En gruppeafstemning uden konto og uden e-mail

Tredive personer, ét link. Nogle af dem er kolleger, nogle er venners venner, og nogle har du aldrig mødt. Halvdelen af dem åbner det på en telefon, stående i en kø, med cirka ti sekunders tålmodighed.

Hvad det link end beder om, er det dig, der beder. Åbner det på en tilmeldingsside, har du lige bedt tredive personer om en adgangskode, de kommer til at genbruge dårligt, og en postkasse de ikke tilbød. De fleste af dem lukker fanen og fortæller dig deres datoer i gruppechatten i stedet, og så er du tilbage ved start: med beskeder at tælle i hånden.

Så det nyttige spørgsmål er ikke, om planlægning kræver en konto. Det er præcis, hvad en afstemning kræver af hver enkelt person, og hvad du giver afkald på, når den ikke kræver noget.

1. 1

   En titel og mindst én dato

   Det er hele kravet. Tre til fem datoer virker bedre end én, men intet stopper dig ved én. Den type du vælger (»Dato«, »Tidsrum« eller »Periode«) ændrer, hvad folk sætter kryds ved, ikke hvad de bliver bedt om at give.

2. 2

   Din e-mail, men kun hvis du vil have det at vide

   Feltet er valgfrit. Det bliver først obligatorisk, hvis du sætter kryds i feltet om at blive holdt opdateret, for det er det, det er til: at sende dig dine Pollendar-links. Den deles aldrig med andre.

3. 3

   Én beslutning om dine deltagere

   Ved oprettelsen er der en mulighed: »Spørg deltagerne om deres e-mail for at tilføje dem til din kalenderbegivenhed.« Lad den være slået fra, og så er et navn alt, nogen skal skrive. Slå den til, og læs de næste to afsnit først.

Ingen konto, ingen adgangskode, ingen betalt plan at afvise. Afstemningen findes i samme øjeblik du opretter den, og hvad du får igen, er et link. Det link er afstemningen: du sætter det ind i en gruppechat, en tråd, en e-mail, eller du sender invitationer via e-mail fra afstemningen selv, maks. 20 adresser ad gangen.

Nogen åbner dit link. De ser dine datoer og, hvis andre allerede har svaret, tabellen fylde op. Tre ting sker, og kun tre.

Det er hele handlen. Ingen tilmelder sig, ingen vælger en adgangskode, ingen installerer noget. En deltager, der kommer ind på en lånt telefon, kan svare og give den tilbage. Vil du have den længere version af, hvordan svarene derefter lægger sig oven på hinanden, dækker introduktionen til resultattabellen det.

At bede om ingenting er den indstilling, der får svar fra tredive personer. Den er dog ikke gratis, og de to ting den koster dig, er værd at kende, før du vælger.

• Du vinder dem, der tøver. Et e-mailfelt foran et løseligt ja-eller-nej-spørgsmål filtrerer præcis de deltagere ud, du var mest usikker på: dem i kanten af gruppen, dem med travlt, dem der er omhyggelige med deres adresse. Med tredive inviterede er det forskellen mellem toogtyve svar og tolv.
• Du mister invitationen. Alle kan stadig lægge den valgte dato i deres egen kalender fra de markerede rækker, som iCalendar-fil, i Google Calendar eller i Outlook Web. Det du ikke kan, er at lade kalenderbegivenheden invitere dem, der sagde ja, for du har ingen adresse at invitere dem på. Du sender én besked med datoen i stedet.
• Du mister evnen til at skelne to personer. Navne skrives i hånden, så i en gruppe på tredive er to Thomas næsten givet, og du kommer ikke til at vide, hvilken kolonne der hører til hvem. Bed om et fornavn og et begyndelsesbogstav i den besked, du sender linket i; det koster ingenting og redder tabellen.

Der findes en mellemvej, og den er som regel den rigtige. Kør afstemningen uden at bede om noget, lad datoerne falde på plads, og indsaml så kun adresser fra dem, du faktisk har brug for i kalenderbegivenheden, og det er, for en middag eller en fodboldkamp, ingen som helst.

Nej, og det bør den ikke være. Tabellen fungerer kun, fordi hver kolonne har et navn på: du har brug for at se, at Clara sagde nej til den 12., og at Sam ikke har besluttet sig om den 19. En tabel med navnløse kolonner fortæller dig et pointtal og ingenting, du kan handle på.

Så behandl navnene som offentlige over for gruppen. De skrives af deltagerne selv, hvilket betyder, at nogen kan svare som »en kollega fra anden sal«, hvis de vil. Men så kan du heller ikke rykke dem for de datoer, de sprang over, og det er den handel, de indgik, ikke den du tilbød.

Alle, der har linket. Der er ingen gæsteliste at vedligeholde, ingen invitation at acceptere, intet login mellem en fremmed og dine datoer, og det er netop derfor, de tredive personer svarer, og netop det, du skal huske. Linket er tilladelsen. En afstemning er ikke en hemmelighed.

I praksis er det den samme disciplin som med et delt dokument: fint i en gruppechat, fint i en e-mail til en klasse eller et team, værd at tænke en ekstra gang over før et offentligt opslag. Lander der nogen i tabellen, som ikke skulle være der, kan du »Fjern en deltager«, og rækkernes point bliver regnet om uden dem.

Den samme logik dækker det at rykke folk. Der er ingen automatisk påmindelse og ingen slutdato at sætte, så puffet er manuelt, og det er det bedre for: meld ud, hvornår du har tænkt dig at beslutte, samtidig med at du sender linket, og læg så linket op én gang mere dagen før. To beskeder, og du ved, hvem der simpelthen ikke er til at få fat på frem for ubeslutsom.

Én ting: at finde dine egne afstemninger igen fra en anden enhed. Du opretter på en bærbar, du åbner listen på din telefon, og de er der. Det er hele funktionen, og den er strengt valgfri: afstemninger oprettet uden den opfører sig identisk, samler svar identisk og viser den samme tabel.

Springer du den over, lever din afstemning på sit link, så gem det et sted, du finder det igen: en fastgjort besked, en note, den tråd du delte det i. At sætte kryds i feltet, der spørger om din e-mail, dækker det samme fra den anden side, for det er netop det, adressen bruges til: at sende dine links tilbage til dig.