Encontrar un hueco semanal para su grupo de rol

Las campañas casi nunca terminan en un TPK. Terminan después de tres semanas canceladas seguidas: el chat del grupo se queda en silencio, el máster deja de preparar, y el siguiente mensaje que escribe alguien es para preguntar si la gente todavía quiere jugar.

La sesión cero resuelve el tono, las herramientas de seguridad y la regla de la casa para los críticos. No resuelve la planificación, porque la planificación no es una decisión que se tome una sola vez. Y lo difícil no es encontrar una tarde libre: cinco personas cualesquiera encuentran una tarde libre. Lo difícil es encontrar la misma tarde, una y otra vez, en un grupo en el que una sola ausencia cancela la noche.

Eso cambia la pregunta que debería estar haciendo. No «¿cuándo tienen disponibilidad?», que produce cinco respuestas distintas y ningún solapamiento, sino «¿cuál de estas tardes pueden mantener?», sobre un bloque de semanas y con todas las respuestas cayendo en un mismo sitio.

Decídalo antes de enviar nada, porque cambia lo que significa la tabla de resultados. Si una partida necesita a los cinco jugadores, está buscando una fila en la que todo el mundo haya dicho que sí. Si usted más tres ya son una partida, está buscando una fila con tres síes, y puede dejar de esperar la quinta respuesta.

Elija lo que elija, póngalo en el título de la encuesta: «D&D, tardes de jueves, jugamos a partir de cuatro» responde a la pregunta antes de que nadie vote.

Una partida en día de semana no empieza «el jueves». Empieza a las 19:30 y acaba cuando la primera persona trabaja por la mañana. Una encuesta hecha de días enteros esconde los dos extremos, y se enterará la propia noche de que un jugador solo puede aparecer después de las nueve.

Así que use el tipo «Horario», que pregunta por horas precisas en lugar de días: jueves de 19:30 a 23:00, martes de 20:00 a 23:30. Dos horarios el mismo día están bien cuando el grupo se divide entre empezar temprano y empezar tarde; la tabla se lee igual en cualquiera de los dos casos.

Una hora de fin no es una pedantería. Es lo que le dice al máster cuánto material preparar, y si la mazmorra de esta noche está pensada para acabar en el jefe final o en su puerta de entrada.

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   Proponga de cuatro a seis tardes, no una

   Una sola fecha le dice si este jueves funciona. Un bloque de cuatro a seis le dice si los jueves funcionan en general, que es lo que de verdad necesita saber.

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   No se salga de los dos meses

   Casi nadie conoce su agenda más allá de eso. Un sí dado para dentro de doce semanas es una suposición, y es justamente el que se cancela.

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   Diga cuándo va a leer las respuestas

   «Elijo las tardes el domingo por la noche.» En Pollendar no hay fecha de cierre, así que el plazo es el que usted anuncia; sin él, los dos últimos jugadores no contestan nunca.

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   Vuelva a preguntar cuando se agote el bloque

   Una encuesta por bloque vale más que una encuesta con treinta tardes dentro: la misma lógica que en cualquier reunión recurrente, donde la lista larga es lo que impide que la gente conteste.

También puede añadir fechas a una encuesta que ya existe en lugar de crear una nueva. El enlace sigue siendo válido, la votación se reabre sobre las filas nuevas y nadie tiene que rescatar el mensaje viejo del canal. Esa es la forma barata de alargar un bloque quince días cuando las primeras cuatro tardes no dieron nada aprovechable.

Cada jugador responde una de tres cosas: Estoy disponible, Quizás esté disponible, No estoy disponible. La del medio es la respuesta más útil de la lista y de la que más se abusa, porque la tabla no puede distinguir entre estas tres:

• «Seguramente sí, pero no puedo prometerlo.» El quizás honesto. Quiere decir: prepara la tarde, y allí estaré salvo que algo se rompa.
• «Podría, pero preferiría que no.» Un no educado. Le cuesta al grupo dos días de espera y después una cancelación el mismo día.
• «No he mirado mi agenda.» No es una respuesta en absoluto. Pídale a esa persona que la mire, y el ámbar se convertirá en algo que se puede contar.

Acuerden en voz alta, una vez, cuál de esos tres significa el quizás en su grupo. Es la mejora más barata que puede hacerle a una noche de juego que se derrumba una y otra vez.

Las tardes se mantienen en orden de calendario, nunca ordenadas por puntuación, así no se pierden las referencias. Lo que señala es el resaltado. El verde marca una tarde a la que han dicho que sí todos los votantes. El ámbar marca la mejor después de esa, o la que va en cabeza cuando nadie ha logrado la unanimidad, lo que, con cinco personas en tardes de entre semana, es casi todas las semanas. Las filas se ordenan por el mayor número de síes y después por el menor número de noes, y una tarde a la que nadie ha dicho que sí no se resalta nunca.

Esa fila ámbar no es un premio de consolación. Con la regla que fijó antes de preguntar (el máster más tres), es la partida que de verdad va a jugar, y puede anunciarla en el momento en lugar de esperar dos días más una quinta respuesta que quizá no llegue nunca.

Una vez anunciada, «Añadir a su calendario» aparece en la fila resaltada y ofrece iCalendar (.ics), Google Calendar u Outlook Web. Si pidió el email de los participantes al crear la encuesta, el evento de calendario puede invitar a los jugadores que dijeron que sí, y una entrada en la agenda de cada cual hace más por la asistencia que un mensaje que ayer se fue hacia arriba.

En todo grupo hay uno. Quiere jugar, abre el enlace y no marca nada, así que todas las filas se quedan a una respuesta y cinco personas esperan a una. Funcionan tres cosas, en este orden.

• Pregunte una vez, por su nombre. Un mensaje directo vale más que un recordatorio soltado en un canal de quince personas. Pollendar no envía ninguna persecución automática, y mejor así: el toque que funciona es el que lleva un nombre.
• Envíe la invitación desde la encuesta. Puede enviar el enlace por email directamente a los participantes, veinte direcciones por envío. Un enlace en un buzón sobrevive más que un enlace en un hilo de chat, donde desaparece en una tarde.
• Decida sin esa persona, y dígalo. «Jueves 12, confirmados cuatro, eres bienvenido.» Si no puede, eso también es información, y llega antes de la tarde, no durante.

Si alguien de verdad ha dejado la campaña, elimínelo de la tabla en lugar de leer sorteándolo. Una columna de círculos vacíos hace que todas y cada una de las filas parezcan peores de lo que son, y le quitará las ganas de tardes que estaban perfectamente bien.