jeudi.

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   Annoncer votre date de clôture en partageant le lien

   Pollendar ne permet pas de clôturer un sondage : la date limite est donc la vôtre à énoncer. Mettez-la dans le titre du sondage ou dans le message qui porte le lien, et arrêtez de compter après.

Mises bout à bout, ces durées donnent une arithmétique honnête : quatre jours de sondage plus quinze jours de délai, et le conseil le plus proche que vous puissiez fixer aujourd’hui est à trois semaines. Proposer des dates à l’intérieur de cette fenêtre ne produit qu’une date impossible à convoquer.

Un conseil dure quatre-vingt-dix minutes, pas un après-midi. Demander à un administrateur s’il est libre le 12 novembre vous rapporte un oui qui s’évapore à l’instant où vous annoncez 9h00. Proposez les horaires, pas les journées, et les réponses veulent dire quelque chose.

Trois journées candidates avec deux créneaux chacune (un début de matinée et un début de soirée) donnent six lignes et ne demandent presque rien à personne. Cela révèle en prime la fracture dont vous auriez débattu une semaine : les administrateurs qui ont un emploi cochent les soirées, les membres retraités cochent les matinées, et le tableau vous montre entre quelles deux moitiés du conseil vous arbitrez.

Chaque conseil a le sien. Il répond à ses emails depuis son téléphone, le week-end, et il ne s’inscrira nulle part pour vous dire qu’il est libre un jeudi. C’est une contrainte réelle, et elle élimine la plupart de ce qui se propose en réunion.

• Personne ne s’inscrit pour voter. Un·e participant·e ouvre le lien, donne un prénom, coche les lignes et referme l’onglet. Une adresse email n’est demandée que si vous avez activé l’option à la création du sondage.
• Vous n’avez pas besoin de compte non plus. « Se connecter avec Google » est facultatif et ne fait qu’une seule chose : retrouver vos propres sondages depuis un autre appareil. Gardez votre lien d’administration et vous pouvez vous en passer.
• Un seul lien, quelle que soit la façon de l’envoyer. Collez-le dans l’email que vous écriviez déjà, ou passez par « Inviter par email » depuis le sondage lui-même, 20 adresses maximum par envoi. Les deux aboutissent au même tableau.
• Les administrateurs à l’étranger voient leur propre horloge. Les heures sont converties pour chaque lecteur : un membre à Montréal vote sur 18h00 heure de Paris sans faire la soustraction. Le détail est dans organiser une réunion entre plusieurs fuseaux horaires.

Les lignes restent dans l’ordre du calendrier : vous gardez vos repères. C’est le surlignage qui désigne. Le vert marque un créneau que tous les votants sans exception ont accepté, l’ambre le meilleur suivant, ou la ligne de tête quand aucun créneau ne fait l’unanimité. Dans un conseil, ce second cas est le cas normal.

Rien n’est unanime ici, et le sondage est pourtant terminé. Le créneau du jeudi réunit cinq oui sur six : il dépasse d’une personne un quorum de quatre, exactement la marge à viser. Celui du mardi a quatre oui et un peut-être, c’est-à-dire la même séance posée sur une seule personne qui lira correctement son agenda. Un « Je suis peut-être disponible » ne compte ni comme un oui ni comme un non, et un administrateur qui n’a pas répondu non plus : ne lisez pas une case vide comme une objection, et ne la lisez pas comme un accord.

« Ajouter à votre calendrier » se trouve sur les lignes surlignées, au format iCalendar (.ics), Google Agenda ou Outlook Web. Si vous avez demandé leur email aux participant·e·s à la création du sondage, l’évènement d’agenda peut inviter les membres qui ont dit oui, ce qui vous évite de retaper six adresses.

Le sondage a fait son travail à l’instant où la ligne est passée à l’ambre. Tout ce qui donne à la séance son poids juridique vient après, et vaut d’être fait en une seule passe plutôt qu’en six réponses dans un fil.

• Envoyez la convocation une seule fois. Date, heure, lieu ou lien de visioconférence, et l’ordre du jour avec les résolutions soumises au vote. C’est le document qui engage, et celui qu’on citera si une décision est contestée plus tard.
• Dites ce que vous faites des personnes qui ont dit non. Une ligne suffit : pouvoir donné à un autre membre, vote écrit, ou simple absence. C’est le silence qui produit une surprise le jour même.
• Gardez le lien du sondage dans le dossier. C’est une trace datée de qui a été consulté et de ce que chacun a répondu, qui répond à la question « pourquoi cette date et pas une autre » sans fouiller la boîte de réception de personne.
• Constatez la présence séparément. Le quorum se compte dans la salle, sur la feuille de présence ou le journal de connexion. Le procès-verbal nomme les présents ; le sondage, lui, n’a jamais nommé que celles et ceux qui pensaient l’être.