Personne ne répond à votre sondage

Vous avez créé le sondage, vous avez collé le lien, et puis rien. Deux votes le premier soir, un troisième le lendemain matin, et le silence. La conversation de groupe est passée à autre chose, et vous vous demandez s’il faut renvoyer le lien, choisir une date vous-même, ou tout laisser tomber.

Le silence dans un sondage de groupe ne signifie presque jamais un refus. Il signifie que la question n’a pas atteint les gens, ou qu’elle les a atteints à un moment où y répondre coûtait plus de dix secondes. Les cinq raisons ci-dessous couvrent la quasi-totalité des sondages muets, et chacune a une solution qui tient en un message.

Il est utile de savoir à quoi ressemble la normale. Sur un sondage envoyé à un groupe déjà au courant de l’évènement, à peu près la moitié des votes tombe dans les premières heures et le reste arrive au compte-gouttes sur deux ou trois jours. Les deux ou trois dernières personnes ont presque toujours besoin d’un second message. Un sondage vieux de vingt-quatre heures avec un tiers des réponses n’est donc pas un sondage raté : c’est un sondage qui attend sa relance.

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   Le lien n’est jamais vraiment arrivé

   Publié dans un fil qui a continué à défiler, enterré sous quatre autres messages, ou envoyé une seule fois à 23h00. La moitié des gens que vous attendez ne l’a tout simplement jamais vu. Renvoyez-le comme un message à part, sans rien d’autre dedans.

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   Personne ne sait quand ça se termine

   Un sondage sans date de fin n’est jamais urgent aujourd’hui. Rien ne le clôture pour vous : l’échéance doit donc vivre dans votre message. « Je réserve dimanche soir avec ce que j’ai. » Cette seule phrase déclenche la plupart des votes.

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   Il y a trop de dates

   Douze options transforment une tâche de dix secondes en devoir, et les gens la remettent. Trois à cinq dates se répondent sur-le-champ, et vous pourrez toujours en ajouter une plus tard si aucune ne convient.

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   Le sondage demande quelque chose qu’on préférerait ne pas donner

   Si vous avez coché l’option qui collecte l’email des participant·e·s sans en avoir réellement besoin, vous avez ajouté une raison de refermer l’onglet. Sans elle, un prénom suffit à tout le monde.

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   Le groupe ne peut vraiment pas

   Parfois les dates ne conviennent à personne et personne ne veut être celui qui le dit. Ce n’est pas du silence, c’est une réponse : proposez deux dates dans une autre semaine et regardez les mêmes personnes voter en quelques minutes.

Relancer un sondage marche quand le message fait le travail à la place du lecteur. Un « alors ? » tout seul lui demande de remonter chercher le lien. Quatre éléments, un message, aucune excuse :

• Le lien à nouveau, en entier. Pas « voir plus haut ». Le même lien que la première fois : les votes déjà donnés y sont toujours, et personne n’a à recommencer.
• À quoi ça sert, en une ligne. « Dîner pour l’anniversaire d’Inès, quatre samedis en mars. » Les gens répondent à une question qu’ils comprennent, pas à une adresse web.
• Le jour et l’heure où vous trancherez. « Jeudi soir. » Choisissez un jour assez proche pour être réel et assez loin pour que la réponse soit possible.
• Qui manque encore, nommément. Pas pour faire honte à quiconque, mais parce qu’une liste de prénoms rend la demande personnelle : « j’attends encore Tom, Ana et Sam. »

L’endroit où vous l’envoyez compte autant que ce qu’il dit. Un lien mort dans une conversation de groupe y mourra en général une deuxième fois ; un message direct, ou une invitation par email envoyée depuis le sondage lui-même, atterrit là où une personne lit vraiment. Pollendar envoie 20 adresses maximum par envoi, bonne raison de limiter la liste aux personnes dont la réponse change la date.

Un tableau de résultats à moitié rempli est plus instructif qu’il n’y paraît. Voici ce que six invitations et trois votes montrent réellement :

Le surlignage ambre n’est pas un message d’échec. Il marque la ligne de tête quand personne n’a encore atteint de date unanime : celle qui réunit le plus de oui, et le moins de non à égalité. Lisez-le comme « c’est la meilleure option du tableau, il manque encore quelqu’un ». Le vert n’apparaît que lorsque tous les votants sans exception ont dit oui à la même ligne.

Les ronds vides comptent aussi. Ce sont les personnes qui n’ont pas voté, et elles ne comptent ni comme un oui ni comme un non. Une date que personne n’a cochée n’est jamais surlignée : c’est le tableau qui refuse de recommander quoi que ce soit sur des preuves minces. Si le dimanche reste rouge pour les trois personnes qui ont répondu, vous pouvez déjà le rayer et arrêter de l’attendre.

Celle-ci surprend presque tout le monde. Vous votez vous-même, vous rechargez le sondage, et aucune ligne n’est colorée. Rien n’est cassé : avec un seul votant, le tableau ne surligne délibérément rien. Une personne qui dit oui à cinq dates n’est pas un accord, c’est une préférence, et la colorer serait prétendre avoir une réponse.

La même garde s’applique à l’autre bout. Si le surlignage finissait par couvrir toutes les lignes du tableau, il est abandonné : un tableau coloré de haut en bas ne vous dit rien sur où regarder. Les deux règles existent pour que la couleur garde du sens quand elle apparaît. Attendez le deuxième et le troisième vote, et le tableau commence à désigner.

Une autre chose à vérifier avant d’accuser le sondage : que les personnes que vous attendez figurent bien dans le tableau. Chaque participant·e saisit un prénom en votant, et un prénom que vous ne reconnaissez pas est souvent celui de quelqu’un qui a répondu pour deux. Si une personne a voté deux fois, ou si une collègue n’a plus sa place dans le groupe, vous pouvez « Retirer un·e votant·e » et le surlignage se recalcule sur les votants restants.

À un moment, la relance devient le coût le plus élevé. Le bon geste dépend du nombre de réponses qui manquent, et de qui sont les personnes concernées.

La troisième carte est la fin honnête de la plupart des sondages muets. Attendre une douzième réponse vous coûte la salle, la table que vous voulez réserver et une semaine de vos propres soirées. Deux ou trois jours après la relance, la ligne ambre est aussi bonne que l’information le deviendra, et la choisir vaut mieux que de laisser un sondage ouvert quinze jours. Annoncez la date, ajoutez-la à votre agenda depuis la ligne surlignée (fichier iCalendar, Google Agenda ou Outlook Web), et celles et ceux qui n’ont jamais voté vous diront assez vite si elle ne leur convient pas.

Un sondage muet a généralement une cause en amont du lien. Voici celles qui valent d’être corrigées avant d’en créer un autre, et ce sont les mêmes habitudes que décrit la méthode en quatre temps pour fixer une date.

• Demander trop à l’avance. Peu de gens connaissent leur agenda au-delà de deux mois. Un oui pour le printemps prochain ne vaut pas grand-chose, et la plupart préféreront ne pas répondre du tout plutôt que de deviner.
• Se tromper de type de sondage. Une réunion votée en jours entiers récolte des réponses qui ne règlent rien. Le type « Créneau » porte sur des horaires précis, et le type « Séjour » sur plusieurs jours consécutifs.
• Poser à trente personnes une question faite pour six. Trouvez la date avec la poignée de gens qui la décident réellement, puis annoncez-la à tous les autres. Chercher une date à plusieurs passe mal à l’échelle, et c’est voulu.
• S’inquiéter de fuseaux horaires déjà gérés. Chacun voit les dates et les heures dans son propre fuseau, converties pour lui et affichées à côté du tableau. Personne n’a de calcul à faire : ce n’est donc jamais la raison d’une absence de vote.

Et une limite honnête sur tout cela : un oui dans un sondage de disponibilité n’est pas une confirmation. Il vous dit qui peut venir, pas qui viendra. Le sondage existe pour que vous arrêtiez de choisir à l’aveugle ; c’est l’invitation envoyée ensuite qui engage réellement les gens.