Doodle-alternativer: hvad en gratis gruppeafstemning egentlig giver dig

Der er som regel ikke noget galt med det værktøj, du brugte. Noget i det holdt bare op med at passe: en loginside foran en afstemning, du ville have sendt på to minutter, en grænse du ramte ved månedens fjerde afstemning, eller et felt der beder tredive personer om deres e-mailadresse, før de må sætte et kryds.

Den korte liste over irritationer er samtidig det eneste solide grundlag for en sammenligning. Funktionslister og priser flytter sig hvert år, og enhver side, der citerer dem, er forældet inden for få måneder. Det et værktøj kræver af dig, før det virker, og det det forhindrer dig i bagefter, ændrer sig langt langsommere. Så det er dét, denne side sammenligner: fire værktøjer, folk reelt bruger til at finde en dato til en gruppe, bedømt på adgangsprisen frem for på brochurens længde.

Før du læser nogen sammenligning, denne her indbefattet, så gør op med dig selv, hvad du egentlig køber for din opmærksomhed. Tre spørgsmål dækker næsten alle tilfælde.

Det fjerde spørgsmål betyder kun noget for nogle læsere og betyder til gengæld alt for dem: hvor svarene ender, og hvad tjenesten gør med adresserne på dem, der svarede.

Fire værktøjer, først beskrevet lige ud ad landevejen og derefter ved deres afvejning. Ingen af dem er et dårligt værktøj; hvert af dem beskytter noget forskelligt.

• Doodle er det, de fleste mener med »en datoafstemning«: arrangøren lister mulighederne, deltagerne sætter kryds i et gitter, og svarene samler sig ét sted. Det har betalte planer ved siden af sit gratis niveau, og hvilke funktioner der ligger på hvilken side, har flyttet sig mere end én gang gennem årene. Det er altså noget at tjekke frem for at læse om: om det stadig virker at oprette og besvare en afstemning, som du husker det, og om det gratis niveau stadig dækker det antal deltagere, du har brug for.
• When2meet gør det stik modsatte. I stedet for en kort liste muligheder maler deltagerne deres ledige tider ind i et sammenhængende gitter af dage og klokkeslæt, og du læser overlappet som et varmekort. Intet at installere, intet at tilmelde sig. Afvejningen ligger i selve gitteret: det er det bedre instrument, når spørgsmålet er »hvornår som helst i næste uge«, og mere arbejde end nødvendigt, når spørgsmålet er fire bestemte lørdage, fordi det der kommer ud, er et billede at fortolke frem for én række at handle på.
• En Google Formular er slet ikke et planlægningsværktøj, og det er netop derfor, folk bruger en: et enkelt afkrydsningsspørgsmål med datoerne, inde i en tjeneste de allerede betror resten af deres dokumenter. Arrangøren skal have en Google-konto; om respondenterne skal, afhænger af hvordan formularen deles, så tjek det, før du sender den ud af huset. Hvad du får igen, er et regneark med svar, hvilket betyder, at optællingen, rangeringen og afgørelsen af dødt løb er dine at lave. Fint til otte personer, trættende til tredive.
• Pollendar er værktøjet bag denne blog, så læs beskrivelsen og efterprøv den frem for at stole på begejstringen. Det er en gratis afstemning om ledige tider: ingen konto for at oprette en, ingen konto for at besvare en, og arrangørens e-mail er valgfri: der bliver kun spurgt om den, hvis du sætter kryds i feltet for at blive holdt opdateret, den bruges kun til at sende dig dine egne links, og den deles aldrig med andre. En deltager skriver et navn, og kun en e-mail hvis du bad om den, da du oprettede afstemningen. Tre typer dækker de sædvanlige tilfælde: »Dato« til hele dage, »Tidsrum« til præcise klokkeslæt, »Periode« til flere dage i træk. Der findes ingen betalt plan, hvilket er hele svaret på spørgsmålet om, hvad det gratis niveau begrænser. Hvad det kræver af en arrangør og af tredive deltagere er beskrevet mere udførligt på sin egen side.

Det er her, værktøjerne adskiller sig mest, og her en sammenligning er nemmest at lave selv: send de samme fire datoer gennem to af dem, og se hvad hvert af dem giver tilbage. En Pollendar-afstemning giver en tabel tilbage, med datoerne i kalenderens rækkefølge, så du aldrig mister overblikket.

Hver deltager svarer »Jeg er ledig«, »Jeg er måske ledig« eller »Jeg er ikke ledig«, som tabellen viser som et grønt flueben, et gult spørgsmålstegn og et rødt kryds. Grøn markerer en række, hver enkelt deltager har sagt ja til. Gul markerer den næstbedste række efter den eller den førende række, når ingen nåede en enstemmig dato: en måde at sige »det er det bedste, du har indtil nu«. Rækkerne rangeres efter flest ja og dernæst efter færrest nej. En række, ingen har sagt ja til, bliver aldrig markeret, og med én enkelt deltager bliver der slet ikke markeret noget.

To detaljer betyder noget, når gruppen er spredt. Datoer og klokkeslæt bliver omregnet til hver læsers egen tidszone (browserens som standard eller en anden, valgt i indstillingerne, med den brugte »Tidszone« vist ved siden af tabellen), så ingen sidder og regner på en telefon ved midnat. Og de markerede rækker bærer en knap til at lægge datoen i kalenderen, som iCalendar-fil (.ics), i Google Calendar eller i Outlook Web; indsamlede du deltagernes e-mail, kan kalenderbegivenheden invitere dem, der sagde ja.

En sammenligning, hvor forfatterens egen række ikke har nogen svagheder, er en reklame. Her er de fire ting, folk oftest beder om og ikke vil finde.

• Ingen automatisk påmindelse. Intet rykker de to personer, der ikke har svaret. At rykke dem er en besked, du sender selv, og det går som regel hurtigere alligevel: et navn i en gruppechat virker bedre end en notifikation, ingen læser.
• Ingen frist, ingen lukning. En afstemning står åben, indtil du beslutter dig. Skriv sluttidspunktet i den besked, du sender linket i, »jeg beslutter søndag aften«, og beslut så søndag aften.
• Ingen tilbagevendende afstemning. Intet gentager sig af sig selv. Et ugentligt ritual betyder, at du opretter en ny afstemning hver uge, hvilket gør det til en dårlig løsning til et fast møde.
• Ingen integrationer, ingen kommentartråd, ingen vedhæftede filer. Der findes ingen app til Slack eller Teams. Linket rejser i den kanal, din gruppe allerede læser, og diskussionen bliver, hvor gruppen er.

Et almindeligt link vinder, når de der svarer, ingen grund har til at investere noget i dit møde: en klub, en familie, en frivilligvagtplan, tredive forældre der aldrig vil oprette en konto for én dato i marts. Det lette værktøj er ikke et kompromis dér, det er hele pointen.

At flytte en gruppe til et andet værktøj koster én besked, så længe den besked ikke beder nogen om at lære noget nyt.

1. 1

   Giv tre til fem muligheder, ikke femten

   Uanset hvilket værktøj du vælger, spreder en lang liste svarene, og ingen række kommer ud på toppen. En kort liste kan besvares på et øjeblik, og det er hele grunden til, at svarene kommer.

2. 2

   Send ét link der, hvor gruppen allerede er

   Gruppechatten, tråden, nyhedsbrevet. Du kan også sende invitationer via e-mail fra afstemningen selv, maks. 20 adresser pr. udsendelse.

3. 3

   Meld din egen frist ud

   Ingen gratis afstemning bør man regne med lukker sig selv, og denne forsøger ikke. Nævn den dag, du beslutter dig, i samme besked som linket.

4. 4

   Beslut én gang, og lad så folk lægge datoen ind

   Meld den valgte dato ud i én besked frem for i tre. Deltagerne lægger den i deres egen kalender fra den markerede række, i det format deres kalender taler.

Vil du have den kortest mulige version af, hvad værktøjet gør, før du binder en gruppe til det, dækker introduktionen til Pollendar de tre afstemningstyper og resultattabellen på cirka to minutters læsning.