Organiser une réunion entre plusieurs fuseaux horaires

Une invitation est partie pour 9h00. Trois personnes se sont connectées à 9h00, une à 10h00, et une était debout depuis 3h00 du matin pour rien. Personne n’a mal lu : le message n’a jamais dit de quel 9h00 il parlait.

C’est toute la difficulté d’une réunion entre plusieurs fuseaux horaires. La question elle-même est simple : elle est seulement posée dans une unité dont la valeur change selon qui la lit. Demandez à six collègues répartis dans quatre pays quand ils sont libres et chaque réponse arrive dans une devise différente, puis vous les convertissez vous-même, tard, dans un tableur, deux fois.

Un sondage de disponibilité sort la conversion de la conversation. Vous proposez les horaires une fois ; chaque participant·e les lit sur sa propre horloge et coche ce qui lui convient. Le calcul est fait avant qu’on ne demande quoi que ce soit à personne.

Le réflexe serviable est de tout étiqueter à la main : un sondage intitulé « Lancement 9h00 CET », ou des libellés de dates qui affichent « 14h00 CET / 8h00 ET ». Ne le faites pas. C’est le geste qui casse à coup sûr.

Chaque lecteur voit déjà les horaires proposés convertis dans son propre fuseau horaire : celui du navigateur par défaut, ou un autre choisi dans les réglages. Le fuseau utilisé est affiché à côté du tableau sous l’intitulé « Fuseau horaire », donc personne n’a à se fier à une supposition, et en changer redessine le tableau immédiatement, avec les mêmes votes dedans. Les heures s’affichent au format 12h ou 24h selon la langue du lecteur, une chose de moins à décider pour les autres.

Un fuseau tapé dans le titre est pire qu’inutile. Il est aussi :

• Faux deux fois par an. CET devient CEST fin mars, et ET devient EDT deux semaines plus tôt. Une étiquette figée dans du texte ne suit pas ; l’heure convertie, elle, suit.
• Ambigu pour une grande partie du monde. « ET » recouvre deux décalages différents selon le mois, et ne veut absolument rien dire pour un lecteur à Bangalore ou à São Paulo.
• Contredit par la ligne juste en dessous. Le titre annonce 9h00 CET, le tableau affiche 13h30 au lecteur en Inde. L’un des deux a tort, et ce n’est jamais le tableau.

Écrivez le titre en mots simples, « Préparation du quatrième trimestre, une heure », et laissez les horaires répondre d’eux-mêmes.

Avant de proposer le moindre horaire, calculez la fenêtre. C’est la vraie décision, et elle prend cinq minutes avec une horloge mondiale.

Superposez les journées de travail locales, disons 9h00 à 18h00 pour chaque groupe. L’Europe de l’Ouest et la côte est des États-Unis se recoupent sur environ trois heures, en fin d’après-midi européenne. Remplacez les États-Unis par l’Inde et la fenêtre s’élargit à quatre ou cinq heures, en début de matinée européenne cette fois. Demandez les trois dans la même heure et il ne reste plus rien du tout : Bangalore est rentré avant que Boston ne s’installe.

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   Compter les fuseaux, pas les personnes

   Six collègues dans deux pays, c’est un problème à deux fuseaux. Une personne en déplacement en fait trois : demandez donc où chacun sera cette semaine-là, pas où il habite.

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   Trouver le recouvrement une fois, au même endroit

   Ne gardez que ce qui se recoupe, et acceptez le chiffre obtenu. Trois heures sur deux continents, c’est normal, et un troisième continent ne laisse souvent aucune heure du tout ; ni l’un ni l’autre ne veut dire que vous vous êtes trompé.

3. 3

   Proposer trois à cinq créneaux à l’intérieur

   Répartis sur deux ou trois journées différentes plutôt qu’empilés sur un seul après-midi. Un mardi chargé ne doit pas éliminer tout le monde d’un coup.

4. 4

   Dire combien de temps dure la réunion

   Une heure dans une fenêtre de deux heures ne laisse presque aucune marge. Mettez la durée dans le titre pour que personne ne vote un créneau qu’il ne peut pas tenir.

Vous choisissez un type à la création du sondage, et il change ce qu’on demande aux participant·e·s. Entre plusieurs fuseaux, il n’y a qu’une réponse raisonnable, mais il vaut la peine de savoir pourquoi les deux autres ne le sont pas.

À rien de particulier, et c’est bien le but. Les créneaux restent dans l’ordre du calendrier, chaque votant est une colonne, et chaque réponse est « Je suis disponible », « Je suis peut-être disponible » ou « Je ne suis pas disponible » : une coche verte, un point d’interrogation ambre, une croix rouge.

Le vert marque un créneau que tous les votants sans exception ont accepté. L’ambre marque le meilleur suivant, ou celui de tête quand personne n’atteint l’unanimité, façon pour le tableau de dire « c’est au plus près que nous soyons arrivés ». Un créneau que personne n’a accepté n’est jamais surligné, et avec un seul votant rien ne l’est.

Lisez ce même tableau depuis Bangalore et les trois libellés annoncent 13h30, 18h30 et 21h30. Même sondage, mêmes coches, une autre colonne d’heures. Personne n’a rien converti.

« Ajouter à votre calendrier » s’affiche ensuite sur les lignes surlignées, en trois formats : iCalendar (.ics), Google Agenda et Outlook Web. Le fuseau horaire voyage avec l’évènement : il arrive donc à la bonne heure dans chaque agenda qui le reçoit, quelle que soit l’horloge du destinataire. Si vous avez demandé leur email aux participant·e·s à la création du sondage, l’évènement d’agenda peut inviter celles et ceux qui ont dit oui. Le sujet est repris dans ajouter la date retenue à votre calendrier.

Le changement d’heure est ce qui piège les gens qui ont tout fait correctement par ailleurs. L’Europe et l’Amérique du Nord ne changent pas d’heure à la même date : il existe une période d’environ deux semaines au printemps, et une autre à l’automne, où l’écart habituel entre Paris et Boston diffère d’une heure du reste de l’année.

Pour une réunion unique, c’est un non-évènement. Le sondage convertit la vraie heure à la vraie date, quel que soit le décalage de la semaine en question. La morsure vient quand vous transformez à la main un créneau retenu en réunion permanente : un mardi 15h00 à Paris qui valait 9h00 à Boston devient 10h00 à Boston pendant quinze jours, et quelqu’un manque discrètement le premier quart d’heure.

• Votez sur la date où la réunion aura lieu, pas sur « l’heure habituelle ». Un sondage lancé en octobre répond pour octobre, et il y répond correctement.
• Relancez le sondage au trimestre suivant. Il n’existe pas de sondage récurrent, et cela coûte moins qu’il n’y paraît : un nouveau lien, les mêmes quatre créneaux, deux minutes. Les disponibilités ont bougé de toute façon.
• Surveillez les semaines charnières. Fin mars et fin octobre en Europe, et les deux semaines de part et d’autre en Amérique du Nord. Si une série traverse l’une d’elles, dites-le dans le message plutôt que d’espérer.
• L’hémisphère sud fonctionne à l’envers. Un collègue à Sydney ou à Santiago décale son horloge pendant que l’Europe ne bouge pas : l’écart se referme au lieu de s’ouvrir.

Une fenêtre de deux heures veut dire que quelqu’un prendra l’appel avec son dîner qui refroidit. Étiqueter le créneau « 18h00 » et s’en tenir là ne change rien : cela veut seulement dire que la personne qui paie l’addition le découvre seule.

Dites-le dans le titre ou dans le message qui porte le lien : « 17h00-19h00 heure de Paris, donc fin de soirée à Bangalore : désolé, et dites-moi si c’est impossible. » Les gens acceptent bien plus volontiers une heure inconfortable sur laquelle on les a consultés qu’une heure qu’on leur a imposée. Et un « Je suis peut-être disponible » sur un créneau tardif veut souvent dire « je peux, mais pas chaque semaine », ce qui mérite une question directe plutôt qu’une supposition.