Ajouter la date retenue à votre calendrier

Un sondage de disponibilité se termine sur une petite déception. Le tableau annonce le samedi 15 novembre, personne ne s’y oppose, et puis rien ne se passe : la date vit dans un onglet de navigateur, sur un lien que la plupart des participant·e·s n’ouvriront pas une seconde fois.

Quinze jours plus tard, quelqu’un demande si c’était le 15 ou le 22. La réponse est dans le sondage, et c’est exactement là le problème. Un tableau de résultats enregistre une décision ; il ne revient pas vous la rappeler. Un agenda est le seul endroit qui vous pousse une date au matin où elle compte.

La dernière étape n’est donc pas de choisir la date. C’est de la faire sortir du tableau pour entrer dans les agendas, et cela tient à un clic sur la page de résultats : « Ajouter à votre calendrier », sur la ligne qui a gagné.

Cela compte plus ici qu’ailleurs, parce que Pollendar n’a ni date de clôture, ni rappel automatique, ni notification annonçant qu’une décision a été prise. Rien n’expire et rien ne pousse personne. L’export remplace les trois.

Pas sur toutes. Le bouton se trouve sur les lignes que le tableau désigne : la verte, celle que tous les votants sans exception ont acceptée, et l’ambre juste derrière. Les lignes se classent au plus grand nombre de oui, puis au plus petit nombre de non : une date à laquelle il manque un « peut-être » passe donc devant une date à laquelle il manque un « non ». Une date que personne n’a acceptée ne porte jamais le bouton.

La restriction est volontaire. Un bouton d’export sur les quinze lignes d’un sondage est une invitation à réserver la date que vous préfériez personnellement, et c’est ainsi qu’un groupe se retrouve avec un vendredi confirmé que trois personnes ne peuvent pas honorer. Si vous ne savez pas bien comment les deux surlignages sont décidés, les règles de lecture du tableau valent deux minutes avant d’exporter quoi que ce soit.

Un cas limite vaut d’être connu. Quand la couleur couvrirait tout le tableau, elle est abandonnée, parce qu’un tableau surligné d’un bout à l’autre ne dit rien. Mais les lignes qui auraient porté le bouton le portent quand même. Et avec un seul votant rien n’est surligné du tout, alors qu’une date cochée par cette seule personne reste exportable. La couleur répond à « où dois-je regarder » ; le bouton répond à « que pourrais-je réserver », et ce ne sont pas tout à fait les mêmes questions.

Le bouton ouvre un court menu de trois entrées. Elles produisent le même évènement ; ce qui diffère, c’est l’endroit où il atterrit.

Si vous ne retenez qu’un des trois, retenez le fichier .ics. C’est le format sur lequel toutes les applications d’agenda se sont accordées depuis vingt ans, et c’est aussi celui que vous pouvez transmettre : joignez-le à un message et les destinataires ajoutent l’évènement eux-mêmes, quel que soit leur outil. Les deux autres économisent simplement le téléchargement et l’import, ce qui vaut quelque chose quand tout le groupe vit déjà au même endroit.

• Le titre du sondage devient le titre de l’évènement. Si votre sondage s’appelle « Sondage 3 », renommez-le avant d’exporter, ou renommez l’évènement après : c’est la ligne que tout le monde aura sous les yeux dans son agenda pendant un mois.
• Le jour retenu, pris sur la ligne que vous avez cliquée. Un sondage « Date » donne une journée ; un sondage « Créneau » donne les horaires exacts qui ont été votés ; un sondage « Séjour » donne les plusieurs jours consécutifs.
• Votre fuseau horaire, déjà appliqué. Pollendar affiche chaque date et chaque heure converties dans le fuseau où vous lisez : celui de votre navigateur par défaut, ou un autre choisi dans les réglages, affiché à côté du tableau sous l’intitulé « Fuseau horaire ». L’export emporte ce fuseau avec lui, donc l’évènement est juste pour qui l’ouvre et personne ne fait de calcul.

Ce dernier point est le bénéfice discret de l’export par rapport à la ressaisie. Une date recopiée à la main dans une invitation est une date que quelqu’un convertira mal ; un évènement qui porte son propre fuseau ne peut pas être lu une heure trop tôt à Lisbonne et une heure trop tard à Berlin. Le même raisonnement gouverne le sondage lui-même, qui fait l’objet d’ organiser une réunion entre plusieurs fuseaux horaires et mérite une lecture quand votre groupe est réparti sur trois pays.

Il y a deux façons honnêtes de finir, et le choix s’est fait en partie à la création du sondage.

Si vous avez coché l’option qui demande leur email aux participant·e·s pour les ajouter à votre évènement d’agenda, l’évènement exporté peut inviter celles et ceux qui ont dit oui. Ils reçoivent l’invitation depuis votre agenda, la date arrive dans le leur, et vous voyez qui a accepté là où vous regardez déjà. C’est le chemin le plus court entre un tableau de résultats et une salle remplie.

Cette option a pourtant un coût, et il est payé par les participant·e·s : répondre veut alors dire donner un prénom et un email au lieu d’un prénom seul. Pour un conseil ou une équipe, personne n’y voit d’objection. Pour un dîner entre onze amis, une adresse est une raison de plus de refermer l’onglet. Option désactivée, un prénom suffit, et le sondage reste quelque chose à quoi on répond en dix secondes.

Sans les emails, c’est vous qui annoncez la date : un message avec le jour, l’heure et le lieu, et le lien du sondage en dessous. Tous ceux qui ont voté voient le même bouton sur la même ligne surlignée, donc chacun exporte l’évènement dans son propre agenda, dans son propre format. C’est un clic de plus pour eux et aucune adresse confiée, ce qui pour une réunion privée est souvent le meilleur arrangement.

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   Choisir la ligne, pas la couleur

   Le vert s’il y a une ligne verte. L’ambre quand personne n’a atteint l’unanimité. Dans ce cas, regardez qui manque avant de réserver, parce que le tableau vous dit que la meilleure option n’est pas une option parfaite.

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   L’exporter une fois

   iCalendar si vous hésitez ou si vous voulez quelque chose à transmettre, Google Agenda ou Outlook Web si c’est là que votre semaine vit déjà. Vérifiez le titre pendant que l’évènement est encore ouvert.

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   Inviter ou annoncer

   Invitez depuis l’évènement d’agenda celles et ceux qui ont dit oui, si vous avez collecté les emails. Sinon, envoyez un message avec la date, l’heure et le lieu, et laissez-y le lien du sondage.

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   Puis considérer le sondage comme terminé

   Laissez le lien en ligne pour les retardataires : il n’y a rien à clôturer, et un vote tardif ne change plus rien. La date existe dans un agenda, le seul endroit où elle devait être.

Un sondage n’est pas une invitation. Jusqu’à ce que quelqu’un crée l’évènement, une date arrêtée n’est qu’une ligne colorée à laquelle cinq personnes ont déjà cessé de penser. Le clic qui règle cela prend deux secondes, et c’est l’étape que tout le monde saute.