Alternatives à Doodle : ce que vaut vraiment un sondage de dates gratuit

En général, rien ne va vraiment mal avec l’outil que vous utilisiez. Quelque chose a simplement cessé de convenir : une page de connexion devant un sondage que vous vouliez envoyer en deux minutes, une limite atteinte au quatrième sondage du mois, ou un champ qui réclame l’adresse email de trente personnes avant qu’elles ne puissent cocher une case.

Cette courte liste de reproches est aussi la seule base solide pour une comparaison. Les listes de fonctionnalités et les tarifs changent chaque année, et toute page qui les cite est périmée en quelques mois. Ce qu’un outil exige de vous avant de fonctionner, et ce qu’il vous empêche de faire ensuite, bouge beaucoup plus lentement. C’est donc ce que cette page compare : quatre outils réellement utilisés pour trouver une date à plusieurs, jugés sur leur coût d’entrée plutôt que sur la longueur de leur brochure.

Avant de lire une comparaison, celle-ci comprise, décidez ce que vous achetez vraiment avec votre attention. Trois questions couvrent presque tous les cas.

La quatrième question ne concerne qu’une partie des lecteurs, et elle leur importe énormément : où finissent les réponses, et ce que le service fait des adresses de celles et ceux qui ont répondu.

Quatre outils, décrits platement d’abord, puis par leur compromis. Aucun n’est mauvais ; chacun protège quelque chose de différent.

• Doodle est ce que la plupart des gens appellent « un sondage de dates » : l’organisateur liste les options, les participants cochent une grille, et les réponses se rassemblent au même endroit. Des offres payantes cohabitent avec son offre gratuite, et la frontière entre les deux a bougé plus d’une fois au fil des années. C’est donc la chose à vérifier plutôt qu’à lire : est-ce que créer et répondre fonctionnent encore comme dans votre souvenir, et est-ce que la version gratuite couvre encore le nombre de participants dont vous avez besoin.
• When2meet prend le parti inverse. Au lieu d’une courte liste d’options, les participants peignent leurs disponibilités sur une grille continue de jours et d’heures, et vous lisez le recouvrement comme une carte de chaleur. Rien à installer, aucune inscription. Le compromis tient dans cette grille même : c’est le meilleur instrument quand la question est « n’importe quand la semaine prochaine », et c’est plus de travail que nécessaire quand la question porte sur quatre samedis précis, parce qu’il en sort une image à interpréter plutôt qu’une ligne sur laquelle agir.
• Un formulaire Google n’est pas du tout un outil de planification, et c’est précisément pour cela qu’on s’en sert : une seule question à cases à cocher qui liste les dates, dans un service auquel on confie déjà le reste de ses documents. L’organisateur a besoin d’un compte Google ; que les répondants en aient besoin dépend de la façon dont le formulaire est partagé, à vérifier donc avant de l’envoyer hors de votre organisation. Ce qui vous revient est un tableur de réponses, c’est-à-dire que le comptage, le classement et les égalités sont à votre charge. Acceptable à huit, fastidieux à trente.
• Pollendar est l’outil derrière ce blog : lisez donc la description en la vérifiant plutôt qu’en faisant confiance à l’enthousiasme. C’est un sondage de disponibilité gratuit : aucun compte pour en créer un, aucun compte pour y répondre, et l’email de l’organisateur est facultatif : demandé seulement si vous cochez la case « Recevoir un email lorsque quelqu’un a voté », utilisé seulement pour vous renvoyer vos propres liens, et jamais partagé avec des tiers. Un·e participant·e donne un prénom, et un email uniquement si vous l’avez demandé à la création. Trois types couvrent les cas usuels : « Date » pour des jours entiers, « Créneau » pour des horaires précis, « Séjour » pour plusieurs jours consécutifs. Il n’existe aucune offre payante, ce qui répond entièrement à la question de ce que la version gratuite limite. Ce qu’il demande à un organisateur et à trente participants est détaillé sur sa propre page.

C’est là que les outils diffèrent le plus, et c’est la comparaison la plus facile à mener vous-même : envoyez les mêmes quatre dates dans deux d’entre eux et regardez ce que chacun vous rend. Un sondage Pollendar rend un tableau, avec les dates conservées dans l’ordre du calendrier pour que vous ne perdiez jamais vos repères.

Chaque participant·e répond « Je suis disponible », « Je suis peut-être disponible » ou « Je ne suis pas disponible », ce que le tableau affiche en coche verte, point d’interrogation ambre et croix rouge. Le vert marque une ligne que tous les votants sans exception ont acceptée. L’ambre marque la meilleure ligne suivante, ou la ligne de tête quand personne n’obtient de date unanime : une façon de dire « c’est le mieux que vous ayez pour l’instant ». Les lignes se classent au plus grand nombre de oui, puis au plus petit nombre de non. Une ligne que personne n’a acceptée n’est jamais surlignée, et avec un seul votant rien ne l’est du tout.

Deux détails comptent quand le groupe est dispersé. Les dates et les heures sont converties dans le fuseau horaire de chaque lecteur (celui du navigateur par défaut, ou un autre choisi dans les réglages, le fuseau en usage étant affiché à côté du tableau), donc personne ne fait de calcul sur un téléphone à minuit. Et les lignes surlignées portent un bouton « Ajouter à votre calendrier », au format iCalendar (.ics), Google Agenda ou Outlook Web ; si vous avez collecté les emails des participant·e·s, l’évènement d’agenda peut inviter celles et ceux qui ont dit oui.

Une comparaison où la ligne de l’auteur n’a aucune faiblesse est une publicité. Voici les quatre choses qu’on demande le plus souvent et qu’on ne trouvera pas.

• Aucun rappel automatique. Rien ne relance les deux personnes qui n’ont pas répondu. La relance est un message que vous envoyez vous-même, ce qui est de toute façon plus rapide : un prénom dans une conversation de groupe marche mieux qu’une notification que personne ne lit.
• Pas de date limite, pas de clôture. Un sondage reste ouvert jusqu’à ce que vous décidiez. Mettez l’échéance dans le message qui accompagne le lien, « je tranche dimanche soir », puis tranchez dimanche soir.
• Pas de sondage récurrent. Rien ne se répète tout seul. Un rituel hebdomadaire suppose de créer un nouveau sondage chaque semaine, ce qui en fait un mauvais choix pour une réunion permanente.
• Aucune intégration, aucun fil de commentaires, aucune pièce jointe. Il n’y a pas d’application Slack ni Teams. Le lien circule dans le canal que votre groupe lit déjà, et la discussion reste là où le groupe se trouve.

Un simple lien gagne quand les personnes qui répondent n’ont aucune raison d’investir quoi que ce soit dans votre réunion : un club, une famille, un planning de bénévoles, trente parents qui ne créeront jamais de compte pour une date en mars. L’outil léger n’est pas un compromis dans ce cas, c’est tout l’intérêt.

Déplacer un groupe vers un autre outil coûte un message, à condition que ce message ne demande à personne d’apprendre quoi que ce soit.

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   Proposer trois à cinq options, pas quinze

   Quel que soit l’outil, une longue liste étale les réponses et aucune ligne ne ressort. Une liste courte se répond d’un coup d’œil, et c’est toute la raison pour laquelle les réponses arrivent.

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   Envoyer un seul lien là où le groupe se trouve déjà

   La conversation de groupe, le fil, la lettre d’information. Vous pouvez aussi passer par « Inviter par email » depuis le sondage lui-même, 20 adresses maximum par envoi.

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   Annoncer votre propre échéance

   Aucun sondage gratuit ne devrait être chargé de se clôturer lui-même, et celui-ci n’essaie pas. Nommez le jour où vous trancherez, dans le même message que le lien.

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   Trancher une fois, puis laisser chacun ajouter la date

   Annoncez la date retenue en un message plutôt qu’en trois. Les participant·e·s l’ajoutent à leur propre agenda depuis la ligne surlignée, dans le format que leur agenda parle.

Si vous voulez la version la plus courte de ce que fait l’outil avant d’y engager un groupe, la présentation de Pollendar couvre les trois types de sondage et le tableau de résultats en deux minutes de lecture.